Типи робочого процесу Automator: розуміння відмінностей

Ласкаво просимо до чергового видання нашої поточної серії автоматизації. Протягом останніх кількох тижнів я писав про програму Shortcuts на iPhone та програму Automator на Mac. Сьогодні я збираюся розширити цю серію, розібравши різні типи робочих процесів Automator.

Як не дивно, це перша публікація, яку я написав, де дослідження не допомогло. Я не можу знайти нічого на цю тему, навіть від Apple. Тим більше причин написати це, однак, щоб у вас була інформація під рукою!

Розуміння різних типів документів, доступних вам у Automator, надзвичайно важливо. Зрештою, перше, що Automator має зробити під час створення робочого процесу, це вибрати тип робочого процесу, який ви хочете створити. Якщо ви не розумієте відмінностей між ними, вам буде важко створити робочі процеси, які будуть виконуватися так, як ви очікуєте!

Це буде досить простий пост. Я розпочну з пояснення того, що я маю на увазі під «типами робочих процесів автоматизатора», а потім я просто розгляну кожен із доступних варіантів. Я поясню, що таке кожен тип і коли його варто використовувати.

Ви можете вважати цей пост більше схожим на шпаргалку, ніж типову статтю. Просто додайте цю публікацію в закладки та поверніться до неї, якщо вам потрібно.

Добре, почнемо!

Які існують різні типи робочого процесу Automator?

Якщо ви новачок у Automator, ви, можливо, не знаєте, що існують різні типи робочих процесів або навіть те, на що я посилаюся. Щоразу, коли ви вперше відкриваєте Automator, щоб створити новий робочий процес (не редагувати наявний), вам буде представлено такий екран:

Як ви можете бачити на зображенні вище, на вибір є вісім варіантів:

• Робочий процес
• Застосування
• Швидка дія
• Плагін друку
• Дія папки
• Календарний будильник
• Плагін для захоплення зображень
• Команди диктантів

Кожен з них створює різну підпрограму Automator. Ви, мабуть, найбільше знайомі з типом програми. Однак у кожного з них є роль, яка, швидше за все, стане в нагоді в якийсь момент.

Розуміння для чого призначене кожен з них, важливо не тільки для вибору між ними, але й може розширити те, на що, на вашу думку, здатний Automator. Наприклад, ви, можливо, не знали, що можна зіставити підпрограми Automator з голосовими командами. Як це працює, я розповім пізніше в цій статті!

Наразі давайте перейдемо до першого з типів робочих процесів Automator – робочих процесів!

Типи робочих процесів автоматизатора: робочі процеси

Першим з типів робочого процесу Automator є, доречно, робочий процес.

Робочі процеси — це найпростіший тип файлу, який можна створити в Automator. Все, що вони роблять, – це проводять набір дій. Ви можете запустити робочий процес лише з Automator. Отже, це самостійний набір дій.

Ви можете вважати це файлом Photoshop. Ви можете експортувати файл Photoshop у купу різних типів зображень, і ви можете використовувати ці типи зображень різними способами. Ви також можете зберегти своє зображення як файл Photoshop, але якщо ви це зробите, ви зможете використовувати цей файл лише у Photoshop.

Іншими словами, робочі процеси є найбільш обмеженими типами робочих процесів. Але це не означає, що вони марні.

Далеко від цього, насправді! Робочі процеси можна використовувати для організації та створення підмножин дій. Наприклад, якщо ви створите розумну послідовність кроків, ви можете зберегти їх як робочий процес, а потім використовувати їх в інших програмах Automator.

Частково корисними робочі процеси є те, що вони є єдиним типом робочого процесу, який можна помістити в середину іншої процедури Automator як дію. Ви можете зберегти робочий процес, потім створити нову процедуру, а потім перетягнути вихідний файл робочого процесу в середину нової процедури.

Коли використовувати робочі процеси в Automator

Хоча робочі процеси є основним і гнучким типом робочого процесу, ви можете використовувати їх лише в рідкісних випадках.

Це тому, що робочі процеси стають значно менш корисними завдяки потужності, яку дають інші типи робочих процесів Automator. Хоча інші типи можна запускати в певних ситуаціях з контекстного меню або навіть за допомогою голосу, робочі процеси обмежені додатком Automator.

Незважаючи на те, що програма Automator чудова (тому я пишу про неї), мета полягає в тому, щоб витрачати якомога менше часу на використання програми Automator, щоб вона могла виконувати всю роботу за вас. Тільки з цієї причини ви, ймовірно, уникаєте створення робочих процесів більшу частину свого часу в Automator.

На мою думку, робочі процеси можна використовувати два рази.

По-перше, ви хочете додати спеціальну дію до Automator. Наприклад, скажімо, у вас є ідеї щодо кількох процедур Automator, яким потрібно буде отримати копію кожного номера телефону у вашому списку контактів. Для цього може знадобитися невеликий сценарій, а також деякі дії.

Замість того, щоб створювати цей набір дій знову і знову, ви можете просто створити один робочий процес і перетягнути його у свої майбутні робочі процеси. Це може заощадити багато часу, а також зробити Automator більш потужним додатком.

Другий сценарій, у якому я бачу, що Workflows корисний, — це коли ви хочете створити підпрограми, які допоможуть вам під час використання програми Automator. Наприклад, якщо ви хочете отримати імена файлів під час використання Automator, запуск робочого процесу з програми Automator буде менш дратівливим.

Типи робочого процесу Automator: додатки

Наступним у списку типів робочих процесів Automator є Програми. Хоча, наскільки мені відомо, немає жодних доказів цього, я б припустив, що це найпопулярніший тип робочого процесу. Подумайте про додатки як про хліб і масло в Automator.

Програми надають вам піктограму програми, яку можна двічі клацнути, щоб запустити її. Ви можете розмістити ці піктограми в Finder, на робочому столі або навіть у Dock.

Ви навіть можете перетягувати файли/папки на ці піктограми, щоб використовувати їх як вхідні дані для цього робочого процесу.

Наприклад, програма на знімку екрана вище приймає файли як вхідні дані. Потім він прикріплює ці файли до електронного листа та надсилає їх клієнту на мій вибір.

Коли використовувати Програми

Я думаю, що ви повинні постійно використовувати програми в Automator. Якщо ви не знаєте, який тип вибрати, виберіть «Програми» зі списку типів робочого процесу Automator.

Вони універсальні, прості й їх легко відстежувати. Якщо ви вирішите, що більше не хочете їх, ви можете перетягнути їх у кошик. Якщо ви хочете відредагувати їх, ви можете відкрити їх у Automator.

Ви можете розмістити робочі процеси програми поруч із відповідним вмістом. Наприклад, моя програма рахунків-фактур знаходиться в папці, де я зберігаю свої рахунки. Легко!

Ви також можете копіювати та вставляти робочі процеси програми куди завгодно. Тож, якби я хотів, я міг би використовувати різні папки рахунків-фактур для кожного зі своїх клієнтів і просто скопіювати/вставити цей значок програми в кожну з цих папок.

Єдиним недоліком додатків є те, що вони не такі специфічні, як інші типи робочих процесів. Ви не можете отримати до них доступ з меню правою кнопкою миші, вони не можуть працювати самостійно, вони не можуть синхронізуватися з вашим календарем тощо. Тому я б уникав їх, коли є інший тип, який краще відповідатиме вашим потребам.

В іншому випадку вони є чудовим стандартом!

Типи робочого процесу автоматизатора: швидкі дії

Третій тип робочого процесу, який ми збираємося розглянути, — це швидкі дії. Швидкі дії були моїми улюбленими з типів робочих процесів Automator, і вони все ще знаходяться на високому рівні. Ймовірно, я створив більше швидких дій, ніж будь-який інший тип робочого процесу.

Швидкі дії — це робочі процеси, які можна запускати з меню, яке клацнути правою кнопкою миші. Вони з’являються щоразу, коли ви клацнете правою кнопкою миші файл, папку, зображення або виділений текст.

Як правило, вони будуть використовувати те, що ви клацнули правою кнопкою миші, як вхідні дані для робочого процесу. Отже, якщо ви клацнете правою кнопкою миші на зображенні, це зображення буде передано до швидкої дії. Ви можете створювати швидкі дії, які не роблять цього, хоча ця функція є частиною того, що робить швидкі дії настільки потужними.

Хоча швидкі дії можуть бути дещо обмеженішими, ніж деякі інші типи, вони неймовірно зручні. Замість того, щоб автоматизувати процеси на вашому Mac, я думаю про швидкі дії як про спосіб додати нові функції до вашого Mac.

Хочете клацнути правою кнопкою миші зображення та зменшити його на 50%? Тепер ти можеш!

Хочете конвертувати файли між типами, не відкриваючи жодних програм? Просто використовуйте швидку дію!

Хочете перемикатися між шпалерами, не копаючись у налаштуваннях? Просто клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці!

Коли використовувати швидкі дії

Як я тільки що коротко дослідив, ви захочете використовувати швидкі дії в контекстних ситуаціях. Під цим я маю на увазі, що ці типи робочих процесів Automator найкраще працюють у ситуативному застосуванні.

Це рутини, які ви не будете використовувати весь час. Але коли ви хочете їх використовувати, ви хочете, щоб вони були легкодоступними.

Це тому, що швидкі дії доступні через меню правою кнопкою миші. І, як і все інше в меню правою кнопкою миші, їх слід реалізувати з урахуванням контексту. Зрештою, вторинна назва меню правою кнопкою миші — це «контекстне меню».

Швидкі дії можна розглядати як «щось робити» з файлами та папками на комп’ютері. Хочете змінити цей тип файлу? Або змінити цей документ? Або реорганізувати цю папку? Тоді ви, ймовірно, захочете зробити це, клацнувши правою кнопкою миші, а не шукайте піктограму для подвійного клацання.

Ви можете подумати, що зіставлення всіх ваших робочих процесів у швидкі дії – це шлях. Я розумію, чому твій мозок може піти туди. Однак це може призвести до захаращеного та заплутаного меню правою кнопкою миші.

Крім того, швидкі дії складніше редагувати та видаляти, ніж програми чи робочі процеси. Це тому, що у вас не буде файлу чи значка, які ви можете легко знайти та налаштувати. Файли для швидких дій поховані в прихованих папках на вашому Mac. Ви не повинні редагувати та налаштовувати їх після їх створення.

З усіх цих причин Швидкі дії найкраще підходять саме для цього: Швидкі дії! Короткі одно- або двоетапні процедури, до яких ви хочете легко отримати доступ. І це все!

Типи робочого процесу Automator: плагіни друку

Наступний пункт у нашому списку типів робочих процесів Automator — це той, який я, зізнаюся, раніше не використовував. Я не друкую речі дуже часто і навіть не маю принтера. Вони надто клопоту! Тож наведена нижче інформація буде досвідом із секонд-хендів.

Плагіни друку — це робочі процеси, які запускаються з діалогового вікна друку. Це поле, яке з’являється щоразу, коли ви намагаєтеся роздрукувати документ. Він має такі параметри, як вибір кількості копій для друку та вибір між чорно-білим або кольоровим.

Якщо це звучить трохи марно, то це тому, що це так. На мою думку, все одно. Якщо ви не працюєте в офісі, де друкуєте речі цілий день, це здається дивним вибором для Automator.

Тим не менш, ви матимете доступ до всього спектру дій Automator. Ви можете робити речі, які абсолютно не пов’язані з друком, якщо хочете. І ви також не отримуєте доступу до спеціальних опцій, специфічних для друку.

Єдина унікальна функція, яку мають плагіни для друку, полягає в тому, що вони передають документи в діалоговому вікні друку до Automator як вхідні файли PDF.

Отже, якщо ви хочете зробити щось на кшталт збереження всіх ваших друкованих документів у певній папці на вашому Mac, конвертуйте їх у зображення або додайте додаткову сторінку в кінець документа перед його друком, це для ти.

Коли використовувати плагіни друку

На мою думку, плагіни друку є найбільш обмеженими з типів робочих процесів Automator. Якщо ви не друкуєте речі дуже часто, вам, ймовірно, ніколи не знадобиться або не захочеться створювати робочий процес з цим типом. Тож якщо вам важко думати, чому б ви хотіли використовувати цей тип, то вам, ймовірно, не потрібно його використовувати.

З іншого боку, якщо ви вже отримуєте кілька ідей щодо цього типу робочого процесу, то, ймовірно, ви цільовий користувач.

Зокрема, я думаю, що цільовим користувачем для цього типу робочого процесу є той, хто часто друкує документи. І якщо ви така людина, то, ймовірно, у вас є кілька повторюваних завдань друку, які ви можете автоматизувати. Зрештою, друк — це вже досить виснажливий і майже автономний процес.

Тут більше нема чого сказати! Використовуйте плагіни для друку, коли ви хочете створити робочі процеси, пов’язані з друком. В іншому випадку виберіть щось інше.

Типи робочого процесу Automator: Дії з папками

Contrasting Print Plugins — один із типів робочих процесів Automator, які я використовую найчастіше. Дії з папками дуже корисні для будь-яких речей, хоча мені знадобився деякий час, щоб розглянути їх.

Цей тип робочого процесу дійсно автоматизований. Він працює у фоновому режимі, тому ви ніколи не запускаєте його вручну.

Замість цього ви прикріплюєте дії папки до папки за вашим вибором. Щоразу, коли до цієї папки додаються нові папки або файли, будуть виконуватися прикріплені дії з папками.

Це не тільки спричинить запуск дій з папками, але вони також використовуватимуть додані файли/папки як вхідні дані.

Наприклад, у мене є дія папки, яка автоматично зменшує будь-які зображення на моєму робочому столі, розмір яких перевищує 5 МБ. Тому щоразу, коли я додаю на свій робочий стіл зображення, розмір яких перевищує цей розмір, вони автоматично зменшуються. Мені не потрібно нічого робити, щоб це сталося.

Коли використовувати дії з папками

Є дві ситуації, коли дії з папками є найкращим вибором із типів робочого процесу Automator.

Перший більш очевидний. Якщо ви хочете автоматизувати певні дії в папці, то вам потрібно використовувати дії з папкою! Це включає такі речі, як:

• Автоматичне перейменування файлів у певній папці
• Створення нової папки в іншій папці щомісяця
• Зміна всіх файлів у папці, які відповідають певним критеріям
• Видалення файлів у папці через два місяці
• тощо

Другий сценарій трохи непрямий. Це для тих випадків, коли ви хочете створити повністю автоматизований рутину.

Дії з папками унікальні тим, що вони є одними з єдиних справді автономних робочих процесів Automator. Їм не потрібен ви, щоб змусити їх бігти. Вам не потрібно нічого згадувати чи робити. Вони просто працюють.

Це дозволяє вам створювати досить складні робочі процеси Automator, які запускаються у фоновому режимі вашої машини. Це займе певну креативність, але є унікальні можливості для цього типу робочого процесу.

Типи робочого процесу автоматизатора: календарні будильники

Це підводить нас до календарних будильників. Будильники календаря — це робочі процеси, які додаються до вашого календаря Apple.

Мені знадобився деякий час, щоб зрозуміти, як саме вони працюють. Я не був упевнений, чи вони приєднані до ваших подій календаря, чи були вони діями, які ви могли б виконати для подій календаря, чи вони виконувались у час, який ви вибрали.

Відповідь зрештою став останнім варіантом! Щоразу, коли ви створюєте будильник календаря, він додається до вашого календаря під час створення. Щоб переглянути його, вам потрібно відкрити програму Календар на Mac.

Після того, як ви вирішите, що буде робити цей будильник календаря, ви можете вирішити, коли він це робитиме. Ви можете зробити це, маніпулюючи нею так само, як і будь-яку іншу подію календаря. Перетягніть його, змініть дату й час, виберіть, як довго він триватиме, встановіть, як часто ви хочете, щоб він повторювався (якщо ви хочете, щоб він повторювався) тощо.

Коли використовувати будильники календаря

Будильники календаря чудово підходять, коли ви хочете створити підпрограми, які будуть виконуватися щодня, тижня, місяця чи року.

Повертаючись до мого прикладу рахунка-фактури, я міг би створити будильник календаря, який надсилатиме мої рахунки-фактури щотижня. Я міг би створити ще один будильник календаря, який також виставлятиме новий рахунок-фактуру для мене на початку кожного тижня, якби я знав, як написати для нього сценарій.

Ви також можете використовувати будильники календаря, щоб закривати та відкривати певні програми в певний час. Наприклад, ви можете відкрити Slack під час роботи і закрити його, коли закінчите, без необхідності взаємодіяти з ним.

Ще одна ситуація, коли календарні будильники стають корисними, — це коли ви хочете налаштувати автоматизацію навколо подій календаря, що не повторюються. Можливо, у вас скоро зустріч, презентація на роботі або плани на наступні вихідні. Ви можете створити автоматизацію, яка надсилатиме вам та учасникам події сповіщення, додасть щось у ваші нотатки тощо.

Типи робочого процесу Automator: плагіни для захоплення зображень

За три роки, що я був користувачем і автором Mac, я жодного разу не стикався з Image Capture, не кажучи вже про плагіни Image Capture. Тож для цього я також хочу пояснити, що я не мав великого досвіду роботи з цим типом робочого процесу.

Для тих, хто (як і я) не знає про Image Capture, це функція на Mac, яка з’являється щоразу, коли ви переміщуєте зображення на свій Mac із пристрою. Це означає, що ви підключили камеру безпосередньо до свого Mac і переміщуєте файли з неї на свій Mac. Це може бути як камера, так і iPhone або iPad.

Подібно до плагінів для друку, плагіни для захоплення зображень — це засоби автоматизації, які доступні лише в діалоговому вікні Image Capture. Вони дуже конкретні.

Однак, якщо ви часто імпортуєте зображення на свій Mac, ви, ймовірно, будете брикати, що не знали про це.

Ви можете використовувати плагіни Image Capture для автоматичного перейменування зображень під час їх імпортування, перетворення їх у a зображення різного типу, обрізати їх, змінювати розміри, застосовувати до них фільтри, переміщувати їх до певних папок тощо більше.

Не дивлячись на те, що плагіни для захоплення зображень є настільки функціональними, я бачу, що є одним із найкорисніших типів робочого процесу Automator. Для фотографів це може стати знахідкою.

Коли використовувати плагіни Image Capture

Знову ж таки, тут нема чого сказати. Досить зрозуміло, коли використовувати плагіни Image Capture над іншими типами робочих процесів Automator.

Найкращий час для використання плагінів Image Capture – це коли ви хочете автоматизувати частину своєї рутини під час використання Image Capture. Якщо ви постійно перейменовуєте файли, постійно обрізуєте певні зображення або впорядковуєте файли, які імпортуєте, ви, ймовірно, можете прискорити все це за допомогою плагінів Image Capture.

В іншому випадку вам не слід використовувати плагіни Image Capture!

Типи робочого процесу Automator: команди диктантів

Останній з типів робочого процесу Automator — це команди диктування. Ми посилалися на них протягом усієї цієї публікації, і нарешті прийшли до них.

Команди диктування — це робочі процеси, які запускаються щоразу, коли ви вимовляєте їх ключову фразу у функцію диктування вашого Mac. Щоб активувати цю функцію, натисніть fn ключ двічі. Підтвердьте діалогові вікна, що з’являться, а потім поговоріть зі своїм Mac.

Створюючи команду диктанту, ви можете вибрати ключову фразу у верхній частині редактора.

Вимовлення цієї ключової фрази після активації «Диктування» запустить робочий процес, який ви додаєте до цієї фрази.

Крім того, немає різниці між командами диктування та іншими типами робочих процесів Automator. Це активація відмінна.

Коли використовувати команди диктантів

Є кілька причин, чому ви можете використовувати команди диктування замість більш поширених типів робочих процесів Automator, таких як швидкі дії та програми.

Перший – фактор прохолоди. Ви можете налаштувати веселу команду диктування, а потім запустити її перед друзями, щоб справити на них враження.

Наприклад, можна зробити карту цю команду терміналу, який відтворює Star Wars у програмі Terminal, на команду диктування. Потім, щоб справити враження на своїх друзів, ви можете сказати: «Комп’ютер, грай у Star Wars Episode IV».

Ви також можете використовувати цю команду терміналу щоб поспілкуватися зі своїм Mac. Просто встановіть ключову фразу, як-от: «Як справи з комп’ютером?» Потім попросіть автоматичну відповідь сказати: «Добре, а ти користувач?»

Якщо ви запитаєте себе: «Чому комусь хочеться це зробити?» можливо, ви не в тому блозі.

Інше використання команд диктування — це додавання голосових команд, яких Siri ще не має. Щоб було зрозуміло, ви не можете запускати команди диктування з Siri. Але оскільки Siri і Dictation активуються подібним чином, ви можете підходити до команд диктування з подібного мислення.

Нарешті, команди диктантів можна використовувати для цілей доступності. Якщо ви чи хтось із ваших знайомих використовує голосові команди для використання свого Mac, це може бути надзвичайно ефективним для цієї людини.

Використовуйте типи робочого процесу Automator, щоб змінити спосіб використання Mac

І це все! Це вісім різних типів робочого процесу Automator і різні ситуації, в яких їх найкраще використовувати. Вибираючи та поєднуючи їх творчо, ви можете максимально підвищити свою продуктивність на Mac.

Як уже згадувалося, я висвітлював і буду продовжувати висвітлювати додаткові поради, прийоми та посібники щодо використання програм Automator і Shortcuts на Mac і iPhone протягом наступних кількох тижнів. Тому обов’язково налаштуйтеся на блог AppleToolBox за ці пости!

Крім того, наближаються серпень і вересень, а це означає, що чутки про iPhone 13 ось-ось почнуть поширюватися. Не забудьте підписатися на нашу розсилку, щоб отримувати останні новини про все це!

Побачимось!