Як архівувати та створювати резервні копії електронних листів на вашому Mac

Ніхто не любить захаращену скриньку вхідних. Але не потрібно зберігати старі електронні листи в папці "Вхідні" лише тому, що ви боїтеся їх видалити. Програма «Пошта» на вашому Mac, як і більшість популярних програм для електронної пошти, дозволяє архівувати електронні листи, щоб приховати їх із папки «Вхідні», не втрачаючи їх назавжди.

Якщо вашій поштовій скриньці потрібна весняна чистка, і ви турбуєтеся про видалення чогось важливого, дізнайтеся, як заархівувати свої електронні листи нижче. Ми також покажемо, як створити резервну копію електронних листів локально, щоб ви не втратили їх, навіть якщо видалили свій обліковий запис електронної пошти.

Пов'язані:

• Пошта не працює в macOS Catalina, як виправити
• Програма Mail завжди завантажується на Mac? Як виправити
• Де зберігаються архівні повідомлення в пошті в macOS?
• 21 підказки та хитрощі Apple Mail, про які ви могли не знати для iOS та macOS

Що означає архівування в програмі Mail?

Ми всі знаємо, що відбувається, коли ви видаляєте електронний лист: це повідомлення переміщається в папку для сміття, а потім через деякий час зникає назавжди.

Навпаки, коли ви архівуєте електронний лист на своєму Mac, воно переміщується в окрему папку, але ніколи не видаляється. Ви можете будь-коли переглянути всі свої заархівовані електронні листи, переглядаючи папку архіву. Вони залишаються в цій папці, доки ви не вирішите їх видалити.

Ще зручніше, можна пошук повідомлень у програмі Mail і він автоматично шукає ваші заархівовані електронні листи, а також папку "Вхідні".

Подумайте про архівування електронного листа, як про зберігання його в шафі для документів. Вам ніколи не потрібно дивитися на це знову, але ви знаєте, що маєте це, якщо вам це потрібно.

Рекомендується архівувати рахунки-фактури, підтвердження бронювання, електронні листи служби підтримки клієнтів та будь-які інші офіційні документи, на які вам може знадобитися знову посилатися в майбутньому.

Як архівувати електронні листи в програмі Mail

Архівувати електронні листи в програмі macOS Mail легко. Просто виберіть електронну пошту у своїй папці "Вхідні" та натисніть кнопку Архів над вікном попереднього перегляду повідомлення, він виглядає як ящик для зберігання.

Якщо на вашому Mac є сенсорна панель над клавіатурою, ви також можете торкнутися Архів значок, який з’являється на сенсорній панелі, коли ви вибираєте електронний лист.

Крім того, натисніть електронний лист, утримуючи клавішу Control, і виберіть Архів зі спливаючого меню.

Ви також можете вибрати електронну адресу та перейти до Повідомлення > Архів з рядка меню.

Або, для досвідчених користувачів, виберіть електронну пошту та натисніть Ctrl + Cmd + A щоб миттєво заархівувати його.

Архівуйте повідомлення за замовчуванням

Якщо ви хочете провести пальцем між повідомленнями, щоб заархівувати їх, вам потрібно встановити це як дію за замовчуванням для відхилення листів. Для цього запустіть файл Пошта додаток і перейдіть до Пошта > Налаштування з рядка меню. Перейдіть до Перегляд вкладку, потім встановіть Перемістити відхилені повідомлення лінія до Архів.

Тепер ви можете провести двома пальцями ліворуч по електронних листах, щоб швидко заархівувати їх.

Встановлення архіву як дії за замовчуванням також означає, що ви можете архівувати електронні листи безпосередньо зі сповіщення на вашому Mac. Для цього натисніть Параметри > Архів коли у верхньому правому куті з’явиться сповіщення про пошту.

Якщо ви не бачите цієї опції, перейдіть до Системні налаштування > Сповіщення і переконайся Сповіщення увімкнено для Пошта.

Як знайти заархівовані електронні листи в програмі Mail

Основна перевага архівування електронних листів, а не їх видалення, полягає в тому, що їх легко знайти, якщо вони вам знадобляться в майбутньому. Існує кілька способів знайти заархівовані електронні листи на вашому Mac якщо вони вам потрібні.

Коли ви архівуєте електронний лист у macOS, програма Пошта створює папку Архів у вашому обліковому записі електронної пошти. Усі інші електронні листи, які ви вирішите заархівувати з цього облікового запису, також потрапляють до цієї папки.

Пошта створює окремі папки архіву для кожного з ваших облікових записів електронної пошти. Але ви також можете одночасно переглядати всі ваші заархівовані електронні листи з кожного облікового запису в папці «Увесь архів».

Найшвидший спосіб знайти заархівований лист електронної пошти – знайти його за допомогою збільшувальне скло у верхньому правому куті програми Mail.

Список результатів показує, де знаходиться кожен електронний лист, і містить листи з ваших папок архіву, якщо будь-який з них відповідає пошуковим термінам.

Крім того, ви можете додати папки «Архів» до бічної панелі та прокрутити їх вручну, щоб знайти електронний лист.

Якщо ви не бачите папку «Архів» на бічній панелі, натисніть кнопку Додати кнопка поруч Вибране. Потім виберіть додавання Весь Архів зі списку поштових скриньок у спадному меню та клацніть в порядку.

Тепер натисніть Весь Архів на бічній панелі, щоб переглянути всі ваші заархівовані електронні листи.

Якщо ви взагалі не бачите бічної панелі, натисніть Shift + Cmd + M щоб розкрити це.

Як створити резервну копію електронної пошти на Mac

Коли ви використовуєте Mail для архівування електронних листів на своєму Mac, ці листи все ще зберігаються на серверах вашого постачальника послуг електронної пошти. Це означає, що ви втратите всі свої заархівовані електронні листи, якщо видалите обліковий запис електронної пошти або забудете пароль.

Звичайно, це трапляється не дуже часто. Але якщо ви хочете переконатися, що ви ніколи не втратите свої заархівовані електронні листи, вам також слід створити їх локальну резервну копію.

Це легко зробити, експортувавши поштову скриньку «Архів» із програми «Пошта».

Для цього відкрийте Пошта і натисніть, утримуючи клавішу Control Архів або Весь Архів поштову скриньку на бічній панелі, а потім виберіть Експортувати поштову скриньку.

Виберіть місце призначення для збереження експортованих архівних електронних листів. Залежно від того, скільки електронних листів ви архівували протягом багатьох років — і скільки є великих вкладень — ваша експортована поштова скринька може займати досить багато місця на вашому Mac.

Експорт поштової скриньки таким чином не видаляє повідомлення з вашого облікового запису електронної пошти, а лише створює локальну копію цих листів на вашому Mac.

Вам слід регулярно експортувати свою поштову скриньку, щоб зберігати актуальну резервну копію ваших заархівованих електронних листів.

Дізнайтеся ще більше порад щодо використання пошти на Mac

Архівування електронних листів на вашому Mac — це чудовий спосіб очистити свою поштову скриньку, не втрачаючи доступу до важливих повідомлень. Але архівування електронних листів — це лише один із способів покращити спосіб використання Mail на вашому Mac.

Перегляньте наш список Поради та підказки поштою щоб дізнатися більше корисних речей, наприклад, як налаштувати панель інструментів, зменшити кількість сповіщень, які ви отримуєте, або ввести розумні правила, щоб ваша поштова скринька сама організувалася.