لا يبدو أن هناك حدًا مطلقًا لرسائل البريد الإلكتروني والمكالمات والمهام التي يجب إنجازها في يوم واحد. من المستحيل عمليًا البقاء على رأس عملك دون القليل من المساعدة. لقد توصلنا إلى قائمة من 8 متسللين أساسيين في مكان العمل يركزون على التكنولوجيا للمساعدة في زيادة الإنتاجية مع الحفاظ على عقلك.
1. اضبط هاتفك على وضع "الرجاء عدم الإزعاج"
لدى الجميع تقريبًا غريزة للتحقق من هواتفهم على الفور عندما يشعرون بالاهتزاز في جيبهم أو عندما يسمعون صوت الهاتف الناعم. من خلال ضبط هاتفك على وضع "الرجاء عدم الإزعاج" أثناء الأجزاء الرئيسية من يومك يمكن أن يساعد في التخلص من مصادر التشتيت غير الضرورية.
هي احتمالات مهما كان يمكن أن تنتظر.
2. استخدم "تحويل الصوت إلى نص" للإملاء
قليل من الناس يمكنهم الكتابة بأسرع ما يمكنهم التحدث. من خلال استخدام برامج مثل Dragon أو Watson من شركة IBM ، ستتمكن من إنجاز المهام بكفاءة أكبر.
حاليا ، هناك العديد من الإصدارات المتاحة. لذا ، حتى لو كنت تعمل في صناعة بها الكثير من اللغات العامية أو المصطلحات المحددة ، مثل المجال الطبي ، فلا يزال بإمكانك الحصول على واحدة تتعرف على كل كلمة تقولها.
3. استخدم مرشحات الضوء الأزرق أو النظارات
يمكن أن يكون هذا الاختراق المنقذ. عدد متزايد من دراسات يوضحون أن مقدار الوقت الذي يقضيه البشر أمام مصادر انبعاث الضوء الأزرق يمكن أن يكون له آثار سلبية. يمكن أن تتراوح هذه من الصداع وإجهاد العين إلى مشاكل النوم.
يمكن أن تساعد نظارات الضوء الأزرق أو مرشحات الشاشة في التخفيف من هذه المشكلات بأقل تكلفة.
4. استخدام برامج المكالمات الجماعية عبر الإنترنت
يمكن أن تكون برامج مثل Slack و Whatsapp ذات فائدة كبيرة لإنتاجية الفريق. إنها توفر القدرة على الاتصال دائمًا. الآن ، ليس هناك انتظار لرد البريد الإلكتروني. يمكنك إعداد مجموعات فردية لتضمين أعضاء الفريق الضروريين فقط. نظرًا لوجود تطبيقات سطح المكتب والأجهزة المحمولة ، يمكنك إعداد الاجتماعات بغض النظر عن مكان فريقك حاليًا.
إذا كانت هناك حاجة إلى مكالمة فيديو ، فهناك وفرة من الخيارات بما في ذلك MS Team أو Zooom أو Skype for Business. تقدم جميعها تنسيقات سهلة الاستخدام حتى يتمكن فريقك من العمل معًا.
5. مشاركة تقويمات Outlook
ربما يكون هذا الاختراق من أسهل ما يمكن التغاضي عنه. في أي وقت يوجد فيه اجتماع ، قد تكون محاولة العثور على أنسب وقت أمرًا شاقًا. بمجرد مشاركة تقويم Outlook ، سيتمكن كل عضو في الفريق من رؤية ما ينوي الأعضاء الآخرون فعله. سيؤدي ذلك إلى تقليل حجم الاتصالات اللازمة لجدولة الاجتماعات ، وكمكافأة إضافية ، فهي طريقة سهلة لتذكر عيد ميلاد الجميع.
6. استخدام وحدات الماكرو لتبسيط سير العمل
يمكن أن يساعد استخدام الماكرو حقًا في تبسيط المهام المتكررة التي تشكل جزءًا من يومك. Microsoft Suite و Google Docs قادران على تشغيل وحدات ماكرو مخصصة. اقض بضع دقائق في التعرف على ما يمكنهم فعله من أجل مشاهدة زيادة إنتاجيتك بسرعة.
7. قم بإنشاء قوائم المهام ذات الأولوية يوميًا
من خلال إنشاء قائمة مهام ذات أولوية لنفسك وفريقك يمكن أن يضمن أن كل شخص في مهمة.
هناك العديد من التطبيقات التي ستساعدك على القيام بذلك. ببساطة ابحث في متجر التطبيقات المفضل لديك. ثم ابدأ بإنشاء قائمة بكل ما تحتاج إلى إنجازه في الموعد النهائي لكل بند. بعد ذلك ، قسّم العناصر إلى فئات ؛ عاجل ومهم ، مهم ولكن ليس عاجلًا ، عاجلًا ولكنه غير مهم وليس مهمًا أو عاجلاً.
بمجرد القيام بذلك ، سيكون من السهل تحديد ما يجب القيام به وما الذي يمكن أن ينتظر. دعونا نعترف بذلك: الكثير مما يمكننا القيام به هو الأشياء التي يمكن أن تنتظر.
8. خذ استراحات التكنولوجيا
في حين أن هذا ليس اختراقًا تقنيًا تقنيًا ، إلا أنه اختراق عقلي رائع. مرة واحدة في الساعة ، خذ استراحة قصيرة. قم من على مكتبك وقم بالتمدد أو المشي إلى مبرد الماء. بمجرد الابتعاد عن التكنولوجيا لبضع دقائق ، يمكنك إعادة تعيين المهمة والبدء في تنفيذها بشكل أكثر فاعلية.
ومع ذلك ، هناك مفتاح لهذا الاختراق. لا تأخذ استراحة من التكنولوجيا بالذهاب على هاتفك أو التحقق من البريد الإلكتروني.
هذا استراحة من المهمة وليس انقطاعًا عن التكنولوجيا. جربها ، وإذا كنت لا تشعر أنه يمكنك الاستيقاظ مرة واحدة في الساعة ، فجرّب قاعدة 20-20-20. يستغرق هذا استراحة كل 20 دقيقة للتركيز على شيء يبعد 20 قدمًا لمدة 20 ثانية. مجرد التركيز على شيء أبعد لبضع ثوان يمكن أن يساعدك في الحفاظ على تركيزك.
افكار اخيرة
في عالم اليوم ، نحاول جميعًا أن نكون فعالين قدر الإمكان. جرب هذه الاختراقات. ستلاحظ بالتأكيد زيادة في إنتاجيتك.