نشرح في هذا الدليل البسيط كيفية إنشاء ملف PDF بسهولة سواء للعمل أو لمجرد مشاركة المستندات المهمة.
تنسيق المستندات المحمولة، والمعروف باسم PDF، هو تنسيق ملف يستخدم بشكل أساسي لتقديم المستندات، خاصة عندما تحتاج إلى حفظ ملف لا يمكن لجهة خارجية تعديله ويبدو متسقًا بغض النظر عن مكانه يمكنك مشاهدته. سيتم عرض المستندات النموذجية مثل تلك التي يستخدمها Microsoft Word بشكل مختلف على الأجهزة المختلفة وقد لا تكون مدعومة في كل مكان، ولكن ملفات PDF تعمل وتبدو كما هي. كما هو الحال في كل مكان تقريبًا، أنشأت Adobe ملف PDF لأول مرة في عام 1993، واعتبارًا من اليوم، أصبح الآن معيارًا مفتوحًا تحتفظ به المنظمة الدولية للمعايير (ايزو). إنه مدعوم بشكل أساسي على كل أنظمة التشغيل تقريبًا مما يسمح لك بإنشاء ملفات PDF وفتحها على معظم أجهزة الكمبيوتر، أجهزة ماكينتوشوالهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.
ولكن لماذا يجب عليك استخدام PDF؟ يوصى باستخدام تنسيق PDF للسير الذاتية والمستندات القانونية والنشرات الإخبارية والملفات المخصصة للقراءة والطباعة والملفات المخصصة للطباعة الاحترافية. تبدو ملفات PDF متشابهة على معظم أجهزة الكمبيوتر. نظرًا لأن PDF يعتمد على لغة PostScript، يتم تجميع الملف في وصف كامل لتخطيط ثابت مستند مسطح، بما في ذلك النص والخطوط والرسومات المتجهة والصور النقطية والمعلومات الأخرى التي يجب أن تكون عرض. كما أن حجمها أصغر وتتوافق مع تنسيق الصناعة. بالإضافة إلى ذلك، تعد ملفات PDF أكثر أمانًا نسبيًا حيث لا يمكنك تعديلها، ويمكن تشفيرها بكلمة مرور أو توقيع رقمي.
كيفية عمل ملف PDF من الصفر
يعد إنشاء ملف PDF أمرًا بسيطًا للغاية حيث توفر معظم البرامج والتطبيقات ميزة مدمجة لتصدير ملفك مباشرة إلى تنسيق PDF. على سبيل المثال، إذا كان لديك مستند على برنامج Microsoft Word، فإليك ما يتعين عليك القيام به.
- رئيس لأكثر من ملف في الزاوية اليسرى العليا وحدد حفظ باسم.
- سيؤدي هذا إلى فتح نافذة جديدة حيث يمكنك حفظ المستند على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- الحق تحت اسم الملف الخيار، ينبغي أن يكون هناك خيار ل حفظ كنوع.
- انقر على القائمة المنسدلة، وسيظهر لك خيار حفظ الملف بصيغة PDF.
- حدد الخيار واضغط يحفظ.
إذا كنت تستخدم إصدارًا أقدم من Microsoft Office، فقد يتعين عليك تنزيل مكون إضافي صغير يمكن تنزيله منه هنا.
وبالمثل، يمكنك إجراء ذلك لجميع تطبيقات Microsoft Office (Excel وPowerpoint وما إلى ذلك)، وتطبيقات Google Workspace (Docs، Sheets، وما إلى ذلك)، ومجموعة متنوعة من البرامج والتطبيقات المكتبية مثل Office 365، وWPS Office، وLibreOffice، و مكتب مفتوح. وبطبيعة الحال، قد تختلف الخطوات الدقيقة قليلاً اعتمادًا على التطبيق الذي تستخدمه، ولكنها يجب أن تكون دائمًا متشابهة إلى حد ما.
وبدلاً من ذلك، تتيح لك العديد من الأنظمة الأساسية والتطبيقات أيضًا إنشاء ملفات PDF باستخدام ميزة الطباعة. إذا حاولت طباعة مستند أو صفحة ويب أو صورة في الإصدارات الحديثة من Windows، فيمكنك استخدام خيار Microsoft Print to PDF لحفظه كملف PDF. وهذا يجعل من الممكن حفظ أشياء مثل دفاتر ملاحظات OneNote بتنسيق PDF.
يمكن للهواتف الذكية أيضًا القيام بذلك، على الرغم من أن ذلك قد يعتمد على طرازك المحدد.
إذا كنت تريد إنشاء ملف PDF يمكن تحريره، حتى تتمكن من مشاركة نموذج ليملأه شخص ما، فاطلع على دليلنا على كيفية جعل ملف PDF قابل للتعبئة.
قم بإنشاء ملف PDF من مستند فعلي
تعمل ملفات PDF أيضًا على حل مشكلة مشاركة جزء مادي من الوثائق بتنسيق رقمي. باستخدام كاميرا هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي، يمكنك مسح مستند ضوئيًا وحفظه في ملف PDF. تطبيقات مثل أدوبي سكان, مايكروسوفت أوفيس, مسح عبقري، و ماسح ضوئي للمستندات هي بعض من أفضل التطبيقات التي يمكنك تجربتها على جهازك المحمول لمسح ملفات PDF وحفظها ومشاركتها. يمكنك أيضًا مسح مستندات متعددة ضوئيًا وحفظها كملف PDF واحد.
في الواقع، يمكن لتطبيق مثل هذا أن يحل محل الماسح الضوئي التقليدي في بعض النواحي. تحتوي الهواتف الذكية على كاميرات جيدة جدًا هذه الأيام، لذا يمكنك مسح بعض المستندات ضوئيًا بهذه الطريقة بدلاً من توصيل ماسح ضوئي ضخم بجهازك حاسوب محمول. يمكن لهذه التطبيقات أيضًا تحويل مستند أو صورة موجودة إلى تنسيق PDF.
هناك طريقة أخرى بسيطة لإنشاء ملف PDF بسرعة وهي استخدام إحدى الخدمات العديدة عبر الإنترنت التي تتيح لك تحميل ملفك (ملفاتك) وتحويلها وتنزيلها مباشرة إلى نظامك. تتضمن بعض الخدمات الموثوقة عبر الإنترنت التي يمكنك استخدامها لتحويل ملف معين إلى PDF أدوبي, pdf صغير, iLovePDF، و أكثر من ذلك بكثير. تتيح لك هذه الأدوات أيضًا في كثير من الأحيان دمج ملفات PDF في ملف واحد، أو تقسيم ملف واحد إلى عدة ملفات.
هناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار بالرغم من ذلك. قد تقوم هذه الخدمات بحفظ ملفاتك على خوادمها وقد لا تقوم بذلك. وبالتالي، ننصحك باستخدام هذه الطريقة فقط إذا كنت لا تتعامل مع معلومات حساسة أو سرية. تقدم بعض مواقع تحويل PDF عبر الإنترنت أيضًا دعمًا محدودًا عندما يتعلق الأمر بحجم الملف والصفحات والقوة حتى أنه يمكنك إضافة علامة مائية إلى الملف المحول، مما يعني أنك قد تضطر إلى دفع بعض المال اعتمادًا على الملف الذي تريد تشغيله مع.
وهذه هي أساسيات إنشاء ملف PDF بناءً على مستند موجود. بالطبع، الطريقة التي تريد Adobe منك القيام بها هي استخدام برنامج Acrobat الخاص بالشركة، ولكن هذه الخيارات مجانية في معظمها، لذا قد تكون أكثر ملاءمة لمعظم الأشخاص.