Знаете ли, че средният офис служител получава над 100 имейла всеки ден? Ако не филтрирате тези съобщения и не ги поставите в правилната категория, те скоро ще ви затрупат. Много малко имейли всъщност са важни или спешни и изискват незабавни действия. Повечето от тях са просто информационни имейли, които можете бързо да прегледате, за да извлечете основната идея.
Ефективното управление на входящите имейли ви позволява да увеличете производителността си като не фокусирате вниманието си върху маловажни или излишни съобщения. Нека се потопим направо и да проучим как автоматично да маркираме имейлите в Gmail.
Как да маркирам автоматично имейли в Gmail?
Етикетите ви помагат автоматично да филтрирате входящите съобщения и да ги поставите в правилната категория. Можете да използвате този прост метод, за да поддържате пощенската си кутия без претрупване и лесна за управление. Например, можете да създадете категория „Прочетете по-късно“, която можете да използвате за етикетиране на всички имейли, които не са спешни, като напр. бюлетини или напомняния за срещи.
Първо, трябва да създадете етикет. След това трябва да създадете филтър, който автоматично прилага етикета, който току-що създадохте. Това е толкова просто.
Как да създадете етикети в Gmail
- Отидете на Gmailи изберете Настройки.
- След това кликнете върху Вижте всички настройки.
- Изберете Етикети раздел.
- Превъртете надолу до Етикетии изберете Създайте нов етикет.
- Въведете името на етикета и натиснете Създайте бутон.
Между другото, можете също да създадете подпапки за основните си етикети, като щракнете върху Сложете етикет под.
Как да създавате филтри и да прилагате етикети
- Отидете на Настройки на Gmailи изберете Вижте всички настройки.
- Изберете Филтри и блокирани адреси.
- След това кликнете върху Създайте нов филтър бутон.
- Въведете термините, които искате да използва Gmail при филтриране на съобщения.
- Проверете Нанесете етикета и изберете етикета, който искате да използвате.
- Удари Създаване на филтър бутон, за да запазите филтъра.
⇒ Бърза забележка: Ако не се интересувате от конкретна категория имейли, да речем промоционални имейли, най-добрият подход е просто ги изтрийте. Не се притеснявайте да ги изпращате в специална папка или категория. Опростете го и се отървете от тях бързо или блокирайте ги автоматично.
Заключение
За да етикетирате автоматично имейли в Gmail, първо трябва да създадете своите етикети. След това създайте филтър за автоматично прилагане на вашите етикети. Използвайте етикети и филтри, за да запазите пощенската си кутия без претрупване и да се съсредоточите върху важните неща.
Какви съвети и трикове използвате, за да управлявате по-добре входящите имейли? Споделете вашите идеи в коментарите по-долу.