Най-бързият начин да споделяне на файлове в Microsoft Teams е чрез раздела Файлове. Всичко, което трябва да направите, е да качите вашите файлове и другите членове на екипа могат незабавно да имат достъп до тях. Но как да разберете дали някой е отворил и прегледал файловете, които сте споделили в секцията Файлове? Нека разберем!
Можете ли да видите кой е преглеждал файлове в MS Teams?
Проверете подробностите за файла на SharePoint
Като бързо напомняне, вашите файлове на Teams всъщност се съхраняват в SharePoint. За да проверите колко души са отворили конкретен файл, отворете подробностите за файла в SharePoint.
- Отидете до вашия Екипен канал.
- Кликнете върху Файлове раздел.
- Кликнете върху Отворете в SharePoint.
- Влезте в акаунта си в SharePoint в нов раздел на браузъра.
- След това, моля, изберете файла, който искате да проверите, но не щракайте върху името му.
- Щракнете върху Икона за информация за да отворите подробностите за файла.
- Можете да видите колко души са отворили отделния файл.
В зависимост от настройките на вашата организация можете също да видите кой е отворил конкретни файлове. Ако сте собственик на сайт, можете да редактирате настройките си за споделяне на ниво организация, за да уведомите хората кой е преглеждал файлове или страници на сайта. Следвайте стъпките по-долу, за да свършите работата.
- Отидете на вашия сайт на SharePoint.
- Кликнете върху Настройки икона.
- Изберете Информация за сайта.
- След това щракнете върху Вижте всички настройки на сайта.
- Под Действия на сайта, кликнете върху Управлявайте функциите на сайта.
- Превъртете надолу до SharePoint Viewers.
- Изберете Активирате за да активирате файловата карта, която показва информация за зрителите и файловите дейности.
За да отворите файловата карта, отидете на Библиотека с документи, задръжте курсора на мишката върху файл или щракнете върху трите точки. Файловата карта се появява до съответния файл.
⇒ Забележка: След като активирате опцията „SharePoint Viewers“, може да се наложи да изчакате 10 до 30 минути, за да станат достъпни картите с файлове.
Използвайте отчета за цифровата дейност от Insights
Като алтернатива можете да използвате приложението Insights, за да проверите дали хората са отворили файл или не. Използвай Отчет за цифровата дейност инструмент за проверка дали потребителите са отворили и редактирали файл, присъства на среща, посети канал и т.н.
Използвайте филтри, за да персонализирате отчетите си в зависимост от вашите нужди. Например, можете да използвате Филтър за студенти за да стесните данните до отделни ученици и конкретни времеви рамки. Можете също да използвате Филтър за активност за да видите данни, свързани с използването на файлове, задачи, срещи и т.н. Най-хубавото е, че можете да експортирате данни от цифровия отчет за дейността в Excel.
Между другото, ако приложението Insights няма да работи, не забравяйте да активирате отчета за ангажираността и да актуализирате Teams.
Заключение
За да проверите кой е отворил файл в Microsoft Teams, инсталирайте приложението Insights и използвайте отчета за цифровата активност. Инструментът може да извлича голямо разнообразие от данни, включително информация за това кой е отварял и редактирал конкретни файлове. Като алтернатива можете също да проверите подробностите за файла в SharePoint.
Намерихте ли други начини да проверите кой е преглеждал файловете, които сте споделили в Microsoft Teams? Споделете вашите идеи в коментарите по-долу.