Типове работни потоци на Automator: Разбиране на разликите

Добре дошли отново в друго издание на нашата текуща серия за автоматизация. През последните няколко седмици писах за приложението Shortcuts на iPhone и приложението Automator на Mac. Днес ще надградя тази серия, като разбия различните типове работни потоци на Automator.

Колкото и да е странно, това е първата публикация, която съм написал досега, където изследванията не са помогнали много. Не мога да намеря нищо по тази тема, дори от Apple. Още повече причина да напишете това обаче, за да имате информацията под ръка!

Разбирането на различните типове документи, достъпни за вас в Automator, е изключително важно. В крайна сметка, първото нещо, което Automator трябва да направите, когато създавате работен поток, е да изберете типа работен поток, който искате да създадете. Ако не разбирате разликите между тях, тогава ще ви е трудно да правите работни процеси, които да работят, както очаквате!

Това ще бъде доста ясна публикация. Ще започна, като обясня какво имам предвид под „типове работни потоци на автоматизатора“, след което просто ще мина през всяка от наличните опции. Ще обясня какъв е всеки тип и кога трябва да го използвате.

Можете да мислите за тази публикация като по-скоро като измамник, отколкото типична статия. Просто маркирайте тази публикация и се върнете към нея, когато имате нужда.

Добре, да започваме!

Какви са различните типове работни процеси на Automator?

Ако сте нов в Automator, може да не знаете, че има различни типове работни потоци или дори това, което споменавам. Всеки път, когато отворите Automator за първи път, за да създадете нов работен процес (а не да редактирате съществуващ), ще ви бъде представен следния екран:

Както можете да видите на изображението по-горе, има осем опции за избор:

• Работния процес
• Приложение
• Бързо действие
• Приставка за печат
• Действие с папка
• Календарна аларма
• Приставка за заснемане на изображения
• Команди за диктовка

Всеки от тях създава различен вид рутина на Automator. Този, с който вероятно сте най-запознати, е типът на приложението. Въпреки това, всеки има роля, която по-вероятно ще бъде полезна в даден момент.

Разбирането за какво служи всеки от тях е важно не само за избора между тях, но също така може да разшири това, на което смятате, че Automator е способен. Например, може да не сте знаели, че можете да съпоставите процедурите на Automator с гласови команди. Ще разкажа как става това по-късно в тази статия!

Засега нека да преминем към първия от видовете работни потоци на Automator – работни потоци!

Типове работни потоци на автоматизатора: Работни потоци

Първият от видовете работни потоци на Automator е подходящо работният поток.

Работните потоци са най-основният тип файл, който можете да създадете в Automator. Всичко, което правят, е да извършват набор от действия. Можете да стартирате работен поток само от Automator. Така че това е самостоятелен набор от действия.

Можете да мислите за това като за файл на Photoshop. Можете да експортирате файл на Photoshop в куп различни типове изображения и можете да използвате тези типове изображения по всякакви начини. Можете също да запазите изображението си като файл на Photoshop, но ако го направите, можете да използвате този файл само във Photoshop.

С други думи, работните потоци са най-ограниченият от видовете работни потоци. Но това не означава, че са безполезни.

Далеч от това, всъщност! Работните потоци могат да се използват за организиране и създаване на подмножества от действия. Например, ако създадете умна последователност от стъпки, можете да ги запишете като работен поток и след това да ги използвате в други процедури на Automator.

Част от това, което прави работните потоци полезни, е, че те са единственият тип работен поток, който може да бъде поставен в средата на друга рутина на Automator като действие. Можете да запишете работен поток, след това да създадете нова рутина, след което плъзнете и пуснете оригиналния файл на работен поток в средата на новата си рутина.

Кога да използвате работни потоци в Automator

Въпреки че работните потоци са основен и гъвкав тип работен поток, може да се окажете, че ги използвате само в редки случаи.

Това е така, защото работните потоци са значително по-малко полезни от силата, която носят другите типове работни потоци на Automator. Докато другите типове могат да се изпълняват в определени ситуации, от контекстни менюта или дори от вашия глас, работните потоци са ограничени до приложението Automator.

Въпреки че приложението Automator е страхотно (затова пиша за него), целта е да прекарате възможно най-малко време в приложението Automator, за да може то да свърши цялата работа вместо вас. Само поради тази причина вероятно ще избягвате да правите работни потоци през по-голямата част от времето си в Automator.

Според мен има два пъти да се използват работни потоци.

Първото е да искате да добавите персонализирано действие към Automator. Например, да речем, че имате идеи за множество процедури на Automator, които ще трябва да получат копие на всеки телефонен номер във вашия списък с контакти. Това може да изисква малко скриптове, както и някои действия.

Вместо да създавате този набор от действия отново и отново, можете просто да направите един работен поток и да го плъзнете в бъдещите си работни потоци. Това може да ви спести много време и също така може да направи Automator по-мощно приложение.

Вторият сценарий, в който виждам, че работните потоци са полезни, е когато искате да създадете рутинни действия, които ще ви помогнат, докато използвате приложението Automator. Например, ако искате да получите имена на файлове, докато използвате Automator, стартирането на работен поток от приложението Automator ще бъде по-малко досадно.

Типове работни потоци на автоматизатора: Приложения

Следващият в списъка с типове работни потоци на Automator е Приложения. Въпреки че няма доказателства за това, доколкото знам, бих предположил, че това е най-популярният тип работен поток. Мислете за приложенията като за вашия хляб и масло в Automator.

Приложенията ви дават икона на приложение, върху която можете да щракнете двукратно, за да я стартирате. Можете да поставите тези икони във Finder, на вашия работен плот или дори във вашия Dock.

Можете дори да плъзгате и пускате файлове/папки върху тези икони, за да ги използвате като вход за този работен процес.

Например, рутината в горната екранна снимка приема файлове като вход. След това прикачва тези файлове към имейл и ги изпраща на клиент по мой избор.

Кога да използвате приложения

Мисля, че трябва да използвате приложения през цялото време в Automator. Ако не знаете какъв тип да изберете, изберете Приложения от списъка с типове работни потоци на Automator.

Те са универсални, ясни и лесни за проследяване. Ако решите, че не ги искате повече, можете да ги плъзнете в кошчето. Ако искате да ги редактирате, можете да ги отворите в Automator.

Можете да поставите работни потоци на приложението до съответното съдържание. Например, моето приложение за фактури е в папката, където съхранявам фактурите си. Лесно!

Можете също да копирате и поставяте работните потоци на приложението, където пожелаете. Така че, ако исках, можех да използвам различни папки с фактури за всеки от моите клиенти и просто да копирам/поставя тази икона на приложението във всяка от тези папки.

Единственият недостатък на приложенията е, че те не са толкова специфични, колкото другите типове работни потоци. Не можете да получите достъп до тях от менюто с десния бутон, те не могат да работят самостоятелно, не могат да се синхронизират с вашия календар и т.н. Така че бих ги избягвал, когато има друг тип, който ще отговаря по-добре на вашите нужди.

В противен случай те са страхотно подразбиране!

Типове работни потоци на автоматизатора: Бързи действия

Третият тип работен поток, който ще разгледаме, е бързи действия. Бързите действия бяха любимите ми от типовете работни процеси на Automator и те все още са високо там. Вероятно съм създал повече бързи действия от всеки друг тип работен поток.

Бързите действия са работни потоци, които могат да се стартират от менюто с десен бутон. Те се появяват всеки път, когато щракнете с десния бутон върху файл, папка, изображение или избор на текст.

Като цяло те ще използват всичко, което сте щракнали с десния бутон, като вход за работния процес. Така че, ако щракнете с десния бутон върху изображение, тогава това изображение ще бъде предадено в бързото действие. Можете да създавате бързи действия, които не правят това, въпреки че тази функция е част от това, което прави бързите действия толкова мощни.

Въпреки че бързите действия могат да бъдат малко по-ограничени от някои от другите типове, те са невероятно удобни. Вместо да автоматизирам процесите на вашия Mac, мисля за бързите действия като начин за добавяне на нови функции към вашия Mac.

Искате ли да щракнете с десния бутон върху изображение и да го намалите с 50%? Сега ти можеш!

Искате ли да конвертирате между типове файлове, без да е необходимо да отваряте приложения? Просто използвайте бързо действие!

Искате ли да превключвате между тапети, без да ровите в настройките си? Просто щракнете с десния бутон навсякъде!

Кога да използвате бързи действия

Както току-що разгледах накратко, ще искате да използвате бързи действия в контекстни ситуации. С това имам предвид, че тези типове работни потоци на Automator работят най-добре, когато се прилагат ситуативно.

Това са рутинни действия, които няма да използвате през цялото време. Но когато искате да ги използвате, искате те да са лесно достъпни.

Това е така, защото бързите действия са достъпни чрез менюто с десен бутон. И както всичко останало в менюто с десния бутон, те трябва да се прилагат с оглед на контекста. В крайна сметка, второто име на менюто с десния бутон е „контекстното меню“.

Можете да мислите за бързите действия като „правене на нещо“ с файлове и папки на вашия компютър. Искате ли да промените този тип файл? Или да промените този документ? Или да реорганизирате тази папка? Тогава вероятно ще искате да го направите, като щракнете с десния бутон, вместо да търсите икона, за да щракнете двукратно.

Може да мислите, че картографирането на всичките ви работни потоци към бързи действия е правилният начин. Виждам защо мозъкът ти може да отиде там. Това обаче може да доведе до претрупано и объркващо меню с десен бутон.

Освен това бързите действия са по-трудни за редактиране и изтриване от приложенията или работните потоци. Това е така, защото няма да имате файл или икона, които можете лесно да намерите и настроите. Файловете за бързи действия са заровени в скрити папки на вашия Mac. Не е предназначено да ги редактирате и настройвате, след като са създадени.

Поради всички тези причини бързите действия са най-подходящи точно за това: бързи действия! Кратки едно- или две стъпки, до които искате лесен достъп. И това е!

Типове работни потоци на автоматизатора: Плъгини за печат

Следващият елемент в нашия списък с типове работни потоци на Automator е този, който несъмнено не съм използвал преди. Не печатам неща много често, нито дори притежавам принтер. Те са твърде много караница! Така че следната информация ще бъде опит втора ръка.

Приставките за печат са работни потоци, които изпълнявате от диалоговия прозорец за печат. Това е полето, което се появява всеки път, когато се опитате да отпечатате документ. Има опции като избор на колко копия да отпечатате и избор между черно-бяло или цветно.

Ако това звучи малко безполезно, то е защото е така. Според мен така или иначе. Освен ако не работите в офис, където печатате неща по цял ден, това изглежда като странен избор за Automator.

Все пак ще имате достъп до пълния набор от действия на Automator. Можете да правите неща, които са напълно несвързани с печата, ако искате. И вие също нямате достъп до никакви специални опции, специфични за печата.

Единствената уникална функция, която имат Print Plugins, е, че те предават документите в диалоговия прозорец за печат на Automator като вход в PDF.

Така че, ако искате да направите нещо като да запазите всичките си отпечатани документи в конкретна папка на вашия Mac, конвертирайте ги в изображения или добавете допълнителна страница в края на документ, преди да го отпечатате, това е за Вие.

Кога да използвате приставки за печат

Приставките за печат според мен са най-ограничените типове работни потоци на Automator. Ако не печатате неща много често, вероятно никога няма да имате нужда или искате да създадете работен поток с този тип. Така че, ако ви е трудно да мислите защо бихте искали да използвате този тип, тогава вероятно не е нужно да го използвате.

От друга страна, ако сте някой, който вече получава няколко идеи за този тип работен поток, тогава вероятно сте целевият потребител.

По-конкретно, мисля, че целевият потребител за този тип работен поток е някой, който отпечатва документи често. И ако вие сте този човек, тогава вероятно имате няколко повтарящи се задачи за печат, които можете да автоматизирате. В крайна сметка печатането вече е доста досаден и почти автономен процес.

Тук няма какво друго да се каже! Използвайте приставки за печат винаги, когато искате да създадете свързани с печат работни процеси. В противен случай изберете нещо друго.

Типове работни потоци на автоматизатора: Действия с папка

Contrasting Print Plugins е един от видовете работни потоци на Automator, които използвам най-много. Действията с папки са супер полезни за всякакви неща, въпреки че ми отне известно време, за да се запозная с тях.

Този тип работен поток е наистина автоматизиран. Той работи във фонов режим, така че никога не го стартирате ръчно.

Вместо това прикачвате Действия на папка към избрана от вас папка. Всеки път, когато към тази папка се добавят нови папки или файлове, ще се изпълняват прикачените действия с папка.

Това не само ще накара действията на папките да се изпълняват, но също така ще използват добавените файлове/папки като вход.

Например, имам действие за папка, което автоматично ще намалява всички изображения на моя работен плот, които са по-големи от 5MB. Така че всеки път, когато добавям изображения към моя работен плот, които са по-големи от този размер на файла, те автоматично се свиват. Не трябва да правя нищо, за да се случи това.

Кога да използвате Действия с папка

Има две ситуации, в които действията с папка са най-добрият избор от типове работни потоци на Automator.

Първото е по-очевидно. Ако искате да автоматизирате определени действия в папка, тогава ще искате да използвате Действия на папка! Това включва неща като:

• Автоматично преименуване на файлове в определена папка
• Създаване на нова папка в друга папка всеки месец
• Промяна на всички файлове в папка, които отговарят на определени критерии
• Изтриване на файлове в папка след два месеца
• и т.н.

Вторият сценарий е малко косвен. Това е за когато искате да създадете напълно автоматизирана рутина.

Действията на папките са уникални с това, че са едни от единствените работни потоци на Automator, които са наистина автономни. Те не се нуждаят от вас, за да ги карате да бягат. Не е нужно да помните или да правите нищо. Те просто работят.

Това ви позволява да създавате някои доста сложни работни потоци на Automator, които се изпълняват във фонов режим на вашата машина. Ще отнеме малко креативност, но има възможности, уникални за този тип работен процес.

Типове работни потоци на автоматизатора: Календарни аларми

Това ни отвежда до Календар аларми. Календарните аларми са работни потоци, които се добавят към вашия календар на Apple.

Отне ми известно време, за да разбера как точно работят тези. Не бях сигурен дали те са прикрепени към вашите събития в календара, бяха действия, които бихте могли да извършите върху събития в календара, или са се изпълнявали на време по ваш избор.

В крайна сметка отговорът беше последният вариант! Всеки път, когато създавате аларма в календара, тя се добавя към вашия календар в момента, в който сте го създали. За да го видите, ще трябва да отворите приложението Календар на Mac.

След като решите какво ще прави тази календарна аларма, можете да решите кога ще го направи. Можете да направите това, като го манипулирате точно както бихте направили всяко друго събитие в календара. Плъзнете го, променете датата и часа, изберете колко дълго ще продължи, задайте колко често искате да се повтаря (ако искате да се повтаря) и др.

Кога да използвате календарни аларми

Календарните аларми са чудесни, когато искате да създадете рутинни програми, които ще се изпълняват всеки ден, седмица, месец или година.

Връщайки се към моя пример за фактура, мога да създам аларма в календара, която да ми изпраща фактурите всяка седмица. Бих могъл да създам още една аларма в календара, която да ми прави нова фактура в началото на всяка седмица, ако знаех как да напиша скрипта за нея.

Можете също да използвате Календарни аларми, за да правите неща като затваряне и отваряне на определени приложения в определени часове. Например, можете да отворите Slack, докато работите, и да го затворите, когато приключите, без да е необходимо да взаимодействате с него.

Друга ситуация, в която календарните аларми стават полезни, е когато искате да настроите автоматизации около неповтарящи се събития в календара. Може би ви предстои среща, презентация на работа или планове за следващия уикенд. Можете да създадете автоматизация, която ще изпрати на вас и участниците в събитието известие, ще добави нещо към вашите бележки и т.н.

Типове работни потоци на автоматизатора: Плъгини за заснемане на изображения

През трите години, през които съм бил потребител и писател на Mac, нито веднъж не съм се сблъсквал с Image Capture, да не говорим за приставки за заснемане на изображения. Така че и за този искам да е ясно, че нямам много опит с този тип работен процес.

За тези, които (като мен) не са наясно с Image Capture, това е функция на Mac, която се появява всеки път, когато премествате изображения на вашия Mac от устройство. Това означава, че сте свързали камера директно към вашия Mac и премествате файлове от него на вашия Mac. Това може да бъде буквално камера, както и iPhone или iPad.

Подобно на приставките за печат, приставките за заснемане на изображения са автоматизации, които са достъпни само в диалоговия прозорец Image Capture. Те са много специфични.

Въпреки това, ако импортирате изображения на вашия Mac често, тогава вероятно ще се ритате, че не сте знаели за това.

Можете да използвате приставки за заснемане на изображения, за да преименувате автоматично изображения, докато ги импортирате, да ги конвертирате в a различен тип изображения, изрязвайте ги, преоразмерявайте ги, прилагайте филтри към тях, премествайте ги в определени папки и много Повече ▼.

Въпреки че са толкова нишови, виждам, че приставките за заснемане на изображения са един от най-полезните типове работни потоци на Automator. За фотографите това може да е находка.

Кога да използвате плъгини за заснемане на изображения

Отново, тук няма какво да се каже. Съвсем ясно е кога да използвате плъгини за заснемане на изображения спрямо други типове работни потоци на Automator.

Най-доброто време за използване на приставки за заснемане на изображения е, когато искате да автоматизирате част от рутината си, когато използвате Image Capture. Ако откриете, че постоянно преименувате файлове, изрязвате определени изображения през цялото време или организирате файловете, които импортирате, вероятно можете да ускорите всичко това с приставките за заснемане на изображения.

В противен случай не трябва да използвате плъгини за заснемане на изображения!

Типове работни потоци на автоматизатора: Команди за диктовка

Последният от видовете работни потоци на Automator е команди за диктовка. Позовахме се на тях през цялата тази публикация и най-накрая стигнахме до тях.

Командите за диктовка са работни потоци, които се изпълняват всеки път, когато кажете ключовата им фраза във функцията за диктовка на вашия Mac. За да активирате тази функция, натиснете fn ключ два пъти. Одобрете диалоговите прозорци, които се появяват, след което говорете с вашия Mac.

Когато създавате команда за диктовка, можете да изберете ключова фраза в горната част на редактора.

Изговарянето на тази ключова фраза след активиране на Диктовката ще задейства работния процес, който прикачвате към тази фраза.

Освен това, няма разлика между командите за диктовка и други типове работни потоци на Automator. Това е активирането, което е различно.

Кога да използвате команди за диктовка

Има няколко причини, поради които може да искате да използвате команди за диктовка вместо по-често срещаните типове работни потоци на Automator, като бързи действия и приложения.

Първият е готиният фактор. Можете да настроите забавна команда за диктовка и след това да я стартирате по-късно пред приятелите си, за да ги впечатлите.

Например, можете да картографирате тази команда на терминала, който играе Star Wars в приложението Terminal, към команда за диктовка. След това, за да впечатлите приятелите си, можете да кажете: „Компютър, играй Star Wars Episode IV“.

Можете също да използвате тази команда на терминала за да проведете разговор с вашия Mac. Просто задайте ключова фраза като „Как си с компютъра?“ След това накарайте автоматичен отговор да каже: „Добре, а вие сте потребител?“

Ако се питате: „Защо някой би искал да направи това?“ може да сте в грешен блог.

Друга употреба на командите за диктовка е добавянето на гласови команди, които Siri все още няма. За да бъде ясно, не можете да изпълнявате команди за диктовка от Siri. Но тъй като Siri и Dictation се активират по сходни начини, можете да подходите към командите за диктовка от подобен начин на мислене.

И накрая, командите за диктовка могат да се използват за целите на достъпността. Ако вие или някой, когото познавате, разчитате на гласови команди, за да използвате своя Mac, това може да бъде изключително мощно за този човек.

Използвайте типове работни потоци на Automator, за да промените начина, по който използвате вашия Mac

И това е! Това са осемте различни типа работни потоци на Automator и различните ситуации, в които се използват най-добре. Като ги избирате и комбинирате по креативни начини, можете да увеличите максимално производителността си на Mac.

Както споменах, отразявах и ще продължа да покривам повече съвети, трикове и ръководства за използване на приложенията Automator и Shortcuts на Mac и iPhone през следващите няколко седмици. Така че не забравяйте да се настроите блога на AppleToolBox за тези постове!

Освен това наближаваме август и септември, което означава, че слуховете за iPhone 13 ще започнат да се изливат. Не забравяйте да се абонирате за нашия бюлетин, за да получавате последните новини за всичко това!

Ще се видим тогава!