Jak používat čísla na Macu: Pokročilé techniky

Před pár týdny jsme to probrali základní techniky pro používání Numbers na Macu. V případě, že jste tento příspěvek zmeškali, prozkoumali jsme funkce Numbers, jako jsou vzorce, šablony, listy a řazení.

Dnes tento příspěvek rozšíříme o pokročilejší techniky. Pokud nejste obeznámeni s tématy obsaženými v tomto prvním příspěvku, důrazně vám doporučuji, abyste si je přečetli, než začnete pracovat na tomto příspěvku. Pro ty, kteří se však s Numbers zabývají a chtějí si rozšířit své pracovní znalosti, je tento příspěvek určen právě vám.

V tomto příspěvku se podíváme na pokročilé techniky, jako je vytváření grafů, kontingenčních tabulek, přidáním filtrování a podmíněného formátování a prozkoumáním možností kombinace Numbers s AppleScript. Tohle bude trochu „o úroveň výš“, takže se připravte a můžeme začít!

Jak používat Numbers na Macu: Pokročilé techniky

Kontingenční tabulky

První věcí, kterou se budeme zabývat, je funkce, která je v Numbers na Macu relativně nová: kontingenční tabulky. Dříve to byla funkce, kterou si mohli užívat pouze uživatelé Excelu. Ale v posledních aktualizacích Apple přinesl kontingenční tabulky na Mac.

Co jsou tedy kontingenční tabulky? Pro ty, kteří nevědí, je kontingenční tabulka něco jako standardní tabulka dat, kromě toho, že je interaktivní. Interaktivní aspekty kontingenční tabulky umožňují rychle organizovat, filtrovat, třídit a lépe porozumět datům v tabulce.

Například v typické tabulce Numbers uvidíte několik řádků a sloupců dat, z nichž bez ohledu na jejich uspořádání je pravděpodobně obtížné rychle získat přehled. Tuto tabulku dat tedy můžete namapovat na kontingenční tabulku, která vám rychle zobrazí souhrny dat, zobrazí vztahy mezi vašimi daty a další.

Chcete-li vytvořit kontingenční tabulku v Numbers, budete nejprve potřebovat tabulku nebo rozsah dat. Rozsah dat je pouze řádek nebo sloupec dat, zatímco tabulka je řada řádků a sloupců.

Vyberte rozsah nebo tabulku a klikněte Kontingenční tabulka na panelu nástrojů v horní části obrazovky. Budete požádáni, abyste si vybrali jednu z těchto čtyř možností:

• Na novém listu: Tím se vytvoří nový list obsahující vaši kontingenční tabulku. To vizuálně oddělí váš stůl a otočný stůl, abyste měli věci uspořádané.
• Na aktuálním listu: Tím přidáte kontingenční tabulku do listu, který právě používáte, což vám umožní zobrazit tabulku a kontingenční tabulku současně.
• Pro vybrané buňky na novém listu: Pokud nechcete vytvořit kontingenční tabulku pomocí tabulky, můžete místo toho vybrat rozsah. Pokud zvolíte tuto možnost, vytvoříte kontingenční tabulku pro svůj rozsah na novém listu.
• Pro vybrané buňky na aktuálním listu: Nakonec, jak se očekávalo, tato možnost vezme vámi vybraný rozsah buněk a vytvoří pro ně kontingenční tabulku na vašem aktuálním listu Čísla.

Nejlepší způsob, jak se s kontingenčními tabulkami seznámit, je začít je vytvářet a experimentovat s nimi. Nemáme čas v tomto příspěvku jít mnohem do hloubky, ale uděláme budoucí příspěvek o kontingenčních tabulkách, kde je prozkoumáme podrobněji. Takže zůstaňte naladěni!

Vytváření grafů

Další pokročilou technikou, kterou se budete chtít naučit při používání Numbers na Macu, je vytváření grafů. I když grafy nejsou při používání Numbers nezbytně nutné, jsou skvělým vizualizačním nástrojem.

Pro ty, kteří nejsou obeznámeni s grafy, jsou to způsob, jak vzít data do tabulky a zobrazit je vizuálnějším způsobem. To je skvělé pro získání rychlých přehledů a také pro zobrazení vašich dat netechnickým jednotlivcům. Pokud jste například sledovali výdaje v Numbers a potřebujete je ukázat během konference, můžete vytvořit graf a předvést jej v prezentaci.

Vytvoření grafu v Numbers je velmi snadné. Stačí si vybrat Schéma z panelu nástrojů a vyberte 2D, 3D nebo interaktivní graf pro svou datovou sadu. Pokud si nejste jisti, co zvolit, pak bude pravděpodobně nejlepší zůstat u 2D možnosti.

V tomto příspěvku opět nemáme dostatek času na to, abychom se podrobně věnovali vytváření grafů. Ale obecně platí, že koláčové a sloupcové grafy jsou skvělou volbou. Výsečové grafy pomáhají zobrazovat procenta a množství, zatímco sloupcové grafy jsou lepší pro porovnávání věcí ve vizuální hierarchii.

Stejně jako u kontingenčních tabulek pomáhá experimentovat s různými možnostmi grafu. Vytvořte tedy datovou sadu a začněte vytvářet grafy na základě této datové sady.

Taky! Poslední rada. Při vytváření grafu, který má osu X a Y (mají to například pruhové grafy), se snažte zachovat konstantní čísla na ose X a proměnná čísla na ose Y. Například je běžnou praxí umístit časové proměnné na osu X (měsíce, roky, týdny, čtvrtletí atd.) a finanční hodnoty na osu Y (měny, příjmy, výdaje, ztráty, růst atd.).

Podmíněné zvýraznění v Numbers na Macu

Další důležitou technikou, kterou si osvojíte v Numbers na Macu, je podmíněné zvýraznění. Jak jste si již možná všimli, můžete formátovat obsah ve svých buňkách. Můžete změnit barvu pozadí buňky, změnit barvu a typ písma a tak dále.

Stejně jako grafy lze formátování použít k vizuálnímu uspořádání dat. Barevným kódováním datových položek můžete rychle rozlišovat mezi kladnými a zápornými hodnotami, daty a částkami v dolarech, klienty atd.

Ruční změna celého tohoto formátování může samozřejmě zabrat spoustu času. Zde přichází na řadu podmíněné zvýraznění. Umožňuje vám vytvářet automatická pravidla, která okamžitě změní formátování vašich buněk. Takže pokud máte klienty A, B a C, můžete vytvořit pravidla tak, aby všechny položky A byly zelené, všechny položky B byly modré a všechny položky C byly červené.

Chcete-li nastavit pravidla podmíněného zvýraznění, vyberte buňku, rozsah buněk nebo celý sloupec/řádek. Poté klikněte Formát v pravém horním rohu obrazovky Čísla. To by mělo zobrazit (nikoli skrýt) panel Formát na pravé straně obrazovky.

V horní části tohoto panelu vyberte Buňka. Poté klikněte Podmíněné zvýraznění…

Vybrat Přidat pravidlo. Poté můžete vytvořit pravidlo založené na číslech, textu, datech a tak dále. Každý typ pravidla má své vlastní parametry, takže si vyberte to, které nejlépe odpovídá vašim potřebám. Pokud například chcete, aby každá buňka s textem „Klient A“ byla zelená, vyberte si Text > Je…

Tato pravidla můžete samozřejmě změnit tak, aby odpovídala vašim potřebám. Pokud to však nastavíte jako já, kdykoli zadáte „Klient A“ do buňky s těmito pravidly podmíněného zvýraznění, barva pozadí se okamžitě změní na zelenou.

Aby bylo jasno, nemusí to nutně změnit funkci vašich dat nebo tabulky. Pomůže vám to udělat věci vizuálně jasnými a ušetří vám čas.

Formátování čísel

Podobné jako podmíněné zvýraznění je formátování čísel v Numbers na Macu. Ve výchozím nastavení budou všechna čísla, která zadáte do Numbers, vypadat relativně podobně. Ne všechna čísla by však měla být formátována stejným způsobem. Budete mít data, časy, měny a procenta.

Abyste zajistili, že tato čísla budou vypadat tak, jak mají, můžete nastavit pravidla pro formátování různých buněk a rozsahů. Chcete-li to nastavit, budete se chtít ujistit, že Formát postranní panel je otevřený a budete si chtít vybrat Buňka znovu v tomto postranním panelu.

Všimněte si, že v horní části této části postranního panelu je rozbalovací nabídka označená Formát dat. Když vyberete tuto rozbalovací nabídku, zobrazí se následující možnosti:

Vše, co musíte udělat, je vybrat formátování, které chcete použít pro vybrané buňky. Od této chvíle budou vaše buňky automaticky správně formátovány.

A pokud si vyberete Číslo z rozbalovací nabídky můžete dokonce zvolit počet zobrazených desetinných míst. To může být opravdu užitečné pro zobrazování informací tak, jak chcete.

Filtrování

Další užitečnou možností zobrazení v Numbers na Macu je filtrování. Filtrování, podobně jako u kontingenčních tabulek, umožňuje zobrazit pouze informace, které jsou pro vás relevantní. Pomocí filtrování můžete například skrýt výdaje, které si nemůžete dovolit, zobrazit pouze klienty, které dlužíte, nebo zobrazit všechny nadcházející položky.

Jinými slovy, umožňuje vám vyplnit všechna vaše data a poté je filtrovat na základě vámi zvolených pravidel.

Při vytváření pravidel filtrování máte dvě možnosti:

• Rychlé filtry: Toto jsou automaticky generovaná pravidla filtrování, která se zobrazují na základě údajů, které jste zadali do tabulky. Jsou užitečné, když chcete pouze rychle odfiltrovat určité informace a nechcete nutně uspořádat svůj soubor dat konkrétním způsobem.
• Pravidla filtrování: Na druhou stranu pravidla filtrování jsou pravidla, která stanovíte pro svou tabulku/datovou sadu. Jsou trvalejší, strukturovanější a lze k nim přistupovat, kdykoli je potřebujete.

Chcete-li použít Rychlé filtry, vyberte sloupec dat nebo konkrétní buňku, umístěte ukazatel myši na odpovídající písmeno sloupce a klikněte na šipku, která se zobrazí vedle písmene sloupce. Tím se otevře rozbalovací nabídka, kterou najdete Rychlý filtr možnosti.

Vyberte jej a poté vyberte z dostupných možností filtrování, které nabízí, abyste změnili viditelná data. Data se neodstraňují ani nemění, jsou pouze skryta.

Pro pravidla filtrování vyberte sloupec, řádek nebo buňky, které chcete filtrovat. Poté na ně klikněte pravým tlačítkem a vyberte Zobrazit možnosti filtru.

Dále v postranním panelu (který by se měl změnit, aby zobrazoval možnosti filtrování), můžete přidat filtr do sloupce podle svého výběru. Stejně jako u podmíněného zvýraznění můžete vytvořit pravidla, která vám umožní strategicky zobrazovat/skrývat data.

Zvládnutí COUNTIF v Numbers na Macu

Jednou z nejvýkonnějších funkcí v Numbers na Macu je COUNTIF. Technicky existují další funkce „IF“, ale jakmile pochopíte, jak COUNTIF funguje, budete schopni přijít i na zbytek.

COUNTIF v podstatě umožňuje uživatelům použít vzorec na řadu čísel, ale také vyloučit čísla, která nesplňují určité podmínky. Takže „POČÍTÁTE“ čísla „POKUD“ splňují vaše podmínky.

Můžete to například použít k počítání pouze svých prodejů, které jsou vyšší než 100 USD, ignorovat klienty, kteří utratili méně než 10 USD, nebo se dívat pouze na platby, které nebyly zpracovány.

Chcete-li použít funkci COUNTIF, klikněte Vložit v horní části obrazovky Vzorec, pak Nová formule. Tím se změní postranní panel tak, aby zobrazoval všechny vzorce, které máte k dispozici. Do vyhledávacího pole na tomto postranním panelu zadejte „IF“ a stiskněte vrátit se.

Když to uděláte, uvidíte funkce jako IF, SUMIF, AVERAGEIF a samozřejmě COUNTIF. To vše jsou funkce, které využívají funkci IF, takže si stačí vybrat tu, která odpovídá vašim potřebám.

Všimnete si, že existují také funkce „-IFS“. Ty fungují víceméně stejně, až na to, že umožňují zkontrolovat více kolekcí pro více kolekcí, spíše než v jedné kolekci pro jednu podmínku.

Pomocí funkce VLOOKUP

Další je VLOOKUP. SVYHLEDAT je základní funkcí Excelu a je to funkce, se kterou se uživatelé Numbers na Macu budou chtít seznámit. Jakmile budete, zjistíte, že tuto funkci používáte neustále.

Pro ty, kteří nevědí, VLOOKUP je funkce, která vám umožní vyhledat konkrétní část dat, která odpovídá jinému datu. Můžete například vyhledat hodinovou sazbu (sloupec B) účtovanou klientovi (sloupec A).

Odtud můžete použít hodnotu, kterou jste vyhledali v jiné funkci. Je to tedy skvělý způsob, jak začít organizovat a transponovat části dat kolem vaší datové sady.

Chcete-li použít funkci SVYHLEDAT, znovu se podíváte na kroky provedené v poslední technice, kterou jsme probrali. Vybrat Vložit v horní části obrazovky a poté vyberte Vzorec a Nová formule. To by mělo změnit váš boční panel tak, aby zobrazoval panel pro výběr vzorce.

Do vyhledávacího pole tohoto panelu zadejte „VLOOKUP“ a stiskněte vrátit se na vaší klávesnici. Okamžitě byste měli vidět, že se funkce VLOOKUP objeví.

Pokračujte a vyberte SVYHLEDAT a začněte vytvářet vzorec v buňce podle vašeho výběru.

Aby tato funkce fungovala, budete muset vyplnit následující informace:

• Hledat: Zde zadáte hodnotu, kterou chcete najít. Můžete zadat číslo nebo řetězec REGEX. Pokud neznáte REGEX, tento příspěvek vás dostane do tempa.
• Rozsah sloupců: Další částí je výběr buněk, které budete prohledávat. Zadejte tedy, které buňky chcete najít Hledat obsah v.
• Návratový sloupec: Sloupec návratu je místo, kde určíte, jakou část dat chcete vrátit. Například, když někoho hledáte Hodinová mzda (sloupec A), pak možná budete chtít skutečně vytáhnout hodnotu obsaženou ve sloupci B, která obsahuje částku v dolarech, kterou vydělají. Jinými slovy, toto je hodnota, která určí, která část dat tato funkce vrátí.
• Blízký zápas: Tento parametr vám umožňuje zvolit, jak velký prostor dáte datům, která váš vzorec VLOOKUP najde. Řekněme například, že hledáte číslo „5,5“, ale vzorec místo toho najde „5,6“. Můžeš použít Blízký zápas rozhodnout, zda se to projeví jako chyba, nebo zda to chcete považovat za dostatečně přesné.

A to je vše! Zorientovat se v SVYHLEDAT může být trochu složité, ale jakmile to uděláte, bude to skutečně mocný nástroj ve vašem arzenálu. Věnujte tomu tedy spoustu času, dokud vám nebude příjemné ho používat. Zjistil jsem, že komunity Reddit pro Excel a Numbers mají spoustu informací o tom, jak funguje VLOOKUP, pokud potřebujete další čtení.

Spolupracujte se spolupracovníky

Jednou z nejjednodušších pokročilých technik, kterou se v tomto tutoriálu o Numbers na Macu budeme zabývat, je spolupráce. V nedávných aktualizacích Apple přidal uživatelům možnost vzájemně spolupracovat v Numbers.

Je to super snadný a skvělý způsob, jak zvýšit produktivitu vás i vašeho týmu. Chcete-li to provést, stačí kliknout na Spolupracovat na panelu nástrojů a sdílejte přístup k vaší tabulce s ostatními prostřednictvím e-mailu, textu nebo AirDrop.

Lidé, se kterými spolupracujete, budou muset mít zařízení Apple, nejlépe Mac nebo iPad, i když bude fungovat i iPhone.

Při spolupráci na souboru Numbers budete moci vidět přesné úpravy a příspěvky, které provedli ostatní. To je skvělé pro sdílení dokumentů s lidmi, práci na stejném souboru na různých zařízeních nebo v různých časech a udržování spojení vašeho týmu na pracovišti.

Přidání AppleScriptu do Numbers

V neposlední řadě je docela pokročilou technikou pro Numbers na Macu používání AppleScriptu s vašimi tabulkami. Pro ty, kteří nevědí, AppleScript je základní skriptovací jazyk od společnosti Apple, který lze použít k automatizaci určitých úkolů.

Pro ty, kteří znají Excel, můžete mít zkušenosti s makry. Makra umožňují automatizovat základní úkoly, jako je zadávání čísel nebo aktualizace informací. Je to skvělá úspora času, která je integrována do Excelu.

Bohužel Apple zatím nezabudoval podobnou funkci jako Numbers. Místo toho se budete muset spolehnout na AppleScript.

Dobrou zprávou je, že AppleScript je docela jednoduchý. Pokud již máte nějaké zkušenosti s programováním, měli byste si je rychle osvojit. A pokud ne, můžete se buď naučit základy, nebo zkopírovat kód, který jiní napsali online.

Stejně jako mnoho z toho, co je v tomto článku, ani my nemáme čas se podrobně zabývat všemi věcmi, které můžete dělat s AppleScriptem v Numbers. Vězte, že pokud zjistíte, že v Numbers děláte mnoho opakujících se úkolů, můžete pomocí AppleScriptu začít přenášet tuto práci na váš počítač.

Numbers na Macu: Staňte se profesionálem

A to je vše! Když si osvojíte techniky popsané v tomto příspěvku, můžete začít zdokonalovat své dovednosti v Numbers na Macu a pokročit směrem k tomu, abyste se stali skutečnými profesionály. Zatímco některé z těchto pojmů může být zpočátku těžké zamotat hlavu, je pravděpodobné, že budete používat spoustu těchto věcí denně.

Jsou to skvělé techniky, které se můžete naučit, pokud se chcete živit prací v Numbers nebo Excelu. A pro ty, kteří potřebují Numbers pro domácí projekty, vám to umožní dělat celou řadu nových věcí. Dejte mi vědět v komentářích níže, jak plánujete používat tyto různé techniky!

Pro více postřehů, novinek a průvodců o všech věcech Apple, podívejte se na zbytek blogu AppleToolBox.

Uvidíme se příště!