Nejrychlejší způsob sdílet soubory v Microsoft Teams je přes kartu Soubory. Vše, co musíte udělat, je nahrát své soubory a ostatní členové týmu k nim budou mít okamžitý přístup. Jak ale poznáte, že někdo otevřel a zobrazil soubory, které jste sdíleli v sekci Soubory? Pojďme to zjistit!
Vidíte, kdo si prohlížel soubory na MS Teams?
Zkontrolujte podrobnosti o souboru SharePoint
Pro rychlé připomenutí, vaše soubory Teams jsou ve skutečnosti uloženy na SharePointu. Chcete-li zkontrolovat, kolik lidí otevřelo konkrétní soubor, otevřete podrobnosti o souboru na SharePointu.
- Jděte do svého Kanál týmů.
- Klikněte na Soubory tab.
- Klikněte na Otevřete v SharePointu.
- Přihlaste se ke svému účtu SharePoint na nové kartě prohlížeče.
- Poté vyberte soubor, který chcete zkontrolovat, ale neklikejte na jeho název.
- Klikněte na Informační ikona pro otevření podrobností souboru.
- Můžete vidět, kolik lidí otevřelo jednotlivý soubor.
V závislosti na nastavení vaší organizace můžete také vidět, kdo konkrétní soubory otevřel. Pokud jste vlastníkem webu, můžete upravit nastavení sdílení na úrovni organizace, aby lidé věděli, kdo si prohlížel soubory nebo stránky na webu. Pro dokončení práce postupujte podle níže uvedených kroků.
- Přejděte na svůj web SharePoint.
- Klikněte na Nastavení ikona.
- Vybrat Informace o webu.
- Poté klikněte na Zobrazit všechna nastavení webu.
- Pod Akce webu, klikněte na Správa funkcí webu.
- Přejděte dolů na Prohlížeče SharePointu.
- Vybrat aktivovat pro povolení kartotéky, která zobrazuje informace o prohlížečích a aktivitách souborů.
Chcete-li otevřít kartu souboru, přejděte na Knihovna dokumentů, umístěte kurzor na soubor nebo klikněte na tři tečky. Karta souboru se zobrazí vedle příslušného souboru.
⇒ Poznámka: Po povolení možnosti „Prohlížeče SharePointu“ možná budete muset počkat 10 až 30 minut, než budou kartotéky k dispozici.
Použijte zprávu Digital Activity Report From Insights
Případně můžete pomocí aplikace Insights zkontrolovat, zda lidé otevřeli soubor nebo ne. Použijte Zpráva o digitální činnosti nástroj pro kontrolu, zda uživatelé otevřeli a upravili soubor, zúčastnil schůzky, navštívili kanál a tak dále.
Pomocí filtrů přizpůsobte své přehledy podle svých potřeb. Můžete například použít Studentský filtr zúžit data na jednotlivé studenty a konkrétní časové rámce. Můžete také použít Filtr aktivity k zobrazení údajů souvisejících s používáním souborů, úkoly, schůzky a tak dále. Nejlepší na tom je, že můžete exportovat data z Digital Activity Report do Excelu.
Mimochodem, kdyby aplikace Insights nebude fungovat, nezapomeňte povolit přehled Engagement a aktualizovat týmy.
Závěr
Chcete-li zkontrolovat, kdo otevřel soubor v Microsoft Teams, nainstalujte si aplikaci Insights a použijte sestavu digitální aktivity. Nástroj dokáže načíst širokou škálu dat, včetně informací o tom, kdo otevřel a upravil konkrétní soubory. Případně můžete také zkontrolovat podrobnosti o souboru na SharePointu.
Našli jste jiné způsoby, jak zkontrolovat, kdo si prohlížel soubory, které jste sdíleli v Microsoft Teams? Podělte se o své nápady v komentářích níže.