Sledujte a třídíte nezodpovězené e-maily na svém Macu a zvyšte produktivitu

Pokud nejen dostáváte spoustu e-mailů každý den, ale také na ně odpovídáte, přeposíláte je a posíláte ještě více, pak může být opravdu těžké držet krok. Inspirováno a diskuze na fóru podpory Apple, rozhodli jsme se pomoci těm, kteří se dostanou do této situace.

Tím, že budete mít přehled o e-mailech, na které stále potřebujete odpovědět, a budete je moci snadno třídit, můžete zvýšit svou produktivitu dvojnásobně. A díky flexibilitě, kterou vám ukážeme, můžete rychle najít e-maily čekající na vaše odpovědi.

Příbuzný:

• 21 tipů a triků Apple Mail, které jste možná nevěděli pro iOS a macOS
• Jak přidat a používat oblíbené emotikony a symboly v Mailu na Macu
• Vše nového v Mailu pro macOS Catalina

Vytvořte chytrou schránku

Chytré poštovní schránky jsou užitečné nástroje pro automatické přesouvání zpráv. Zatímco e-maily zůstávají na svém původním místě, zobrazují se také ve specifické poštovní schránce, kterou vytvoříte pomocí kritérií; něco jako Pravidla pošty.

Chcete-li zjistit, na které e-maily jste neodpověděli, vše na jednom místě, zde je návod, jak nastavit tuto chytrou schránku v aplikaci Mail na vašem Macu.

1. Klikněte Poštovní schránka > Nová chytrá schránka z panelu nabídek.
2. Ve vyskakovacím okně pojmenujte svou poštovní schránku s něčím jako „Neodpovězené e-maily“ nebo čímkoli, co se vám líbí.
3. Pro Obsahuje zprávy, které odpovídají [jakékoli/všem] z následující podmínky, vybrat Všechno.
4. V části kritéria klikněte na první rozevírací pole a vyberte Zpráva nebyla zodpovězena.
5. Volitelně označte políčka pro Zahrnout zprávy z koše a z Odeslaná.
6. Klikněte OK.

Pokud chcete, můžete to vyzkoušet. Pošlete si e-mail a měl by se zobrazit ve vaší nové chytré schránce. Odpovězte na něj a mělo by to z této schránky zmizet. (Možná mu budete muset dát pár sekund, než zmizí.)

Třídění e-mailů ve vaší chytré schránce

Chytré schránky fungují stejně jako ostatní, které používáte v aplikaci Mail. Pokud tedy používáte klasické rozložení pro Mail, můžete třídit pomocí sloupců. To usnadňuje řazení kliknutím na Datum přijetí záhlaví a zobrazení nejaktuálnějších e-mailů nahoře.

Pokud v aplikaci Mail používáte výchozí rozložení, můžete stále rychle třídit pomocí několika metod.

Nejprve a nejsnadněji klikněte na záhlaví sloupce seznamu zpráv a vyberte datum a Nejnovější zpráva nahoře. Případně můžete kliknout Pohled > Seřazeno podle a vybrat si datum a Nejnovější zpráva nahoře odtamtud.

Upravte svou chytrou schránku

Ještě jeden tip, který můžete použít s vytvořenou chytrou schránkou, je udělat ji ještě chytřejší! Možná byste chtěli vidět všechny ty nezodpovězené e-maily ze dneška, včerejška nebo tohoto týdne. Úprava vaší Smart Mailbox zabere jen minutu.

1. Vyberte svou Smart Mailbox a buď klikněte Poštovní schránka > Upravit Smart Mailbox z lišty nabídek nebo klikněte pravým tlačítkem myši to a vybrat Upravit Smart Mailbox z kontextové nabídky.
2. V poli kritéria klikněte na tlačítko znaménko plus úplně doprava a přidejte další filtr.
3. Pro první rozevírací pole vyberte Datum přijetí a pro druhou vyberte datum nebo rozsah byste chtěli použít. Můžete si vybrat z možností jako dnes nebo tento týden, je přesně nebo je mezi a je před datem nebo je po datu. Tyto volby vám poskytují velkou flexibilitu.
4. Až skončíte, klikněte OK.

Stejně jako při prvním vytvoření Inteligentní poštovní schránky pomocí výše uvedených kroků můžete spustit rychlý test.

Inteligentní poštovní schránky můžete vytvářet nebo upravovat tak, aby zahrnovaly všechny druhy kritérií, jako je tato. Pokud tedy máte možnost, prohlédněte si možnosti pro případ, že uvidíte další filtry, které je třeba zahrnout. A pokud je to možné, spusťte test a srovnejte tato kritéria, abyste zjistili, zda vše funguje tak, jak očekáváte.

Jste připraveni zvýšit svou produktivitu?

Nechat zůstat bez odpovědi na e-maily, které by neměly, může způsobit spoustu problémů, zejména pro vaši práci. Takže pokud shledáte tento návod užitečný a něco, co budete používat, dejte nám vědět v komentářích níže!