Corona-pandemien har medført nye udfordringer, især når det kommer til at arbejde hjemmefra. Det kan især være svært, når man har et team, der prøver at arbejde på et projekt sammen. Virtuelt samarbejde er blevet det nye normale i det moderne arbejdsmiljø, da teams forsøger at arbejde fra flere steder eller endda kontinenter.
Google Docs er et storslået samarbejdsværktøj, der er fleksibelt til teamwork og nemt kan tilgås, selv fra smartphones. Men med denne fleksibilitet er der stadig behov for e-mailintegration. E-mails er blevet et kernekommunikationsværktøj i virksomheden. Adskillige e-mails smides i papirkurven, og nogle er bedre tjent med at blive arkiveret. Mens der arbejdes med bekræftende værktøjer, skal nogle ændringer muligvis handles eller ses af andre teammedlemmer. Denne funktion kan være praktisk til sporing af mødeinvitationer, e-mail-planer og meget mere.
Integrering af e-mail i Google Docs
Google har nogle funktioner til at hjælpe med at flette dine Google Docs og e-mails. For den første mulighed skal du følge trinene nedenfor.
Aktiver oprettelse af dokumenter
Log ind på din Gmail og klik på det tandhjulsformede ikon øverst til højre. Herefter skal du klikke på indstillinger. I nærheden af det øverste center, klik på fanen Labs og rul langsomt ned. Klik på Aktiver næste for at oprette et dokument. Gem derefter de foretagne ændringer. Så næste gang du vil gemme din e-mail i Google docs, skal du bare klikke på knappen mere. Denne knap er øverst i midten af beskedlæsepanelet. Klik derefter på Opret et dokument. En fane åbnes, og derfra er det meget nemt at redigere eller gemme. Du kan endda eksportere til pdf eller andre filformater.
Google Doc-vedhæftet fil
Den anden mulighed, du har, er at klikke på fanen Filer i Google-dokumentet, rulle ned, og du får muligheden "E-mail som vedhæftet fil". Når du har valgt denne mulighed, vises en e-mail-pop op som vist i nedenstående diagram. Her har du mulighed for at tilføje e-mailadressen på det medlem, du vil sende dokumentet til, også har du privilegiet at indtaste en besked i brødteksten, før du deler dokumentet. Denne integration er blevet faciliteret af Google. Den Gmail-konto, der bruges til at få adgang til Google-dokumenterne, vil blive brugt til at sende e-mailen.
Man kan også integrere og konvertere Google-dokumenter til e-mails ved at tilføje en Google chrome-udvidelse fra chrome-webbutikken og derefter vælge udvidelsen. Når du har downloadet Google-udvidelsen, skal du tilføje den. Du vil derefter se en knap, der siger "Åbn i Gmail." Når du klikker på denne knap, får du en pop-up, der siger "Vi konverterer Google-dokument i e-mailen." Herefter får du en bekræftelse på, at dit Google-dokument er blevet sendt som en Gmail- eller Google-app e-mail.
Chrome-udvidelse
Man kan også integrere e-mails med Google docs ved at tilføje en chrome-udvidelse for at redigere e-mails i Google docs, du kan få chrome-udvidelsen. Denne udvidelse tilbyder den luksus at redigere e-mails i Google docs. Når du har downloadet udvidelsen, klik på Tilføj udvidelse.
Når du åbner e-mailen, tjek og klik på "Rediger i Google Docs"-ikonet i din Google-applikations-e-mail eller Gmail. Du får muligvis en notifikation, der anmoder om, at du godkender adgang til Google Drev. Vælg indstillingen Tilføj Google Drive-konto. Dette vil være afgørende, når du vil gemme e-mails i dit Google-drev efter at have redigeret e-mails i Google docs. Denne funktion er nyttig, især når du arbejder på et projekt med et stort team.
Nyd en nemmere, bekræftende arbejdsgang
Disse er blandt de få måder at integrere Google-dokumenter og e-mails på. Du kan nyde de ekstra funktioner og optimere dit produktivitetsoutput ved at arbejde problemfrit og samarbejde online med andre projektteams.