Sådan Mail Merge Fra Excel til Word på 2 måder

Hvis du kæmper for at sende massemails eller mails til kunder og kunder ved at tilpasse indholdet af hvert dokument, kan brevfletning hjælpe. Til brevfletning er den bedste kombination Excel og Word. Find her, hvordan du mailfletning fra Excel til Word på to nemme metoder.

Brevfletning er den mest overkommelige form for automatisering af kontorarbejde på stationære og bærbare computere. Du skal bare konfigurere Microsoft Word-appen til at hente data til pladsholdertekster fra en database som en Excel-fil til et dokument.

Når du er indstillet, kan du oprette personlige breve, konvolutter, e-mails, telefonbøger, adresseetiketter og så videre med et enkelt klik. Hvis du lærer at lave en brevfletning fra Excel til Word, kan du oprette fakturaer, månedlige regninger, abonnementsoplysninger og mange andre officielle dokumenter for hundreder og tusinder af kunder på få klik.

Ved at lære at lave en brevfletning i Word fra Excel, kan du oprette datarige e-mails og mails og undgå menneskelige fejl, der kommer som en risiko, når du opretter sådanne dokumenter manuelt. Så lad os komme i gang med metoderne til at lave en brevfletning fra Excel til Word.

Der er to måder at lave en brevfletning fra Excel til Word. Den første er den manuelle metode, hvor du selv tilføjer pladsholderteksterne til et dokument, og Word klarer resten for resten af ​​mails eller e-mails. Lær trinene til manuel brevfletning her:

Først og fremmest skal du oprette en database, hvorfra MS Word vil hente data til Mail Merge Fields i skabelonen e-mail, mail, faktura osv. Du skal oprette Excel-databasen på en sådan måde, at alle data relateret til én modtager er tilgængelige i en enkelt række.

Du kan adskille forskellige data i en enkelt række under forskellige kolonneoverskrifter. Disse kolonneoverskrifter vil fungere som modstykket til brevfletningsfelter i Word. Du kan oprette kolonneoverskriften, som du vil nu. Men senere skal du foretage mindre redigeringer i kolonneoverskrifter for at matche felter i Word.

Nedenfor finder du de grundlæggende trin til at oprette en database til brevfletning i Excel. Denne vejledning vil oprette en faktura til en lille eller hjemmevirksomhed, hvor du kan sende massefakturaer og månedlige regninger til tusindvis af kunder til en overkommelig pris uden at være afhængig af dyre onlineløsninger eller tredjepart agenturer:

• Opret en tom Excel-fil og omdøb arkets navn til Fakturaer.
• Du skal udfylde alle data for brevfletning i dette regneark.
• Opret nu de elementer, du vil inkludere i brevfletningsdokumentet som kolonneoverskrifter. Disse vil fungere som Brevfletningsfelter i Word.
• Indtast et kundenavn og alle andre relaterede oplysninger under den respektive kolonneoverskrift i samme række. Hvis du ændrer rækker for den samme kunde, vil Word ikke være i stand til at udfylde de korrekte oplysninger på det flettede dokument.

• Efterhånden som din kundebase vokser, kan du begynde at tilføje nye kundenavne under Kundes kolonneoverskrift.
• Du kan også tilføje nye data for eksisterende eller nye kunder under de specifikke kolonneoverskrifter.
• Hver gang du opdaterer denne database, vil brevfletning i Word automatisk oprette et nyt kundedokument til tilføjelse kunder, udelad klienter, hvis du sletter nogle, og opdatere også tallene i dokumentet i henhold til oplysninger fra Excel database.
• Word brevfletning importerer ikke talformateringen fra Excel. For at beholde talformateringselementer, såsom decimaler, valutasymboler osv., skal du indsætte en kort kode i specifikke brevfletningsfelter. Jeg vil nævne koden og tricket til at bruge det senere i denne tutorial.

Det er det! Du har oprettet Excel-databasen til brevfletningsprojektet. Godt arbejde! Lad os komme i gang med at oprette brevfletningsskabelonen i Microsoft Word.

Først skal du udarbejde den faktura-e-mail eller mail, du vil sende til dine kunder og kunder. Brevet skal indeholde nogle grundlæggende oplysninger om dig som vist nedenfor. Disse er statiske for alle e-mails og mails.

• Dit navn
• Dit firmanavn
• Din virksomhedsadresse
• Firmalogo (hvis nogen)
• En signaturlinje

Nu hvor du har oprettet Word-skabelonen, som du vil tilføje brevfletningsfelter på, lad os se nedenstående trin:

• Klik på fanen Mailings på Word-båndet, og vælg derefter Start brevfletning.

• Fra drop-down liste, vælg den type dokument, du vil lave. Lad os vælge E-mail beskeder.
• Klik nu igen Forsendelser men denne gang vælger Vælg Modtagere.
• Da du vil udføre en brevfletning fra Excel til Word, skal du vælge Brug en eksisterende liste mulighed.

• Find nu brevfletningsdatabasen, der er oprettet tidligere på Excel, og vælg Fakturaer arbejdsark i Vælg Tabel dialog boks.
• Nu skal du se, at Skriv og indsæt felter kommandogruppen bliver aktiveret på Word-båndmenuen > Forsendelser.

Indtil videre har du forbundet Excel-databasen for brevfletning til Word. Dernæst lærer vi, hvordan du udfylder de påkrævede felter i brevfletningsskabelondokumentet nedenfor:

• Klik på Hilsen Line mulighed på fanen Forsendelser og opret den velkomstlinje, du vil tilføje. Det «GreetingLine» pladsholdertekst vises.

• Nu kan du skrive en erklæring, der nævner fakturabetalingen. Dette vil være en statisk erklæring, der vil gå til alle modtagerne.
• Under hilsen-linjen kan du tilføje andre brevfletningsfelter som f.eks Bruger email«Kunde_e-mail»; Fakturanummer: «Invoice_Number»; Fakturadato: «Invoice_Date», etc.

• Klik derefter på Indsæt fletfelt mulighed for at begynde at tilføje de dynamiske komponenter i brevfletningsprojektet.
• Kommandoen Indsæt fletfelt viser alle kolonneoverskrifter, der er tilgængelige i den Excel-database, du føjede til brevfletningsdokumentet. Tag dig tid til at tilføje de felter, du ønsker.

• Du kan f.eks. tilføje disse flettefelter: «Tjenestelinje_1»; «Dato_Line_1»; «Beløbslinje_1»; «Servicelinje_2»; «Dato_Line_2»; «Beløbslinje_2»; «Beløb_Total_».

• Nu hvor du har tilføjet alle de dynamiske felter, kan du lukke din e-mail ved at tilføje en afsluttende bemærkning og signaturlinje. Igen ville dette være en statisk komponent.
• Du kan nu klikke på Forhåndsvisning af resultater knappen under fanen Forsendelser for at se det første flettede dokument.

Som du kan se i forhåndsvisningen, viser fakturabeløbet ikke valuta eller decimaler. For at løse dette skal du følge de trin, der er beskrevet her:

• Højreklik på «Beløbslinje_1» brevfletningsfelt og klik Skift feltkoder.

• Nu skulle du se MERGEFIELD og derefter feltet.
• Indtast følgende kode som vist på billedet ovenfor:

#$0.00

• Vælg nu feltet igen, højreklik og Skift feltkoder.

• Se derefter forhåndsvisningen for at bekræfte, om brevfletning importerer nummerformateringen eller ej.
• Du kan nu indtaste ovenstående kode i andre brevfletningsfelter med numre som f.eks «Beløbslinje_2» og «Beløb_Total_».

Du kan fremhæve vigtige data i e-mail-skabelonen nu. Word brevfletning vil bære formateringen i alle andre dokumenter, som du opretter i dette brevfletningsprojekt.

Når du er klar, klik Afslut & flet > Rediger individuelle dokumenter > Alle i Flet poster dialog boks. Klik Okay at oprette alle flettede dokumenter for hver kunde i Excel-databasen.

Word brevfletning vil oprette et nyt dokument med de flettede e-mails. Så du skal gemme filen separat eller sende e-mails med det samme.

Den anden måde at lave en brevfletning på er ved at bruge guiden Brevfletning i Microsoft Word. Dette er dog en vanskelig metode. Du skal ændre kildedatabasen i Excel i henhold til de tilgængelige brevfletningsfelter i Word. Her er hvad du skal gøre for at prøve den automatiske brevfletning i Word:

• Opret skabelonen Word-dokument, og klik derefter Forsendelser > Start brevfletning > den type dokument, du ønsker at fremstille.

• Klik derefter Start brevfletning igen og vælg derefter Trin-for-trin Mail Merge Wizard.

• Instruktionerne vises i seks trin i navigationsruden til højre i Word.
• Du skal udføre opgaven vist i det første trin og derefter klikke på Næste: Startdokument for at følge guiden.

Du kan flette data til Word fra Excel automatisk ved at bruge Word brevfletningsfunktionen. Til dette skal du have Excel-filen med. Opret derefter et nyt Word-dokument og begynd at skrive din e-mail eller mail. På de steder, hvor du skal importere værdier fra Excel, skal du klikke på feltet Indsæt brevfletning og tilføje den ønskede værdi.

Før du gør dette, skal du tilføje Excel-databasen ved at gå til Forsendelser > Vælg modtagere > Brug en eksisterende liste og vælg Excel-filen. Når du har oprettet skabelondokumentet manuelt, færdiggør brevfletningen, og Word vil automatisk oprette alle andre e-mails eller mails for de respektive modtagere.

Du kan oprette en brevfletning fra Excel-data, som du plejer for en ny liste over kontakter eller kontakter fra Outlook. Men for at bruge data fra et Excel-regneark skal du følge disse trin:

• Gem Excel-filen og Word brevfletningsskabelonen på det lokale lager.
• Åbn Word-filen, og klik på Mailings.
• Vælg nu indstillingen Vælg modtagere, og klik på Brug en eksisterende liste.
• Naviger nu til det drev, hvor Excel-filen findes, vælg den, og klik derefter på Åbn.
• Det er det! Du har linket Excel-filen til brevfletning.

Ifølge guiden Trin-for-trin brevfletning er følgende seks trin til brevfletning i Word:

• Vælg dokumenttypen som breve, konvolutter, mapper osv.
• Vælg startdokument som det aktuelle dokument eller eksisterende dokument
• Vælg modtagere fra en eksisterende liste (Excel), Outlook-kontakter eller en ny liste
• Skriv dit brev
• Se forhåndsvisning af dine breve
• Fuldfør fusionen

Nu ved du, hvordan du brevfletning fra Excel til Word ved at følge enten den manuelle metode eller Word Mail Merge-guiden. Prøv en af ​​metoderne afhængigt af dit brevfletningsdokument, database og graden af ​​personalisering, du har brug for.

Glem ikke at kommentere nedenfor, hvis du kender til andre ubesværede metoder til, hvordan man laver en brevfletning i Word fra Excel. Det kan du også godt tænke dig at vide hvordan man udskriver etiketter fra Excel ved hjælp af MS Word brevfletning og flette kommentarer og ændringer fra flere dokumenter.