Midt i nye coronavirus-bekymringer og et stadig mere teknologisk netværk vokser onlineaktivitet som et alternativt kommunikationsmedium for kolleger og studerende for at øge produktiviteten. Adskillige hjemmesider og applikationer er vokset i popularitet for at lette mere effektive former for kommunikation og diskussion både på og uden for arbejdspladsen.
Lad os tage et kig på Gmail og Slack, to applikationer, som, når de bruges produktivt, stort set kan være gavnlige til brug på arbejdspladsen.
Produktivitetshack til Gmail
Gmail fungerer som en e-mail-tjeneste, der drives af Google. Gennem applikationen sender og modtager folk e-mails, dokumenter, billeder, videoer og nogle gange endda klasseværelsesmeddelelser. Gmail tillader kolleger, undervisere og folk generelt at kontakte hinanden af forskellige årsager med mange forskellige vedhæftede filer. Selvom det er blevet fastslået, at Gmail er et nyttigt program, er her flere måder at forbedre din Gmail-produktivitet på:
1. Apps og meddelelser
Download Gmail til din smartphone fra App Store eller Google Play Store. Bogmærk det på din bærbare computer. Hvis du antager, at du ejer en Gmail-konto og tjekker dine e-mails for at kommunikere med andre, gør disse ting det lettere for dig at få adgang til din konto og derfor blive mere lydhør og proaktiv, når det kommer til at være på toppen af produktiv meddelelse. Hver gang du modtager en e-mail, kan du slå notifikationer til, så du kan svare og forblive opdateret meget hurtigt for dem, der er meget vigtige.
2. E-mail lister
Send gruppe-e-mails med e-mail-lister. Hvis du er direktør eller klubleder og ønsker at sende en masse-e-mail til flere personer om møder, ville det være nyttigt at oprette grupper og sende e-mailen til en gruppe i stedet for at skrive den individuelle e-mail fra hver modtager for hver enkelt person e-mail. For at gøre dette skal du bruge Google Kontakter, som er tilgængelige fra de ni prikker i øverste højre hjørne på gmail.com. Vælg de kontakter, som du ønsker at oprette en gruppe for, og brug bogmærkefanen i rækken direkte under søgefeltet til at navngive gruppen. Når du skriver en e-mail i Gmail, kan du nu skrive navnet på gruppen i stedet for navnet på hver enkelt person, du forsøger at sende e-mail til. Dette vil uundgåeligt spare dig for en masse tid.
3. Planlæg e-mail
Når klokken er 03:37 søndag aften/mandag morgen, kan du pludselig indse, at du har glemt at sende en e-mail til nogen med vigtige oplysninger, men heller ikke ønsker at sende dem på et mærkeligt tidspunkt. For at undgå at glemme at sende e-mailen på et senere tidspunkt, kan du udarbejde e-mailen og klikke på trekanten til højre for send-knappen og derefter vælge planlæg send. Du kan automatisk sende denne e-mail på et senere tidspunkt, så de mennesker, der modtager den, ikke sætter spørgsmålstegn ved din søvnplan eller glemsomhed.
Produktivitetshack til Slack
Slack fungerer som en alternativ, mere samarbejdende software. Det minder mere om sms end om e-mail. Slack lægger vægt på teamwork og integration gennem mere umiddelbar kommunikation. Slack er også et meget nyttigt program, men her er nogle flere metoder til at forbedre din slap produktivitet:
1. Apps og advarsler
I lighed med Gmail er det at gøre Slack mere tilgængelig en vigtig måde at øge din produktivitet gennem softwaren. Download applikationen på din telefon, og den er også tilgængelig som applikation eller onlinelink til stationære/bærbare computere. Hver gang nogen sender en besked, kan du så sikre dig, at du får meddelelser og holder dig opdateret med vigtige oplysninger.
2. Stjernekanaler
Hvis du har mange forskellige kanaler og nogle gange har svært ved at finde den rigtige, kan det være en hjælp at stjernemarkere vigtige kanaler. På denne måde vises de vigtige kanaler helt øverst i venstre kolonne på Slack og giver mulighed for nem adgang. Hvis du bliver oversvømmet med beskeder fra Slack og ikke nødvendigvis anser dem alle for at være relevante, kan du ændre notifikationsindstillinger i notifikationspræferencer for en kanal. Ved at gøre dette kan du fokusere på at prioritere vigtigt arbejde og kontrollere Slack fra de afgørende opdateringer, som du virkelig har brug for.
3. Søg samtaler
Hvis der er noget virkelig vigtigt nævnt tidligere i kanalen, kan du nemt søge efter det gennem søgefeltet øverst til højre. Indtast blot nøgleord, og du har nem adgang til en fil, du engang har uploadet, eller vigtige oplysninger, som nogen engang har sendt.
Samlet set er disse to applikationer utrolige anvendelser af teknologi til at øge produktiviteten på arbejdspladsen. Gennem Gmail og Slack bliver det så meget nemmere for folk at interagere med hinanden på tværs af forskellige platforme og dele vigtig information på tværs af et stort netværk. Ved at bruge nogle af disse tips, der er anført ovenfor, vil du hjælpe dig med at blive endnu mere kyndig med brugen af disse applikationer og din produktivitet som arbejdende studerende, underviser, direktør og teknologisk forbundet menneske vil kun øge.