Den hurtigste måde at dele filer på Microsoft Teams er via fanen Filer. Alt du skal gøre er at uploade dine filer, og de andre teammedlemmer kan få adgang til dem med det samme. Men hvordan ved du, om nogen har åbnet og set de filer, du delte i afsnittet Filer? Lad os finde ud af det!
Kan du se, hvem der har set filer på MS Teams?
Tjek SharePoint-fildetaljer
Som en hurtig påmindelse er dine Teams-filer faktisk gemt i SharePoint. For at kontrollere, hvor mange personer der har åbnet en bestemt fil, skal du åbne fildetaljerne på SharePoint.
- Gå til din Teams kanal.
- Klik på Filer fanen.
- Klik på Åbn i SharePoint.
- Log ind på din SharePoint-konto i en ny browserfane.
- Vælg derefter den fil, du vil kontrollere, men klik ikke på dens navn.
- Klik på Info ikon for at åbne filoplysningerne.
- Du kan se, hvor mange personer der har åbnet den enkelte fil.
Afhængigt af din organisations indstillinger kan du også se, hvem der har åbnet bestemte filer. Hvis du er webstedsejer, kan du redigere dine delingsindstillinger på organisationsniveau for at fortælle folk, hvem der har set filer eller sider på webstedet. Følg nedenstående trin for at få arbejdet gjort.
- Gå til dit SharePoint-websted.
- Klik på Indstillinger ikon.
- Vælg Site information.
- Klik derefter på Se alle webstedsindstillinger.
- Under Sitehandlinger, Klik på Administrer webstedsfunktioner.
- Rul ned til SharePoint Viewers.
- Vælg Aktiver for at aktivere filkortet, der viser oplysninger om seere og filaktiviteter.
For at åbne filkortet skal du gå til Dokumentbibliotek, hold markøren over en fil, eller klik på de tre prikker. Filkortet vises ved siden af den respektive fil.
⇒ Bemærk: Efter at have aktiveret indstillingen "SharePoint Viewers", skal du muligvis vente i 10 til 30 minutter, før filkortene bliver tilgængelige.
Brug den digitale aktivitetsrapport fra Insights
Alternativt kan du bruge Insights-appen til at kontrollere, om folk har åbnet en fil eller ej. Brug Digital aktivitetsrapport værktøj til at kontrollere, om brugere har åbnet og redigeret en fil, deltog i et møde, besøgte en kanal og så videre.
Brug filtre til at tilpasse dine rapporter afhængigt af dine behov. Du kan f.eks. bruge Student filter at indsnævre dataene til individuelle elever og specifikke tidsrammer. Du kan også bruge Aktivitetsfilter for at se data relateret til filbrug, opgaver, møder og så videre. Det bedste er, at du kan eksportere data fra den digitale aktivitetsrapport til Excel.
Forresten, hvis Insights-appen virker ikke, sørg for at aktivere Engagement-rapporten og opdatere Teams.
Konklusion
For at kontrollere, hvem der har åbnet en fil på Microsoft Teams, skal du installere Insights-appen og bruge den digitale aktivitetsrapport. Værktøjet kan hente en lang række data, herunder oplysninger om, hvem der har åbnet og redigeret specifikke filer. Alternativt kan du også tjekke fildetaljerne på SharePoint.
Fandt du andre måder at kontrollere, hvem der så de filer, du delte på Microsoft Teams? Del dine ideer i kommentarerne nedenfor.