Sådan bruger du automator til at udføre almindelige opgaver uden indblanding

Selvom stort set alle kender til Mac OS X's brugervenlige grundlæggende programmer, er mange mennesker ikke klar over en af ​​dens største aktiver: Automator. Applikationen blev introduceret af Apple i 2005 som en del af dets Mac OS X 10.4 "Tiger"-operativsystem, designet til at bringe en peg-og-klik-grænseflade til at automatisere rutineopgaver. Uanset om det er at organisere filer, lægge billeder i bestemte album, logge ind på bestemte områder af driften system, eller noget helt andet, kan de forskellige paneler og kontroller i Automator få det gjort på få sekunder.

For dem, der er nye til Mac OS X, eller dem, der simpelthen er nye til, hvordan Automator fungerer, kan dette gøres ved at følge et par enkle trin. Disse trin vil producere, hvad der er kendt i Mac OS X som en "workflow", der er i stand til at udføre det samme job identisk hver gang.

Trin 1: Åbn Automator-applikationen og kom i gang

For at begynde at oprette en ny Automator-rutine skal du åbne Automator-applikationen ved enten at browse til den i Finders "Applications"-mappe eller udføre en Spotlight-søgning efter applikationen.

Så snart Automator åbner, præsenterer den en dialog, der giver brugerne mulighed for at vælge den type dokument, de forsøger at oprette.

I dette tilfælde skal brugerne vælge muligheden "workflow". Dette vil skabe et simpelt script, der udfører en rutineopgave. Andre muligheder, som at oprette et program eller endda en Mac OS X-tjeneste, kan udføres med Automator, men vil blive dækket i en anden vejledning.

Hvis du vælger muligheden for at oprette en arbejdsgang, fjernes dialogboksen og afsløre, hvad der i bund og grund er et tomt lærred fuld af tilgængelige handlinger og procedurer. Dette skaber udgangspunktet for oprettelse af arbejdsgange.

Trin 2: Bestem, hvad der skal automatiseres

Inden man går ind i selve oprettelsen af ​​en arbejdsgang, er det vigtigt for brugerne at bestemme præcis, hvad de ønsker, at arbejdsgangen skal gøre, hver gang den påkaldes. For nogle mennesker kan dette bestå i at mærke iTunes-sange med et årstal, en genre eller et kunstnernavn. For andre kan det indebære at skalere fotos op eller ned, og for atter andre kan det involvere at sende en e-mail, justere en systemindstilling eller en anden rutinemæssig opgave.

For at komme i gang skal du lave en simpel liste over den ønskede handling og dens eventuelle resultater. I dette tilfælde opretter vi en e-mail med forudvalgte modtagere og en forudskrevet besked, der sendes automatisk, når arbejdsgangen startes. Dette er en fremragende mulighed for ejere af små virksomheder, der regelmæssigt sender e-mail-udsendelser til kunder for at minde dem om kommende deadlines, forfaldne betalinger eller andre oplysninger. Vores trinvise række af mål ville ligne følgende eksempel:

1. Åbn Mail.app
2. Opret en e-mail med forudskrevet indhold
3. Vedhæft fødselsdagsspecifikke billeder
4. Send indholdet til kontakter, der fejrer fødselsdag

Dette kan virke ret avanceret, men takket være Automators forudvalgte handlinger er det faktisk ekstremt nemt automatisk at hjælpe forretningskontakter fejrer deres fødselsdag med en hilsen fra virksomheden, der bruger en e-mail-skabelon og inkluderer en særlig forfremmelse. Med de mål, der er nævnt i starten, vil det være en leg at skabe sådan en rutine.

Trin 3: Begynd at samle rutinen stykke-for-stykke

Brug Automator-sidebjælken til at gennemse biblioteket med forudbestemte handlinger ved at vælge indstillingen "Mail" (vælg først indstillingen Workflow).

Dette vil afsløre en liste over tilgængelige automatiseringsprocedurer, der allerede er defineret af Apple eller andre softwareudviklere til brug med Automator. De, der har installeret et andet e-mail-program, såsom Entourage eller Outlook, vil bemærke særlige handlinger for de ansøgere, der er angivet med appens ikon. I dette tilfælde vil vi holde os strengt til handlinger, der fungerer med Mail.app. Af den grund skal alle valgte handlinger have Apples Mail-ikon lige til venstre side af etiketten.

Den første handling, vi vælger, er mærket "Ny postmeddelelse" fra OS X 10.8 "Mountain Lion."

Denne mulighed vil afsløre, hvad der ligner en typisk beskedsammensætningsform. Brugere vil bemærke de typiske felter, der bruges til at adressere en besked, såvel som emne- og brødtekstfelter.

Da denne besked vil blive sendt til kontakter, der fejrer en fødselsdag, på dagen for deres fødselsdag, handlingen er afhængig af, at hver kontakts fødselsdag er blevet defineret i Contacts.app (Adresse Bestil). Hvis det har været tilfældet, skal du tilføje hver kontakt med en defineret fødselsdag til "BCC"-feltet i e-mailen. Dette vil sikre, at alle beskeder, der sendes til flere kontakter, ikke ofrer hver kontakts e-mailadresse privatliv. Det sikrer også, at fødselsdags-e-mailen kun sendes til de udvalgte kontakter, hvilket kan være fantastisk til at segmentere forretnings- og personlige kontakter efter behov.

Med kontakterne angivet i "BCC"-feltet, skal du gå videre og skrive et e-mail-emne i det relevante felt. Lad "Besked"-området stå tomt, da dette vil blive taget hånd om i et senere trin af processen. Vælg den konto, som beskeden skal sendes fra, og sørg for, at virksomhedsmail sendes fra en virksomheds-e-mail-konto og så videre.

Rutinen kan nu udvides i nye retninger, herunder tilføjelse af fødselsdagshilsener og en specifik vedhæftet fil. Klik på "Send fødselsdagshilsen" i sidebjælken og træk den til arbejdsområdet. Dette vil tilføje en ny boks med fødselsdagsspecifikke billeder og et område til at skrive en besked. Vælg et specifikt billede, eller anmod om et tilfældigt billede for hver modtager, og skriv derefter en fødselsdagshilsen i den præsenterede boks. Sørg for, at e-mailen indeholder en særlig kampagnekode eller rabat for at fejre lejligheden.

Trin 4 (Valgfrit): Optag handlinger på skærmen for mere avanceret automatisering

Klog iagttagere af Automator-grænsefladen vil bemærke en stor "Optag"-knap i applikationens værktøjslinje. Dette er i bund og grund en skærmoptagelsesapplikation, der graver lidt dybere under emhætten. Når den startes, vil den se, hvad brugeren gør, og replikere det på nøjagtig måde som en Automator-arbejdsgang. Dette er en fantastisk mulighed, hvis fødselsdagsskabelonen fra Apple i dette eksempel bare ikke klippede den. Hvad hvis brugeren ønskede at vedhæfte et billede af deres eget med firmabranding-temaer og et lidt mere marketing-centreret design?

Det kunne nemt gøres ved at trykke på optag og derefter starte Mail. Mens optagelsen foregår, ville brugerne skrive en ny besked, oprette dens fødselsdagstema-indhold, vedhæfte fødselsdagsbilleder og derefter stoppe optagelsen. Fødselsdagsbeskeden vil blive justeret i overensstemmelse hermed, produceret ligesom skærmoptagelsen spores, mens brugeren lavede deres tilpassede e-mail.

Dette fungerer også rigtig godt til at optage ting som applikationsfiltre, billedstørrelse, PDF-filtrering, og en lang række andre opgaver, der kan udføres nemmere end dikteret ved hjælp af træk-og-slip elementer.

Trin 5: Gem dokumentet og kør det, når det er nødvendigt

Den arbejdsgang, der lige blev oprettet, kan generelt gemmes i en af ​​to former. Hvis brugere vælger at gemme det blot som en arbejdsgang, skal de dobbeltklikke på dets ikon, åbne arbejdsgangen og trykke på knappen "Kør", hver gang de ønsker at udføre dens handlinger. I dette tilfælde udføres disse trin hver gang det er en persons fødselsdag.

En anden mulighed er at gemme det som et program, hvorved "Kør"-knappen helt fjernes fra ligningen. Hvis brugere vælger at gemme arbejdsgangen som en app, vil alle handlinger udføres med det samme og uden yderligere input, hvis du dobbeltklikker på dens ikon og åbner den applikation.

I tilfælde af noget som en fødselsdags-e-mail eller en filtreringsopgave, kan det faktisk være en fantastisk idé at gemme arbejdsgangen som en applikation og derefter tilføje den som et startelement i System Præferencer. Dette ville køre applikationen, hver gang computeren starter, automatisk kontrollere for de betingelser, der er angivet i arbejdsgangen, og udføre de anmodede handlinger, hvis det er nødvendigt. Med dokumentet gemt som enten et workflow eller et program, kan brugerne frit enten oprette en anden automatiseret opgave eller blot nyde frugterne af deres arbejde. Det kunne ikke være nemmere at få Mac OS X til at udføre en lang række opgaver i baggrunden, alle med minimalt brugerinput og ofte uden at der kræves yderligere handling.

Afslutningsvis, her er, hvordan du nemt kan oprette automatiserede fødselsdagshilsener:

1. Indstil din adressebog. Du skal blot åbne adressebogen og gå til Indstillinger og klikke på Skabelon > Tilføj felt og vælge Fødselsdag.

Eller du kan også tilføje en fødselsdag til en bestemt kontaktperson. Du skal blot starte Adressebog og gå til en kontakt, som du gerne vil tilføje en fødselsdag til. Klik på menuen Kort, og vælg Fødselsdag fra indstillingen Tilføj felt.

2. Åbn Automator, vælg Application og klik på Vælg.

3. Klik på Kontakter og Find personer med fødselsdage

4. Klik nu på Mail og send fødselsdagshilsener. Bemærk, at to handlinger i arbejdsgangen (se nedenfor) er knyttet sammen.

5. Gem arbejdsgangen ved at vælge Filer > Gem….

6. For nu at bruge denne arbejdsgang skal du blot klikke på "fødselsdag"-ikonet (som du lige har gemt). Automator finder personerne med fødselsdage og lader dig sende dig en hilsen.

Relaterede:

Mac-fejlfinding og hjælp

Mac OS X Gone Maverick

Mac OS X: Diktering virker ikke; hvordan man fikser