De bedste automatorrutiner til Mac

Velkommen tilbage til endnu et indlæg i min serie af Automator-tutorials. Dette er det andet indlæg i denne serie, og i dag skal vi dække de bedste Automator-rutiner til Mac.

Automator er en app, jeg er begyndt at bruge i løbet af de sidste par måneder, og den har allerede forenklet min Mac-brug i væsentlig grad.

I dag vil jeg dele nogle af de rutiner med jer, der har været med til at gøre det muligt. Hvis du er begejstret for at bruge Automator, men ikke er sikker på, hvor du skal starte, er dette indlæg for dig!

Jeg ville også tilføje, at jeg vil inkludere beskrivelser samt tutorials for hver rutine i denne artikel. Da jeg undersøgte dette indlæg, fandt jeg ud af, at andre lignende artikler bare angav ideer til Automator-rutiner i stedet for at vise dig, hvordan du gør dem. Jeg vil forklare begge dele, så dette er en del tutorial, en del inspirerende liste.

Okay, lad os komme ind i det!

Hvad er de bedste Automator-rutiner til Mac?

For det første, hvis dette er dit første stop i min serie af Automator-tutorials, ville jeg gerne give dig en hurtig forklaring på, hvad de bedste Automator-rutiner er.

For dem, der ikke ved det, er Automator en indbygget Mac-app. Du får det gratis, hver gang du køber en Mac, ligesom Pages eller Numbers.

I modsætning til disse apps har Automator dog en ret unik funktion. Det giver dig mulighed for at oprette automatiserede rutiner (også kendt som "arbejdsgange").

Lad os f.eks. sige, at du sender en e-mail til en klient hver fredag ​​og fakturerer dem for arbejde. Du kan oprette en rutine i Automator, der automatisk sender denne e-mail til dig.

Der er meget mere ved Automator end bare det, men det er en simpel forklaring. Hvis du vil have en mere dybdegående beskrivelse af, hvordan Automator fungerer, så tjek ud dette tidligere indlæg Jeg skrev om emnet!

De bedste Automator-rutiner til Mac

Okay, med det af vejen, er vi klar til at udforske de bedste Automator-rutiner til Mac. Mens der kan være Automator rutiner, der er bedre til du som ikke er på denne liste, tror jeg, at de arbejdsgange, der er anført nedenfor, vil være nyttige for de fleste brugere.

Disse er alle virkelig simple rutiner, så bliv ikke skræmt! Lad os få fødderne våde og lære noget af det grundlæggende i at automatisere din Mac.

Skift automatisk din skrivebordsbaggrund

Først op er en, som jeg overvejer mest er for sjov. Når det er sagt, så er det stadig ret fedt.

I det væsentlige vil dette element på vores liste over de bedste Automator-rutiner automatisk ændre din skrivebordsbaggrund til hvad du vil, når du vil.

Nu er det værd at nævne, at du kan indstille din skrivebordsbaggrund til at blande i Systemindstillinger baseret på et par grundlæggende faktorer, som at ændre hver gang du logger ind.

Med denne Automator-rutine vil du dog være i stand til at indstille den til at ændre sig uden at skulle åbne Systemindstillinger.

For eksempel kan du oprette en højreklik-indstilling, der lader dig skifte til en bestemt baggrund, når du vil. Eller du kan oprette en mappe, der automatisk ændrer baggrunden til det billede, du lige har droppet i den mappe.

Sådan ændrer du din Mac-baggrund med de bedste Automator-rutiner

Jeg vil lede dig gennem begge disse muligheder, begyndende med at tilføje en højreklik mulighed for at ændre din baggrund.

Åbn Automator og opret en Nyt dokument med Hurtig handling type.

I søgelinjen skal du skrive "Get Specificed Finder Items" og trække den tilsvarende handling ind i editoren.

Klik på Tilføje… knappen, og naviger derefter til det foto, du vil knytte til denne rutine. Dette er billedet, som din baggrund ændres til, når du kører denne rutine.

Skriv derefter "Indstil skrivebordsbilledet" i søgefeltet og træk den tilsvarende handling ind i editoren. Dette vil tage det billede, du lige har valgt, og indstille det som din baggrund.

Vælg derefter Fil, Gemme, og navngiv din nye Quick Action i overensstemmelse hermed. Det vil blive vist som en højreklik-indstilling, så sørg for at navngive det noget, du vil huske. For eksempel, hvis det er kortlagt til et billede af hunde, skal du navngive det noget i stil med "Skift skrivebordsbaggrund til hunde".

Og det er det! Du skulle nu være i stand til at højreklikke næsten hvor som helst på din Mac, gå til Tjenester i højrekliksmenuen, og vælg din nyoprettede rutine.

En ting at vide om hurtige handlinger er, at du generelt skal højreklikke på en fil, mappe eller tekst for at de vises i højrekliksmenuen. Ellers vil de ikke være tilgængelige.

For maksimal tilpasning vil jeg anbefale at tilføje en anden hurtig handling til et andet billede - lad os sige, at det er et tapet af katte. Du kan derefter gemme den hurtige handling som "Skift skrivebordsbaggrund til katte", så du kan skifte mellem de to, når du vil, fra højrekliksmenuen.

Kopier dit udklipsholder til en tekstfil

Den anden på vores liste over de bedste Automator-rutiner er en, der hjælper dig med at visualisere og gemme indholdet af dit udklipsholder. For dem, der ikke ved det, er dit udklipsholder, hvor de elementer, du kopierer/klipper, gemmes, indtil du indsætter dem.

Denne Automator-arbejdsgang tager den tekst, du har kopieret, og gemmer den i en ny tekstfil på dit skrivebord. Du kan ændre den for at gemme filen, hvor som helst du vil, vi bruger bare skrivebordet for nemheds skyld.

En ting at bemærke er, at denne rutine vil oprette en ny tekstfil, hver gang du kører den. Det vil ikke tilføje alt, hvad du kopierer til den samme tekstfil; det ville kræve noget scripting, som er en smule mere avanceret, end vi planlægger at få i dette indlæg.

Sådan kopierer du dit udklipsholder til en tekst på dit Mac-skrivebord

Først skal du oprette en Nyt dokument i Automator, der bruger Ansøgning type.

Dernæst, i søgefeltet, skriv "Hent indholdet af udklipsholder" og træk den tilsvarende handling ind i Automator-editoren.

Skriv derefter "Ny tekstfil" i søgefeltet, og træk igen denne handling ind i editoren nedenunder Hent indholdet af udklipsholderen.

I den Gem som: felt, kan du angive navnet på filen. Jeg ville vælge noget som "Udklipsholderens indhold". I den Hvor: feltet, kan du vælge, hvor filen skal gemmes. Igen vil vi overlade dette sæt til Desktop for nemheds skyld, men du er velkommen til at flytte det, hvor du vil.

Klik derefter Fil, derefter Gemme. I modsætning til den tidligere rutine, som var en hurtig handling i højrekliksmenuen, vil denne arbejdsgang være et app-ikon, som du gemmer. For at køre denne arbejdsgang skal du dobbeltklikke på appikonet.

Med det i tankerne anbefaler jeg at give det en titel og gemme det på et sted, der gør det nemt at bruge denne ting. Helt ærligt, skrivebordet er ikke en dårlig mulighed. Og du kan også trække den til Dock, hvis du vil.

Når du har gemt det, skal du kopiere noget tekst og dobbeltklikke på workflowets app-ikon. Du bør se en ny tekstfil vises på dit skrivebord på få sekunder.

Og det er det!

Åbn en gruppe af websteder på én gang

Tredje på vores liste over de bedste Automator-rutiner er en af ​​mine favoritter. Det er værd at nævne, at dette er en funktion, der vil blive tilføjet i macOS Monterey til efteråret (fanegrupper). Så det vil kun være nyttigt i de næste par måneder, medmindre du ikke vil eller kan opgradere til Monterey.

Når det er sagt, så er det stadig ret godt!

Denne arbejdsgang åbner en gruppe af forudindstillede websteder, når du vil. For eksempel kan du indstille den til at åbne alle dine sociale mediekonti. Eller, hvis du bruger et sæt websteder til arbejdet, kan du åbne dem alle på et øjeblik.

Det er endnu en nem at lave, så lad os komme ind i det!

Sådan åbner du en gruppe af websteder ved hjælp af en af ​​de bedste Automator-rutiner

Lave en Nyt dokument i Automator og vælg Ansøgning workflow type. Du ved hvad du skal gøre!

Skriv "Get Specificed URLs" i søgefeltet, og træk den tilsvarende handling ind i Automator-editoren.

Hvis du ikke har fundet ud af det endnu, kan du også gennemse alle handlingerne i Automator ved at klikke gennem mulighederne i venstre rude i Automator. Jeg tror bare, det er hurtigere at skrive det i søgefeltet, hvis du allerede ved, hvilken handling du har brug for. Anyway – tilbage til selvstudiet!

Som du kan se på ovenstående skærmbillede, www.apple.com er inkluderet i din liste over websteder som standard. Hvis du ikke vil have det der, skal du vælge det og klikke på Fjerne knap.

Ligeledes kan du tilføje de websteder, du vil åbne, ved at klikke på Tilføje knap. Hvis du allerede har Safari åben, Tilføje knappen indsætter automatisk URL'en på din nuværende fane i denne sektion.

Når du har angivet alle de websteder, du vil have denne arbejdsgang til at åbne, skal du skrive "Vis websider" i søgelinjen og slippe den tilsvarende handling efter Få specificerede URL'er handling.

Det eneste, der er tilbage at gøre, er Fil, Gemme, og navngiv denne arbejdsgang. Dobbeltklik derefter på appikonet for denne arbejdsgang (det vil være placeret, hvor end du besluttede at gemme det), og sørg for, at det virker.

Og det er det! Selvom dette snart vil blive erstattet af en indbygget macOS-funktion, er jeg sikker på, at du kan se, hvorfor det er en af ​​de bedste Automator-rutiner.

Kopier alle URL'er fra en tekstsektion

Dette er en af ​​mine favoritter på denne liste over de bedste Automator-rutiner, fordi jeg lavede den! Det er rigtigt, du vil sandsynligvis ikke finde denne superoriginale, enestående Automator-arbejdsgang andre steder.

Bare sjov, selvfølgelig! Dette er en anden simpel rutine, som du vil finde dig selv at bruge hele tiden. Det gør jeg i hvert fald.

Denne vil være en anden hurtig handling, hvilket betyder, at den vil være i højrekliksmenuen. Det giver dig mulighed for at vælge en tekstblok og kopiere alle URL'erne i den tekstblok til en liste. Du kan derefter indsætte disse URL'er - uden resten af ​​teksten - i en pæn liste.

Den ene begrænsning af dette er, at det ikke kopierer hyperlinks, kun URL'er. For dem, der ikke kender forskellen, er den her:

• URL:https://appletoolbox.com
• Hyperlink:AppleToolBox

Denne arbejdsgang kopierer URL'en ovenfor, men ikke hyperlinket. Alligevel bruger jeg denne næsten hver dag!

Hvis det ikke lyder nyttigt for dig, så fortvivl ikke! Du kan nemt indstille denne rutine til at kopiere datoer, e-mailadresser, adresser eller telefonnumre i stedet for. Sådan gør du!

Sådan udtrækkes URL'er fra en tekstblok ved hjælp af Automator

Åbn a Nyt dokument i Automator og vælg Hurtig handling for din type arbejdsgang.

Skriv "Udtræk data fra tekst" i søgefeltet, og træk denne handling ind i editoren.

I den Uddrag feltet, finder du en rullemenu, der har de muligheder, jeg lige har nævnt ovenfor - URL'er, datoer, e-mailadresser, adresser og telefonnumre. Jeg vil holde mig til URL'er, men du er velkommen til at vælge den, du vil bruge mest. Og du kan selvfølgelig altid oprette en separat Quick Action for hver af disse.

Skriv derefter "Kopier til udklipsholder" og træk denne handling til editoren som sidste trin.

Endelig, Fil og Gemme denne handling med en titel, der er nem at huske. Jeg brugte "Kopier URL'er". Når den er gemt, kan du fremhæve en masse tekst og vælge denne fra Tjenester afsnittet i højrekliksmenuen.

Og det er det!

Send nemt en ny e-mail ved hjælp af en af ​​de bedste Automator-rutiner

Okay, jeg ved, at jeg sagde, at den sidste var min favorit, men i virkeligheden er det nok denne. Dette er virkelig en af ​​de bedste Automator-rutiner. Uanset hvem du er, kan du sikkert gøre noget seriøst brug af denne.

Denne arbejdsgang sender automatisk en e-mail til din valgte person, når du kører den. Du kan også vælge emnet og indholdet af e-mailen, hvilket giver dig en masse kontrol.

Og jeg tilføjer et bonustrin, som jeg kan lide at bruge, som er at tilføje en vedhæftet fil til e-mailen automatisk. Jeg bruger dette til at sende fakturaer hver uge, så dette ekstra trin er særligt nyttigt for mig!

Sådan sender du en e-mail ved hjælp af Automator

Først skal du oprette en Nyt dokument i Automator ved hjælp af Ansøgning workflow type.

Derefter skal du skrive "Ny mailmeddelelse" og trække den tilsvarende handling ind i editoren.

Hver gang du kører denne arbejdsgang, vil den popup et udkast til din e-mail, før du sender den. Så hvis du lader nogle af disse felter stå tomme, har du en ekstra mulighed for at udfylde dem, før du sender beskeden.

Når det er sagt, er målet at udfylde så mange som muligt i forvejen for at øge den automatiske kraft i denne arbejdsgang.

For mig betyder det at udfylde Til: og Besked: felter. Jeg udfylder også Emne: felt ved hjælp af variabler for den aktuelle dato. På den måde vil denne e-mail se lidt mindre automatiseret ud, end den er.

Du kan finde variabler ved at klikke Variabler i øverste venstre hjørne af skærmen. Jeg bruger Indeværende måned variabel, efterfulgt af et mellemrum, derefter Nuværende dag, efterfulgt af et komma og et mellemrum, derefter Nuværende år. Jeg satte dette i Emne: felt, så mailen altid ser aktuel ud.

Og det handler om det! Du kan gemme denne arbejdsgang, hvor du vil. Jeg bruger min til at sende fakturaer, så jeg har den gemt i mappen "Fakturaer" i Finder.

Som nævnt ønskede jeg at inkludere et bonustrin til automatisk afsendelse af vedhæftede filer. Jeg bruger denne til automatisk at vedhæfte en faktura, men du kan selvfølgelig bruge den som du vil.

For at gøre dette skal du skrive "Tilføj vedhæftede filer til Front Message" i søgefeltet og tilføje dette i editoren efter Ny mailbesked handling.

Og det er det!

Alt du skal gøre herfra er at trække og slippe den fil, du vil vedhæfte til din e-mail, til applikationsikonet for denne arbejdsgang. For eksempel kaldte jeg denne arbejdsgang "Send fakturaer". Så hver uge trækker jeg PDF-fakturaerne for mine kunder til dette ikon og trykker på Sende knap.

Og det er det!

Ændr øjeblikkeligt størrelsen på et billede med et højreklik

En anden arbejdsgang, som jeg bruger hver dag, nærmer sig slutningen af ​​vores bedste Automator-rutineliste. Det er en rutine, der giver dig mulighed for at højreklikke på et billede og reducere/øge størrelsen med den procentdel, du beslutter dig for.

For at uploade billeder til mine artikler komprimerer jeg dem generelt ved hjælp af TinyPNG. Det er en fantastisk måde at formindske filstørrelser uden at miste nogen mærkbar kvalitet. Problemet med denne hjemmeside er dog, at den ikke accepterer filer, der er større end 5 MB. Så jeg plejede at skalere billeder ned i Photoshop, før jeg komprimerede dem med TinyPNG.

Nu bruger jeg bare det her! Jeg har ikke åbnet Photoshop i flere måneder takket være denne hurtige handling. Det er en seriøs tidsbesparelse.

Den ene ting, jeg vil gøre opmærksom på, er, at jeg ikke vil anbefale dette som et alternativ til komprimering. Det er bare at klemme (eller strække) billederne uden en intelligent komprimeringsalgoritme. Så i modsætning til en komprimeringstjeneste som TinyPNG, vil dette føre til et mærkbart fald i kvaliteten. Husk dette, når du bruger det!

Sådan ændrer du størrelsen på billeder fra højrekliksmenuen ved hjælp af en af ​​de bedste Automator-rutiner

Lave en Nyt dokument i Automator ved hjælp af Hurtig handling type. I søgefeltet skal du skrive "Skaler billeder" og trække handlingen ind i editoren.

Du kan muligvis se en popup, der advarer dig om, at dette vil ændre de billeder, du udfører denne handling på. Det fortæller dig, at når du skalerer dine billedfiler til en ny størrelse, vil de blive permanent ændret af denne arbejdsgang.

For mig er det målet med denne arbejdsgang, da jeg forsøger at spare plads på min computer. Så jeg klikker Tilføj ikke. Men hvis du vil bevare det originale billede på din computer, skal du klikke Tilføje for automatisk at tilføje et trin, der bevarer dine originaler.

Når du er kommet igennem den popup, vil du bemærke, at denne handling er indstillet til indstillingen Til størrelse (pixels). Hvis du har en nøjagtig pixelstørrelse i tankerne for at ændre størrelsen på dine billeder, skal du fortsætte med dette. Mit mål er dog at skalere billeder ned til halvdelen af ​​deres størrelse, så jeg ændrer denne mulighed til Efter procent.

Du vil også se, at i ovenstående skærmbillede ændrede jeg procentdelen fra "100" til "50". Det skalerer billedet ned med 50 %. Hvis du vil øge størrelsen, skal du tilføje den procentdel, du vil øge den med, til 100. Så hvis du vil have den 50 % større, skal du bruge "150". Hvis du vil fordoble størrelsen af ​​et billede, skal du gøre det til "200".

Når du har gjort det, Fil, Gemme, og navngiv denne arbejdsgang, hvad du vil. Jeg gik med "Scale Image Down". Når det er gemt, skal du højreklikke på et billede, gå til Hurtige handlinger, og du bør se din arbejdsgang tilgængelig der.

Og det er det!

Hold din Downloads-mappe ryddelig

Sidst men ikke mindst på denne liste over de bedste Automator-rutiner er en, der holder din Downloads-mappe organiseret. Denne arbejdsgang flytter filer fra din Downloads-mappe, efter at de har været der i lang tid, og placerer dem i papirkurven.

Denne rutine kommer også til at bruge en ny workflow-type, som vi ikke har dækket endnu, og det er Mappehandlinger.

I modsætning til hurtige handlinger og applikationer vil denne form for arbejdsgang køre sig selv. Du behøver ikke gøre noget for at få det til at køre; det vil gøre sit i baggrunden hele tiden.

Tænk på det, som du ville gøre iCloud Mailbox-reglerne. Når du tilføjer en ny fil eller mappe til den mappe, du anvender mappehandlinger til, vil dine mappehandlinger køre automatisk.

Og selvfølgelig kan du anvende denne rutine og andre som kan lide den til den mappe, du kan lide.

Okay, lad os gå!

Sådan holder du din Downloads-mappe ren med en af ​​de bedste Automator-rutiner

Først skal du oprette en Nyt dokument i Automator og vælg Mappehandlinger for din type arbejdsgang.

I søgefeltet skal du skrive "Find Finder Items" og trække det ind i editoren.

Du vil sikkert bemærke på skærmbilledet ovenfor, at nogle af mine muligheder ser anderledes ud end dine. Lad os ændre dem, så de matcher!

Først skal du ændre rullemenuen ved siden af Mappehandling modtager filer og mapper, der føjes til til Downloads folder. Du kan gøre dette ved at klikke Andet… fra rullemenuen og naviger til mappen Downloads.

Skift derefter Søg rullemenuen til Downloads folder.

Dernæst skal du ændre Ethvert indhold dropdown menu til Dato sidst ændret. I denne rutine vil denne mulighed slette alle filer/mapper, der ikke er blevet ændret i de sidste X dage. Du kan ændre det til Dato oprettet eller Sidste åbningsdato hvis du kan lide. Begge vil slette dine filer/mappe efter X dage, men baseret på forskellige faktorer. Vi lader det være kl Dato sidst ændret!

Når du ændrer denne rullemenu til en datobaseret mulighed, får du en ny rullemenu at vælge imellem. det vil sige er i dag at begynde. Skift det til er ikke i den sidste.

Derefter vises en ny boks. Du kan ændre det til hvor mange dage/måneder/år du vil. jeg anbefaler 45 dage, men du kan indstille det til det beløb, du vil. Det er, hvor længe dine filer forbliver i mappen Downloads, før de slettes.

Før vi tilføjer den næste handling, ønsker vi at ændre denne endnu en gang. Klik på den lille Muligheder knappen og tjek Ignorer denne handlings input boks. Hvis du ikke markerer dette, sletter denne rutine straks alle filer/mapper i din Downloads-mappe, som ikke er blevet ændret i 45 dage. Hvis du tjekker det, begynder det dog at tælle fra, når du gemmer rutinen.

Det sidste trin er at skrive "Flyt Finder-elementer til papirkurven" i søgefeltet og trække den tilsvarende handling ind i editoren.

Fil, Gemme, og slut!

Sådan sletter du hurtige handlinger og andre bedste Automator-rutiner fra din Mac

Og det er det! Det er efter min mening de bedste Automator-rutiner til daglig Mac-brug.

Selvfølgelig kan der komme et tidspunkt, hvor du er klar til at slette disse rutiner fra din Mac.

For rutiner, der er gemt som arbejdsgange og applikationer, kan du slette disse ved at finde dem i Finder og trække dem i papirkurven. Let!

Hvis du prøver at slette hurtige handlinger, kan det dog være lidt vanskeligere. Det tog mig et stykke tid at finde nogen information til at slette disse online, så du skal ikke have det dårligt, hvis du ikke er sikker på, hvordan du gør det! Apple gjorde det lidt af en smerte.

Først åben Finder. Klik derefter på menulinjen Gå, hold mulighed nøgle og vælg Bibliotek. Det er en hemmelig mulighed, så du vil se den forsvinde og dukke op igen, mens du trykker på mulighed nøgle.

Når du først er i Bibliotek, rul ned og åbn Tjenester folder. Her kan du se alt Hurtige handlinger du har oprettet.

For at slette dem skal du trække dem i papirkurven. Eller du kan omdøbe dem, ligesom du ville gøre med enhver anden fil. Og hvis du vil redigere dem i Automator, skal du højreklikke på dem, klikke Åben med, og vælg Automator.

Og det er det! Nu ved du, hvordan du sletter de bedste Automator-rutiner samt opretter dem.

Vil du være i stand til at blive ved med at bruge de bedste Automator-rutiner, efter at Genveje kommer til Mac?

Hvis du så WWDC21, så ved du, at appen Genveje på iPhone kommer til Mac. Jeg dækkede denne historie i detaljer her hvis du vil vide mere.

For dem, der ikke ved det, har appen Genveje eksisteret på iOS i et par år nu. Det giver brugerne mulighed for at skabe enkle automatiseringer, der integreres med iOS-systemet.

Lyder det bekendt?

Det er sandt – Genveje er på mange måder blot en visuel opdatering til Automator. Min erfaring har været, at Genveje, i hvert fald på overfladen, er mere begrænset end Automator. Du kan dog bruge scripting i hver, hvilket giver dig næsten ubegrænsede muligheder. Så hvis du kan kode, er begrænsningerne for begge apper ret overfladiske.

Hvis du er bekymret for, at Genveje vil erstatte Automator fuldstændigt, kan du være rolig. Denne næste macOS-opdatering kommer til at køre begge apps samtidigt - Automator kommer ingen steder endnu. Du vil endda være i stand til at importere dine eksisterende Automator-arbejdsgange til genveje.

Når det er sagt, tror jeg, at Apple i sidste ende vil erstatte Automator med genveje i en version af macOS efter macOS Monterey. Igen, jeg udforsker dette mere detaljeret i mit fulde indlæg om emnet her!

Begynd at bruge de bedste Automator-rutiner i dag

Tak, fordi du tjekkede dette indlæg om de bedste Automator-rutiner til Mac. Jeg har sparet mere og mere tid, efterhånden som jeg udforsker Automator på nye måder. Forhåbentlig gav dette indlæg dig ikke kun et par arbejdsgange, du kan bruge, men også inspirationen til at begynde at skabe din egen.

For flere vejledninger, tips og nyheder om alt, hvad Apple har, tjek resten af ​​AppleToolBox-bloggen. Jeg vil dække flere tutorials og guider til Automator samt genveje, så sørg for at holde dig opdateret!