Seriendruck von Excel nach Word auf 2 Arten

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Massen-E-Mails oder E-Mails an Kunden und Kunden zu senden, indem Sie den Inhalt jedes Dokuments personalisieren, kann der Seriendruck helfen. Für den Seriendruck ist die beste Kombination Excel und Word. Hier finden Sie zwei einfache Methoden zum Seriendruck von Excel nach Word.

Seriendruck ist die kostengünstigste Form der Büroarbeitsautomatisierung auf Desktop- und Laptop-Computern. Sie müssen nur die Microsoft Word-App konfigurieren, um Daten für Platzhaltertexte aus einer Datenbank wie einer Excel-Datei für ein Dokument abzurufen.

Einmal eingestellt, können Sie mit einem einzigen Klick personalisierte Briefe, Umschläge, E-Mails, Verzeichnisse, Adressetiketten usw. erstellen. Wenn Sie lernen, wie man einen Seriendruck von Excel nach Word durchführt, können Sie Rechnungen, monatliche Rechnungen, Abonnementdetails und viele andere offizielle Dokumente für Hunderte und Tausende von Kunden in wenigen Klicks.

Indem Sie lernen, wie Sie einen Seriendruck in Word aus Excel erstellen, können Sie datenreiche E-Mails und Mails erstellen und menschliche Fehler vermeiden, die bei der manuellen Erstellung solcher Dokumente ein Risiko darstellen. Beginnen wir also mit den Methoden zum Erstellen eines Seriendrucks von Excel nach Word.

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Seriendruck von Excel nach Word durchzuführen. Die erste ist die manuelle Methode, bei der Sie die Platzhaltertexte für ein Dokument selbst hinzufügen und Word den Rest für die restlichen Mails oder E-Mails erledigt. Lernen Sie hier die Schritte für den manuellen Seriendruck kennen:

Zunächst müssen Sie eine Datenbank erstellen, aus der MS Word Daten in die Serienbrieffelder innerhalb der Vorlagen-E-Mail, -Mail, -Rechnung usw. holt. Sie müssen die Excel-Datenbank so anlegen, dass alle Daten zu einem Empfänger in einer einzigen Zeile zur Verfügung stehen.

Sie können verschiedene Daten in einer einzelnen Zeile unter verschiedenen Spaltenüberschriften trennen. Diese Spaltenüberschriften funktionieren als Gegenstück zu den Seriendruckfeldern in Word. Die Spaltenüberschrift können Sie nun beliebig gestalten. Später müssen Sie jedoch geringfügige Änderungen an den Spaltenüberschriften vornehmen, um Felder in Word abzugleichen.

Nachfolgend finden Sie die grundlegenden Schritte zum Erstellen einer Datenbank für den Seriendruck in Excel. Dieses Tutorial erstellt eine Rechnung für ein kleines oder privates Unternehmen, an das Sie Sammelrechnungen senden können monatliche Rechnungen für Tausende von Kunden kostengünstig, ohne auf kostspielige Online-Lösungen oder Drittanbieter angewiesen zu sein Agenturen:

• Erstellen Sie eine leere Excel-Datei und benennen Sie den Blattnamen in um Rechnungen.
• Sie müssen alle Daten für den Seriendruck in dieses Arbeitsblatt eintragen.
• Erstellen Sie nun die Elemente, die Sie in das Serienbriefdokument aufnehmen möchten Spaltenüberschriften. Diese funktionieren als Serienbrieffelder in Worten.
• Geben Sie einen Kundennamen und alle anderen zugehörigen Informationen unter der entsprechenden Spaltenüberschrift in derselben Zeile ein. Wenn Sie Zeilen für denselben Kunden ändern, kann Word nicht die richtigen Informationen in das zusammengeführte Dokument einfügen.

• Wenn Ihr Kundenstamm wächst, können Sie neue Kundennamen unter hinzufügen Spaltenüberschrift Kunde.
• Außerdem können Sie unter den jeweiligen Spaltenüberschriften neue Daten für bestehende oder neue Kunden hinzufügen.
• Jedes Mal, wenn Sie diese Datenbank aktualisieren, erstellt Word-Seriendruck automatisch ein neues Kundendokument zum Hinzufügen Kunden, lassen Sie Kunden weg, wenn Sie einige löschen, und aktualisieren Sie auch die Zahlen im Dokument gemäß den Informationen aus Excel Datenbank.
• Word-Seriendruck importiert die Zahlenformatierung nicht aus Excel. Um Zahlenformatierungselemente wie Dezimalzahlen, Währungssymbole usw. beizubehalten, müssen Sie einen Funktionscode in bestimmte Serienbrieffelder einfügen. Ich werde den Code und den Trick zu seiner Verwendung später in diesem Tutorial erwähnen.

Das ist es! Sie haben die Excel-Datenbank für das Serienbriefprojekt erfolgreich erstellt. Gut gemacht! Beginnen wir mit der Erstellung der Serienbriefvorlage in Microsoft Word.

Zuerst müssen Sie die Rechnungs-E-Mail oder -Post entwerfen, die Sie an Ihre Kunden und Kunden senden möchten. Das Schreiben muss einige grundlegende Informationen über Sie enthalten, wie unten gezeigt. Diese sind statisch für alle E-Mails und Mails.

• Ihren Namen
• Ihr Firmenname
• Ihre Geschäftsadresse
• Firmenlogo (falls vorhanden)
• Eine Signaturzeile

Nachdem Sie nun die Word-Vorlage erstellt haben, zu der Sie Seriendruckfelder hinzufügen, sehen wir uns die folgenden Schritte an:

• Klicken Sie im Word-Menüband auf die Registerkarte Mailings und wählen Sie dann aus Seriendruck starten.

• Von dem Dropdown-Liste, wählen Sie den Dokumenttyp aus, den Sie erstellen möchten. Wählen wir aus E-Mail-Nachrichten.
• Klicken Sie nun erneut Mailings aber diesmal wählen Wählen Sie Empfänger aus.
• Da Sie einen Seriendruck von Excel nach Word durchführen möchten, wählen Sie die Verwenden Sie eine vorhandene Liste Möglichkeit.

• Suchen Sie nun die zuvor in Excel erstellte Serienbriefdatenbank und wählen Sie die aus Rechnungen Arbeitsblatt im Wählen Sie Tabelle aus Dialogbox.
• Jetzt sollten Sie sehen, dass die Felder schreiben und einfügen Befehlsgruppe wird im Word-Ribbon-Menü > aktiviert Mailings.

Bisher haben Sie die Excel-Datenbank für den Seriendruck mit Word verbunden. Als Nächstes erfahren Sie, wie Sie die erforderlichen Felder im folgenden Vorlagendokument für den Seriendruck ausfüllen:

• Drücke den Grußzeile Option auf der Registerkarte Mailings und erstellen Sie die Begrüßungszeile, die Sie hinzufügen möchten. Der «Grußzeile» Platzhaltertext wird angezeigt.

• Jetzt können Sie eine Erklärung schreiben, in der die Rechnungszahlung erwähnt wird. Dies ist eine statische Anweisung, die an alle Empfänger geht.
• Unterhalb der Begrüßungszeile können Sie weitere Serienbrieffelder hinzufügen, z Benutzer Email"Kunden-eMail"; Rechnungsnummer: «Rechnungsnummer»; Rechnungsdatum: «Invoice_Date», usw.

• Klicken Sie dann auf die Platzhalterfeld einfügen Option, um mit dem Hinzufügen der dynamischen Komponenten des Seriendruckprojekts zu beginnen.
• Der Befehl Seriendruckfeld einfügen zeigt alle Spaltenüberschriften an, die in der Excel-Datenbank verfügbar sind, die Sie dem Seriendruckdokument hinzugefügt haben. Nehmen Sie sich Zeit, um die gewünschten Felder hinzuzufügen.

• Sie können beispielsweise diese Briefvorlagenfelder hinzufügen: «Dienste_Linie_1»; «Datum_Zeile_1»; «Betrag_Zeile_1»; «Dienste_Linie_2»; «Datum_Zeile_2»; «Betrag_Zeile_2»; "Gesamtsumme_".

• Nachdem Sie nun alle dynamischen Felder hinzugefügt haben, können Sie Ihre E-Mail schließen, indem Sie eine Schlussbemerkung und eine Signaturzeile hinzufügen. Auch dies wäre eine statische Komponente.
• Sie können jetzt auf klicken Vorschau der Ergebnisse Schaltfläche unter der Registerkarte Sendungen, um das erste zusammengeführte Dokument anzuzeigen.

Wie Sie in der Vorschau sehen können, zeigt der Rechnungsbetrag weder die Währung noch Dezimalstellen an. Um dies zu beheben, führen Sie die hier beschriebenen Schritte aus:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die «Betrag_Zeile_1» Serienbrieffeld und klicken Sie auf Feldcodes umschalten.

• Jetzt sollten Sie MERGEFIELD und dann das Feld sehen.
• Geben Sie den folgenden Code ein, wie im Bild oben gezeigt:

#$0.00

• Wählen Sie nun das Feld erneut aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und Feldcodes umschalten.

• Sehen Sie sich dann die Vorschau an, um zu bestätigen, ob der Seriendruck die Zahlenformatierung importiert oder nicht.
• Sie können den obigen Code jetzt in anderen Serienbrieffeldern mit Zahlen wie eingeben «Betrag_Zeile_2» Und "Gesamtsumme_".

Sie können jetzt wichtige Daten in der E-Mail-Vorlage hervorheben. Word-Seriendruck übernimmt die Formatierung in alle anderen Dokumente, die Sie in diesem Seriendruckprojekt erstellen.

Sobald Sie fertig sind, klicken Sie Beenden & zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten > Alle im Datensätze zusammenführen Dialogbox. Klicken OK alle zusammengeführten Dokumente für jeden Kunden in der Excel-Datenbank zu erstellen.

Word-Seriendruck erstellt ein neues Dokument mit den zusammengeführten E-Mails. Sie müssen die Datei also separat speichern oder sofort E-Mails senden.

Die zweite Möglichkeit, einen Seriendruck durchzuführen, ist die Verwendung des Seriendruck-Assistenten von Microsoft Word. Dies ist jedoch eine knifflige Methode. Sie müssen die Quelldatenbank in Excel gemäß den verfügbaren Serienbrieffeldern in Word ändern. Folgendes müssen Sie tun, um den automatischen Seriendruck in Word auszuprobieren:

• Erstellen Sie das Vorlagen-Word-Dokument und klicken Sie dann auf Mailings > Seriendruck starten > die Art des Dokuments, das Sie erstellen möchten.

• Dann klick Seriendruck starten erneut und dann auswählen Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent.

• Die Anweisungen werden in sechs Schritten im rechten Navigationsbereich von Word angezeigt.
• Sie müssen die im ersten Schritt gezeigte Aufgabe ausführen und dann auf Weiter: Dokument starten klicken, um dem Assistenten zu folgen.

Sie können Daten aus Excel automatisch mit Word zusammenführen, indem Sie die Word-Seriendruckfunktion verwenden. Dazu müssen Sie die Excel-Datei dabei haben. Erstellen Sie dann ein neues Word-Dokument und beginnen Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail oder E-Mail. Klicken Sie an den Stellen, an denen Sie Werte aus Excel importieren müssen, auf das Feld Seriendruck einfügen und fügen Sie den erforderlichen Wert hinzu.

Zuvor müssen Sie die Excel-Datenbank hinzufügen, indem Sie zu Mailings > Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden gehen und die Excel-Datei auswählen. Nachdem Sie das Vorlagendokument manuell erstellt haben, schließen Sie den Seriendruck ab und Word erstellt alle anderen E-Mails oder Mails automatisch für die jeweiligen Empfänger.

Sie können einen Seriendruck aus Excel-Daten erstellen, wie Sie es normalerweise für eine neue Kontaktliste oder Kontakte aus Outlook tun. Um jedoch Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Speichern Sie die Excel-Datei und die Word-Serienbriefvorlage im lokalen Speicher.
• Öffnen Sie die Word-Datei und klicken Sie auf Mailings.
• Wählen Sie nun die Option Empfänger auswählen und klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden.
• Navigieren Sie nun zu dem Laufwerk, auf dem die Excel-Datei vorhanden ist, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Öffnen.
• Das ist es! Sie haben die Excel-Datei erfolgreich für den Seriendruck verknüpft.

Laut dem schrittweisen Seriendruck-Assistenten sind die folgenden sechs Schritte für den Seriendruck in Word:

• Wählen Sie den Dokumententyp wie Briefe, Umschläge, Verzeichnisse usw.
• Wählen Sie das Startdokument wie das aktuelle Dokument oder ein vorhandenes Dokument aus
• Wählen Sie Empfänger aus einer bestehenden Liste (Excel), Outlook-Kontakten oder einer neuen Liste aus
• Schreiben Sie Ihren Brief
• Vorschau Ihrer Briefe
• Schließen Sie die Zusammenführung ab

Jetzt wissen Sie, wie Sie Serienbriefe von Excel nach Word erstellen, indem Sie entweder der manuellen Methode oder dem Word-Seriendruck-Assistenten folgen. Probieren Sie eine der Methoden aus, abhängig von Ihrem Seriendruckdokument, Ihrer Datenbank und dem Grad der Personalisierung, den Sie benötigen.

Vergessen Sie nicht, unten einen Kommentar abzugeben, wenn Sie andere mühelose Methoden zum Erstellen eines Seriendrucks in Word aus Excel kennen. Vielleicht möchten Sie es auch wissen wie man Etiketten aus Excel mit MS Word-Seriendruck druckt Und Kommentare und Änderungen aus mehreren Dokumenten zusammenführen.