Microsoft Teams erhält in Besprechungen gemeinsame Notizen

Kollaborative Besprechungsnotizen werden jetzt für Teams-Kunden bereitgestellt und sie halten genau das, was sie versprechen.

Online-Kommunikation und Zusammenarbeit sind ein zentraler Schwerpunkt für hybride Arbeitsumgebungen, und es ist wichtig, dass Software wie Microsoft Teams mit dieser Nachfrage Schritt halten kann. Microsoft Aktualisiert Teams regelmäßig mit neuen Funktionen und Verbesserungen, um weiterhin neue Benutzer anzulocken. Jetzt wurde Teams um eine sehr nützliche Funktionalität in Form von kollaborativen Besprechungsnotizen erweitert.

Benutzer der öffentlichen Vorschau von Microsoft Teams profitieren jetzt davon gemeinsame Notizen in Besprechungen. Sie tun genau das, was sie versprechen, denn sie ermöglichen Ihnen den Austausch und die Zusammenarbeit auf Besprechungsnotizen an einem einheitlichen Ort, anstatt dass Sie Notizen im Chat oder an einem separaten Ort machen müssen App. Ziel ist es, den Sitzungsablauf für alle effizienter und komfortabler zu gestalten.

Durch gemeinsame Notizen können Benutzer zusammenarbeiten, um Notizen zu machen, Tagesordnungen zu erstellen und Aktionselemente zu generieren. Darüber hinaus werden alle mithilfe von kollaborativen Notizen zugewiesenen Aufgaben automatisch mit der Aufgaben-App in Teams, To Do und Planner synchronisiert, um eine bessere Verfolgung von Aktionselementen zu ermöglichen. Darüber hinaus können Microsoft Loop-Komponenten in Teams auch verwendet werden, um Benutzern die Zusammenarbeit innerhalb einer Chat-Nachricht zu ermöglichen. Dadurch können sie alle auf dem Laufenden halten, da Notizen auf allen Geräten synchronisiert werden.

Um gemeinsame Besprechungsnotizen zu verwenden, planen Sie eine Besprechung in Teams und fügen Sie eine wiederkehrende Tagesordnung für alle Besprechungen hinzu, indem Sie auf klicken Fügen Sie eine Agenda hinzu, die jeder bearbeiten kann Option unten im Formular. Nachdem Sie einer Teams-Besprechung beigetreten sind, klicken Sie auf Anmerkungen Klicken Sie auf die Schaltfläche in der Symbolleiste oben, um in einem separaten Bereich auf die gemeinsamen Notizen zuzugreifen. In diesem Bereich können Sie eine Agenda überprüfen oder erstellen sowie Notizen machen und Aufgaben verfolgen. Wie bereits erwähnt: Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird, wird diese automatisch mit der Aufgaben-App in Teams, Planner und To Do synchronisiert und Sie erhalten außerdem eine E-Mail über die Zuweisung. Die Notizen können auch direkt mit Ihrem OneNote synchronisiert werden, während Sie sie mit Loop jederzeit direkt in Teams anzeigen können.

Quelle: Microsoft

Da sich diese Funktion derzeit in der öffentlichen Vorschau befindet, sind verständlicherweise einige Probleme bekannt. Dazu gehört, dass externe Benutzer und Gastbenutzer überhaupt nicht auf Besprechungsnotizen zugreifen können und ggf. Fehlermeldungen angezeigt werden Sie nehmen an einer Besprechung mit mehr als 100 Teilnehmern teil oder sind Teilnehmer an 300 Besprechungen, darunter: Aufgaben. Wenn Sie außerdem jemanden mit in Microsoft 365 geöffneten Notizen markieren möchten, müssen Sie ihm zunächst Zugriff über gewähren Teilen und benachrichtigen Dialog.

Ebenso gibt es einige Einschränkungen. Besprechungsnotizen werden in 1:1-Anrufen, Kanalbesprechungen und der Option „Jetzt treffen“ nicht unterstützt. Darüber hinaus funktionieren Besprechungsnotizen derzeit nicht in der mobilen App. Die Implementierung ist für August 2023 geplant. Abschließend hat Microsoft darauf hingewiesen, dass „wenn der Besprechungseigentümer ein Postfach verwendet, das auf einem lokalen Exchange-Server gespeichert ist, zum Zeitpunkt der Planung keine gemeinsamen Notizen zur Besprechung hinzugefügt werden können.“ Um gemeinschaftliche Notizen hinzuzufügen, muss der Besprechungseigentümer zunächst die Besprechungseinladung senden und später gemeinschaftliche Notizen hinzufügen.

Im Hinblick auf die Verfügbarkeit können Besprechungsnotizen nur von Teams Public Preview-Kunden verwendet werden, die Windows, macOS oder die Webversion von Teams verwenden. Falls Sie keine Option für Besprechungsnotizen sehen, müssen IT-Administratoren und Endbenutzer Folgendes tun, um Besprechungsnotizen zu aktivieren:

  • Wenn die Folgen Sie der Office-Vorschau Wenn diese Option ausgewählt ist, werden die Funktionen der öffentlichen Vorschau von Teams automatisch für jeden Benutzer aktiviert, der im aktuellen Office-Kanal (Vorschau) registriert ist. Für den Endbenutzer sind keine weiteren Aktionen erforderlich.
  • Wenn die Ermöglicht Option ausgewählt ist, muss der Endbenutzer dies ebenfalls tun Melden Sie sich für die öffentliche Vorschau von Teams an in ihrer Teams-App, um Zugriff auf die Funktionen der öffentlichen Vorschau von Teams zu erhalten.
  • Wenn die Gezwungen Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die öffentliche Vorschau von Teams automatisch für den Endbenutzer aktiviert. Für den Endbenutzer sind keine weiteren Aktionen erforderlich.

Da sich Besprechungsnotizen derzeit nur in der öffentlichen Vorschau befinden, stellen Sie natürlich sicher, dass Sie Microsoft direkt über das Feedback geben Hilfe > Feedback geben Schaltfläche in der Teams-App.