So archivieren und sichern Sie E-Mails auf Ihrem Mac

Niemand mag einen überladenen Posteingang. Aber Sie müssen keine alten E-Mails in Ihrem Posteingang aufbewahren, nur weil Sie Angst haben, sie zu löschen. Mit der Mail-App auf Ihrem Mac können Sie – wie bei den meisten gängigen E-Mail-Apps – E-Mails archivieren, um sie in Ihrem Posteingang zu verbergen, ohne sie für immer zu verlieren.

Wenn Ihr Posteingang einen Frühjahrsputz braucht und Sie sich Sorgen machen, etwas Wichtiges zu löschen, erfahren Sie unten, wie Sie Ihre E-Mails archivieren. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie E-Mails lokal sichern, damit Sie sie auch dann nicht verlieren, wenn Sie Ihr E-Mail-Konto löschen.

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Was bedeutet Archivierung in der Mail-App?

Wir alle wissen, was passiert, wenn Sie eine E-Mail löschen: Diese Nachricht wird in den Papierkorb verschoben, bevor sie kurze Zeit später für immer verschwindet.

Wenn Sie dagegen eine E-Mail auf Ihrem Mac archivieren, wird sie in einen separaten Ordner verschoben, aber nie gelöscht. Sie können jederzeit alle Ihre archivierten E-Mails anzeigen, indem Sie den Archivordner durchsuchen. Sie bleiben in diesem Ordner, bis Sie sie löschen.

Noch bequemer können Sie Suche nach Nachrichten in der Mail-App und es durchsucht automatisch Ihre archivierten E-Mails sowie Ihren Posteingang.

Stellen Sie sich das Archivieren einer E-Mail so vor, als würden Sie sie in einem Aktenschrank aufbewahren. Sie müssen es nie wieder anschauen, aber Sie wissen, dass Sie es haben, wenn Sie es brauchen.

Es ist eine gute Idee, Rechnungen, Buchungsbestätigungen, Kundensupport-E-Mails und alle anderen offiziellen Dokumente zu archivieren, auf die Sie in Zukunft möglicherweise erneut zugreifen müssen.

So archivieren Sie E-Mails in der Mail-App

Das Archivieren von E-Mails in der macOS Mail-App ist ganz einfach. Wählen Sie einfach eine E-Mail in Ihrem Posteingang aus und klicken Sie auf Archiv Symbol über der Nachrichtenvorschau, es sieht aus wie eine Aufbewahrungsbox.

Wenn Ihr Mac über eine Touch Bar über der Tastatur verfügt, können Sie auch auf das Archiv Symbol, das auf der Touch Bar angezeigt wird, wenn Sie eine E-Mail auswählen.

Klicken Sie alternativ bei gedrückter Strg-Taste auf eine E-Mail und wählen Sie Archiv aus dem Popup-Menü.

Sie können auch eine E-Mail auswählen und zu. gehen Nachricht > Archiv aus der Menüleiste.

Oder wählen Sie für die Power-User da draußen eine E-Mail aus und drücken Sie Strg + Cmd + A um es sofort zu archivieren.

Nachrichten standardmäßig archivieren

Wenn Sie über Nachrichten streichen möchten, um sie zu archivieren, müssen Sie dies als Standardaktion zum Verwerfen von E-Mails festlegen. Starten Sie dazu das Mail App und gehe zu Mail > Einstellungen aus der Menüleiste. Gehe zum Ansehen Registerkarte, und stellen Sie dann die Verworfene Nachrichten verschieben Linie zu Archiv.

Jetzt können Sie mit zwei Fingern nach links über E-Mails streichen, um sie schnell zu archivieren.

Das Festlegen von Archiv als Standardaktion bedeutet auch, dass Sie E-Mails direkt über eine Benachrichtigung auf Ihrem Mac archivieren können. Klicken Sie dazu auf Optionen > Archiv wenn in der oberen rechten Ecke eine E-Mail-Benachrichtigung angezeigt wird.

Wenn diese Option nicht angezeigt wird, gehen Sie zu Systemeinstellungen > Benachrichtigungen und vergewissere dich Benachrichtigungen sind eingeschaltet für Mail.

So finden Sie archivierte E-Mails in der Mail-App

Der Hauptvorteil der Archivierung von E-Mails, anstatt sie zu löschen, besteht darin, dass sie leicht zu finden sind, wenn Sie sie in Zukunft jemals benötigen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, archivierte E-Mails auf Ihrem Mac finden wenn Sie sie brauchen.

Wenn Sie eine E-Mail in macOS archivieren, erstellt die Mail-App einen Archived-Ordner in Ihrem E-Mail-Konto. Jede andere E-Mail, die Sie von diesem Konto archivieren möchten, wird ebenfalls in diesen Ordner verschoben.

Mail erstellt separate Archivordner für jedes Ihrer E-Mail-Konten. Sie können aber auch alle Ihre archivierten E-Mails von jedem Konto gleichzeitig im Ordner All Archive anzeigen.

Der schnellste Weg, eine archivierte E-Mail zu finden, besteht darin, sie mit dem. zu suchen Lupe -Symbol in der oberen rechten Ecke der Mail-App.

Die Ergebnisliste zeigt, wo sich jede E-Mail befindet, und enthält E-Mails aus Ihren Archivordnern, wenn eine davon mit den Suchbegriffen übereinstimmt.

Alternativ können Sie die Archivordner zu Ihrer Seitenleiste hinzufügen und manuell durch sie scrollen, um eine E-Mail zu finden.

Wenn in der Seitenleiste kein Archivordner angezeigt wird, klicken Sie auf das Hinzufügen Schaltfläche neben Favoriten. Dann wähle hinzufügen Alle Archiv aus der Liste der Postfächer im Dropdown-Menü und klicken Sie auf OK.

Jetzt klick Alle Archiv in der Seitenleiste, um alle Ihre archivierten E-Mails anzuzeigen.

Wenn Sie die Seitenleiste überhaupt nicht sehen, drücken Sie Umschalt + Befehlstaste + M es zu offenbaren.

So sichern Sie Ihre E-Mails auf einem Mac

Wenn Sie Mail verwenden, um E-Mails auf Ihrem Mac zu archivieren, werden diese E-Mails weiterhin auf den Servern Ihres E-Mail-Anbieters gespeichert. Das bedeutet, dass Sie alle Ihre archivierten E-Mails verlieren, wenn Sie Ihr E-Mail-Konto löschen oder Ihr Passwort vergessen.

Dies kommt natürlich nicht oft vor. Wenn Sie jedoch sicherstellen möchten, dass Ihre archivierten E-Mails nie verloren gehen, sollten Sie auch eine lokale Sicherung davon erstellen.

Dies ist ganz einfach, indem Sie das Archivpostfach aus der Mail-App exportieren.

Öffnen Sie dazu Mail und klicke bei gedrückter Strg-Taste auf das Archiv oder Alle Archiv Postfach in der Seitenleiste, dann wählen Sie zu Postfach exportieren.

Wählen Sie ein Ziel zum Speichern Ihrer exportierten Archiv-E-Mails aus. Je nachdem, wie viele E-Mails Sie im Laufe der Jahre archiviert haben – und wie viele große Anhänge es gibt – kann Ihr exportiertes Postfach ziemlich viel Platz auf Ihrem Mac einnehmen.

Wenn Sie ein Postfach auf diese Weise exportieren, werden keine Nachrichten aus Ihrem E-Mail-Konto gelöscht, sondern nur eine lokale Kopie dieser E-Mails auf Ihrem Mac erstellt.

Sie sollten Ihr Postfach regelmäßig exportieren, um ein aktuelles Backup Ihrer archivierten E-Mails zu haben.

Erfahren Sie noch mehr Tipps zur Verwendung von Mail auf einem Mac

Das Archivieren von E-Mails auf Ihrem Mac ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Mail-Posteingang aufzuräumen, ohne den Zugriff auf wichtige Nachrichten zu verlieren. Das Archivieren von E-Mails ist jedoch nur eine Möglichkeit, die Verwendung von Mail auf Ihrem Mac zu verbessern.

Schauen Sie sich unsere Liste an Tipps und Tricks per E-Mail um weitere nützliche Dinge zu erfahren, z. B. wie Sie die Symbolleiste anpassen, die Anzahl der erhaltenen Benachrichtigungen reduzieren oder intelligente Regeln einführen, damit sich Ihr Postfach selbst organisiert.