Όταν μοιράζεστε ένα σημαντικό αρχείο σε ένα κανάλι Teams, πιθανότατα δεν θέλετε οι άνθρωποι να το διαγράψουν κατά λάθος ή εσκεμμένα. Αν μιλάμε για ένα αρχείο ακρογωνιαίο λίθο, όπως έναν κοινό οδηγό στυλ, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν μπορεί να το διαγράψει. Ας δούμε πώς μπορείτε να απενεργοποιήσετε την επιλογή διαγραφής στο Teams.
Πώς μπορώ να περιορίσω τους χρήστες των ομάδων από τη διαγραφή αρχείων;
Ως γρήγορη υπενθύμιση, τα αρχεία που μοιράζεστε στα κανάλια του Teams αποθηκεύονται στο φάκελο SharePoint της ομάδας σας. Εάν θέλετε να προστατέψετε ένα αρχείο από τη διαγραφή, πρέπει να αλλάξετε τα δικαιώματα στο SharePoint και να κάνετε αυτό το αρχείο μόνο για ανάγνωση.
Δημιουργήστε έναν νέο ρόλο προσαρμοσμένων δικαιωμάτων
Αλλά πρώτα, πρέπει να δημιουργήσετε έναν προσαρμοσμένο ρόλο δικαιωμάτων στο SharePoint και, στη συνέχεια, να εκχωρήσετε αυτόν τον ρόλο στους χρήστες του Teams.
- Μεταβείτε στην αρχική σελίδα του SharePoint και μεταβείτε σε Προχωρημένος → Δικαιώματα τοποθεσίας.
- Προσθέστε έναν νέο ρόλο και επιλέξτε μόνο τα δικαιώματα που δεν περιλαμβάνουν την επιλογή διαγραφής.
- Παω σε Βιβλιοθήκη και αλλάξτε τα δικαιώματα χρήστη στον νέο ρόλο που μόλις δημιουργήσατε.
Επεξεργαστείτε έναν υπάρχοντα ρόλο
Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να αλλάξετε τα δικαιώματα μιας υπάρχουσας ομάδας χρηστών του SharePoint.
- Εκκινήστε το SharePoint και μεταβείτε στο Δικαιώματα τοποθεσίας.
- Στη συνέχεια επιλέξτε Εγγραφα και μετά κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι.
- Επιλέγω Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.
- Κάντε κλικ Άδειες και διαχείριση και πηγαίνετε στο Δικαιώματα για αυτήν τη βιβλιοθήκη εγγράφων.
- Στη συνέχεια, πρέπει να επιλέξετε Ομάδα μελών και Διακοπή κληρονομιάς δικαιωμάτων.
- Παω σε Επεξεργασία δικαιωμάτων χρήστη. Για να αποτρέψετε τη διαγραφή των αρχείων Teams από τους χρήστες, αλλάξτε την άδεια σε Ανάγνωση.
Η επιλογή οποιασδήποτε από τις άλλες επιλογές δικαιωμάτων επιτρέπει στους χρήστες να διαγράφουν έγγραφα. Αλλά δεν το θέλετε αυτό, έτσι δεν είναι;
Να επιτρέπεται στους χρήστες να προσθέτουν νέα στοιχεία αλλά όχι να διαγράφουν υπάρχοντα αρχεία
Εάν θέλετε οι χρήστες να προσθέτουν ή να επεξεργάζονται αρχεία αλλά να μην διαγράφουν υπάρχοντα έγγραφα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο επίπεδο άδειας SharePoint. Βασικά, μπορείτε να αντιγράψετε τα υπάρχοντα δικαιώματα και να τα αφαιρέσετε Διαγραφή αντικειμένων άδεια.
- Πρώτα, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις τοποθεσίας, επιλέξτε Χρήστες και δικαιώματακαι κάντε κλικ Δικαιώματα τοποθεσίας.
- Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Επίπεδο άδειας.
- Κάντε κλικ Επεξεργασία επιπέδου άδειας.
- Κάντε κλικ στο Επίπεδο άδειας αντιγραφής.
- Ονομάστε το νέο επίπεδο άδειας και βεβαιωθείτε ότι έχετε αποεπιλέξει το Διαγραφή αντικειμένων πλαίσια ελέγχου.
- Χτύπα το Δημιουργώ κουμπί και εκχωρήστε το νέο επίπεδο δικαιωμάτων στην ομάδα χρηστών που θέλετε να αποτρέψετε τη διαγραφή αρχείων.
Μιλώντας για την αποτροπή κατάργησης αρχείων από τους χρήστες, ίσως θελήσετε επίσης να ανατρέξετε στον οδηγό μας πώς να κλειδώσετε αρχεία στο Microsoft Teams.
συμπέρασμα
Όταν μοιράζεστε σημαντικά αρχεία σε κανάλια Teams, η αποτροπή της διαγραφής τους από τους χρήστες είναι ζωτικής σημασίας. Μπορείτε να το επιτύχετε ρυθμίζοντας συγκεκριμένες ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ή δημιουργώντας ένα προσαρμοσμένο επίπεδο δικαιωμάτων SharePoint για αυτήν την ομάδα χρηστών.
Γνωρίζετε άλλους τρόπους για να αποτρέψετε τη διαγραφή αρχείων από τους χρήστες του Teams; Μη διστάσετε να αναφέρετε τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε στα παρακάτω σχόλια.