Τα μηνύματα εκτός γραφείου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ενημερώσετε τους συναδέλφους και τους συνεργάτες σας ότι δεν είστε στη δουλειά. Όποιος επικοινωνήσει μαζί σας ενώ είστε εκτός γραφείου θα λάβει αυτό το μήνυμα. Το καλύτερο μέρος είναι ότι μπορείτε να προγραμματίσετε "Εκτός γραφείουΜηνύματα που θα σταλούν στις επαφές σας σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία.
Ας δούμε τι προσφέρει το Microsoft Teams «Εκτός γραφείου' Ρυθμίσεις.
Πώς να ρυθμίσετε τα μηνύματα "Out of Office" στο Microsoft Teams
Εάν πήρατε κάποιο χρόνο άδειας από την εργασία σας, το MS Teams μπορεί να εμφανίσει ένα «Εκτός γραφείου' μήνυμα κάθε φορά που κάποιος προσπαθεί να σας στείλει ένα μήνυμα ή το @ σας αναφέρει σε ένα κανάλι.
Μέθοδος 1 – Αλλαγή μηνύματος κατάστασης
- Εκκινήστε το Teams και κάντε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας.
- Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Ορισμός μηνύματος κατάστασης.
- Πληκτρολογήστε το δικό σας «Εκτός γραφείου'' μήνυμα. Υπάρχει όριο 280 χαρακτήρων στο μήνυμά σας.
- Παρεμπιπτόντως, μπορείτε επίσης να @αναφέρετε το άτομο με το οποίο μπορούν να επικοινωνήσουν οι άνθρωποι ενώ είστε εκτός σύνδεσης.
- Ελέγξτε την επιλογή Εμφάνιση όταν μου στέλνουν μηνύματα.
- Κάντε κλικ στο Διαγραφή μηνύματος κατάστασης μετά.
- Ορίστε πόσο καιρό θέλετε το μήνυμα να είναι ορατό σε όλους.
- Εφαρμόστε τις αλλαγές και τελειώσατε.
Μέθοδος 2 – Χρησιμοποιήστε το Outlook
Εάν χρησιμοποιήσατε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook για τη δημιουργία του λογαριασμού σας στο Microsoft Teams, μπορείτε να ορίσετε ένα μήνυμα "Εκτός γραφείου" στο Outlook. Στη συνέχεια, η υπηρεσία email θα συγχρονίσει το μήνυμά σας με το Teams.
- Εκκινήστε το Outlook και κάντε κλικ στο Αρχείο.
- Στη συνέχεια επιλέξτε Αυτόματες απαντήσεις.
- Κάντε κλικ στο Αποστολή αυτόματων απαντήσεων και πληκτρολογήστε το μήνυμά σας.
- Κάντε κλικ στο Αποστολή μόνο σε αυτό το χρονικό εύρος.
- Ορίστε το χρονικό εύρος που θέλετε το Outlook να στέλνει αυτόματα το «Εκτός γραφείου'' μήνυμα.
- Αποθηκεύστε τις αλλαγές.
Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις ρυθμίσεις του προγράμματος-πελάτη επιφάνειας εργασίας για να ρυθμίσετε το μήνυμά σας.
- Παω σε Ρυθμίσεις και επιλέξτε Αυτόματες απαντήσεις.
- Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις μηνυμάτων «Εκτός γραφείου».
- Αποθηκεύστε τις αλλαγές.
Για περισσότερες πληροφορίες, βλ Πώς να ορίσετε την απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook.
⇒ Σημαντικές σημειώσεις
Το μήνυμα "Out of Office" που ρυθμίσατε στο Outlook δεν θα μεταφερθεί αμέσως στο Microsoft Teams. Η ρύθμιση είναι αμέσως ορατή στο Outlook. Ωστόσο, μερικές φορές μπορεί να χρειαστούν μερικές ώρες μέχρι να ενημερωθεί η κατάσταση των ομάδων σας. Συνήθως, το Teams σαρώνει το ημερολόγιο και τις αλλαγές κατάστασής σας περίπου κάθε ώρα περίπου.
Λάβετε, λοιπόν, υπόψη ότι υπάρχει μια καθυστέρηση μεταξύ της στιγμής που ορίζετε τις αυτόματες απαντήσεις στο Outlook και της στιγμής που οι ομάδες ενημερώνουν την κατάστασή σας. Εάν θέλετε το μήνυμά σας "Εκτός γραφείου" να είναι άμεσα ορατό, κάντε κλικ στην εικόνα προφίλ του Teams και επιλέξτε "Ορισμός μηνύματος κατάστασης‘.