7 τρόποι για να βελτιώσετε την εμπειρία σας στο Gmail

Το Gmail είναι μια από τις πιο δημοφιλείς υπηρεσίες email για προσωπική χρήση. Πολλοί οργανισμοί που χρησιμοποιούν το Google Workspace προσφέρουν επίσης το Gmail ως πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Από προεπιλογή, η Google προσφέρει πολλά ενδιαφέρουσες λειτουργίες στο Gmail που λειτουργούν όπως διαφημίζεται. Αλλά με μερικές μικρές τροποποιήσεις, θα μπορούσατε πραγματικά να βοηθήσετε στο επίπεδο της όλης εμπειρίας σας στο Gmail.

Έχετε στείλει ποτέ ένα email, μόνο για να συνειδητοποιήσετε ότι ήταν τυπογραφικό λάθος, και θα θέλατε να μην το είχατε στείλει; Τι θα λέγατε για τις συντομεύσεις πληκτρολογίου στο Gmail; Γνωρίζατε ότι θα μπορούσατε να προσαρμόσετε τις απαντήσεις για ρουτίνα emails? Αν δεν μπήκατε ποτέ στον κόπο να περιηγηθείτε στο μενού Ρυθμίσεις του Gmail, ακολουθούν επτά εύκολοι τρόποι για να γίνετε ισχυρός χρήστης του Gmail.

7 Συντομεύσεις πληκτρολογίου

Κάντε τα πάντα με το πληκτρολόγιο

Ένα από τα κύρια σημάδια του να είσαι ισχυρός χρήστης οποιασδήποτε εφαρμογής είναι να γνωρίζεις συντομεύσεις πληκτρολογίου, ανεξάρτητα από το αν βρίσκεσαι σε υπολογιστή με Windows, Mac ή Chromebook. Με το Gmail, υπάρχουν πολλά από αυτά. Η Google σας διευκολύνει να θυμάστε ποια ενέργεια συντόμευσης κάνει τι. Απλά χτυπήστε Shift + ? και σας παρουσιάζονται συντομεύσεις για πλοήγηση, μορφοποίηση, επιλογή λίστας νημάτων, πλοήγηση στο Google Chat και πολλά άλλα.

Θέλετε να δημιουργήσετε τις δικές σας συντομεύσεις; Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά πλευρά του προγράμματος περιήγησης Gmail. Παω σε Εικονίδιο με το γρανάζι >Δείτε όλες τις ρυθμίσεις > Για προχωρημένους > Προσαρμοσμένες συντομεύσεις πληκτρολογίου και επιλέξτε Ενεργοποίηση. Μόλις ενεργοποιηθεί, θα δείτε μια καρτέλα Ρυθμίσεις πληκτρολογίου, η οποία εμφανίζει όλες τις ενέργειες μαζί με τα πλήκτρα που αντιστοιχούν σε αυτήν. Μπορείτε να το προσαρμόσετε σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας και να κάνετε κλικ Αποθήκευσε τις αλλαγές. Απλώς βεβαιωθείτε ότι η εντολή που προσαρμόζετε δεν έρχεται σε σύγκρουση με άλλες εντολές συντόμευσης.

6 Αναίρεση αποστολής

Πώς να αποκτήσετε περισσότερο χρόνο για να αποστείλετε ένα email;

Όλοι, κάποια στιγμή, στείλαμε ένα mail βιαστικά, μόνο για να συνειδητοποιήσουμε ότι χάσαμε κάποιες πτυχές που ήταν για να συζητηθεί στην απάντηση, η αλληλογραφία ήταν γεμάτη με τυπογραφικά λάθη ή χειρότερα, η αλληλογραφία στάλθηκε σε λάθος παραλήπτης. Το Gmail προσφέρει μια προεπιλεγμένη εντολή Αναίρεσης αποστολής 5 δευτερολέπτων, αλλά μπορεί να αυξηθεί στα 30 δευτερόλεπτα.

Κάνε κλικ στο Εικονίδιο με το γρανάζι >Δείτε όλες τις ρυθμίσεις > Γενικά > Αναίρεση αποστολής. Από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα του, επιλέξτε μεταξύ 5, 10, 20 και 30 δευτερολέπτων χρόνου προσωρινής αποθήκευσης και, στη συνέχεια, πατήστε Αποθήκευσε τις αλλαγές. Τώρα, κάθε φορά που στέλνετε ένα email, θα βλέπετε μια επιλογή Αναίρεσης στην αιωρούμενη μαύρη γραμμή που εμφανίζεται αφού στείλετε ένα email.

5 Πρότυπα

Απαλλαγείτε από τη σύνταξη επαναλαμβανόμενων email

Υπάρχουν φορές που ορισμένα email απαιτούν τις ίδιες ή παρόμοιες απαντήσεις. Σε μια τέτοια περίπτωση, δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε ξανά ολόκληρο το μήνυμα κάθε φορά. Αντ' αυτού, μπορείτε να δημιουργήσετε απαντήσεις προτύπων. Κάνε κλικ στο Εικονίδιο με το γρανάζι >Δείτε όλες τις ρυθμίσεις > Για προχωρημένους > Πρότυπα και επιλέξτε επιτρέπω και Αποθήκευση ρυθμίσεων.

Τώρα, κάθε φορά που γράφετε ένα περιττό κείμενο σε α Νέο μήνυμα (βεβαιωθείτε ότι η υπογραφή του email έχει διαγραφεί), αυτό το κείμενο μπορεί να αποθηκευτεί ως πρότυπο κάνοντας κλικ Περισσότερες επιλογές > Πρότυπα > Αποθήκευση προχείρου ως πρότυπο > Αποθήκευση ως νέο πρότυπο. Μπορείτε να δώσετε ένα όνομα στο πρότυπο. Την επόμενη φορά, όποτε θέλετε να απαντήσετε με το ίδιο κείμενο, απλώς επιλέξτε το απαραίτητο πρότυπο αντί να πληκτρολογήσετε ξανά το μήνυμα.

4 Ρύθμιση του παραθύρου ανάγνωσης

Βελτιστοποιήστε την εμφάνιση ακινήτων

Ο προεπιλεγμένος τρόπος με τον οποίο το Gmail σάς εμφανίζει τα μηνύματά σας όταν τα ανοίγετε δεν αξιοποιεί με τον καλύτερο τρόπο την ακίνητη περιουσία της οθόνης. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν έχετε μεγαλύτερες οθόνες. Αυτό μπορεί να τροποποιηθεί ενεργοποιώντας το παράθυρο ανάγνωσης.

Κάνε κλικ στο Εικονίδιο με το γρανάζι > Επιλέξτε όλες τις ρυθμίσεις > Εισερχόμενα > Ενεργοποίηση παραθύρου ανάγνωσης. Επιλέξτε είτε το Δικαίωμα εισερχομένων ή Παρακάτω inbox επιλογή για λήψη πλαισίων προεπισκόπησης για τα email σας που δεν απαιτούν από εσάς να χάσετε άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

3 Εναλλαγή μεταξύ πολλών υπογραφών

Απαλλαγή από τη χειροκίνητη αλλαγή των λεπτομερειών υπογραφής

Σε μια επαγγελματική εγκατάσταση, είναι σκόπιμο να έχετε μια υπογραφή email. Αλλά μερικές φορές, μπορεί να μην θέλετε να κοινοποιήσετε ορισμένες λεπτομέρειες από την υπογραφή σας, όπως τον αριθμό τηλεφώνου σας. Είναι κουραστικό να προσθέτεις ή να αφαιρείς με μη αυτόματο τρόπο πράγματα από μια υπογραφή. Αντίθετα, μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές υπογραφές και απλώς να κάνετε εναλλαγή μεταξύ τους ανάλογα με το περιβάλλον ή τον παραλήπτη.

Κάνε κλικ στο Εικονίδιο με το γρανάζι > Επιλέξτε όλες τις ρυθμίσεις > Γενικά > Υπογραφή. Κάντε κλικ στο πλαίσιο Δημιουργία νέας για να προσθέσετε μια νέα υπογραφή. Οι παλαιότερες υπογραφές θα εμφανιστούν στο πλαίσιο στα αριστερά. Μπορείτε να επιλέξετε Προεπιλογές υπογραφής από τα παρακάτω αναπτυσσόμενα μενού: Για νέα email χρησιμοποιήστε και Κατά την απάντηση/προώθηση χρήσης. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Αποθήκευσε τις αλλαγές. Τώρα, όταν βρίσκεστε στο πλαίσιο σύνθεσης, κάνοντας κλικ στο σύμβολο του στυλό θα εμφανιστούν όλες οι υπογραφές που έχετε αποθηκεύσει. Μπορείτε απλά να επιλέξετε αυτό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

2 Πολλαπλές μορφές αστεριών

Εξυπνότερος τρόπος για να κατηγοριοποιήσετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Είτε πρόκειται για τον προσωπικό είτε τον επαγγελματικό σας λογαριασμό, υπάρχουν ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να επισημάνετε με αστέρι για να φτάσετε γρήγορα στην ενότητα Με αστέρι του Gmail. Από προεπιλογή, το Gmail σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε μόνο το κίτρινο αστέρι. Εάν έχετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αστέρι, τότε θα μπορούσε επίσης να είναι κουραστικό να εντοπίσετε γρήγορα το σωστό email που αναζητούσατε.

Κάνε κλικ στο Εικονίδιο με το γρανάζι > Εμφάνιση όλων των ρυθμίσεων > Γενικά> Αστέρια. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε 1 αστέρι, 4 αστέρια και όλα τα αστέρια, ανάλογα με την προτίμησή σας και στη συνέχεια Αποθήκευσε τις αλλαγές. Τώρα μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ των αστεριών κάνοντας κλικ διαδοχικά στο εικονίδιο αστεριού. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να έχετε εξαιρετικές οπτικές ενδείξεις για διαφορετικούς τύπους email προτεραιότητας. Περνώντας το ποντίκι πάνω από το αστέρι θα σας πει το όνομά του. Όταν βρίσκεστε στην ενότητα Με αστέρι και θέλετε να δείτε μόνο τα email με αστέρι μπλε αστερι, απλά πληκτρολογήστε αυτήν την εντολή στο πλαίσιο αναζήτησης του Gmail: έχει: μπλε-αστέρι. Θα μπορούσατε ακόμη και να αντιστοιχίσετε συγκεκριμένα εικονίδια αστεριών για συγκεκριμένους τύπους email.

1 Φιλτράρισμα email με ένα παράδειγμα

Φορτίστε τα Εισερχόμενά σας

Αυτή είναι μια από τις πιο ισχυρές λειτουργίες του Gmail και αν χρησιμοποιηθεί προσεκτικά, μπορεί πραγματικά να σας βοηθήσει να οργανώσετε τα Εισερχόμενά σας, να απαλλαγείτε από ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να δημιουργήσετε φακέλους για συγκεκριμένους τύπους μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ενώ το Gmail έχει καρτέλες όπως Προώθηση, Ενημερώσεις και Κοινωνικά, μερικές φορές κάποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περνούν από αυτές και εμφανίζονται στην Κύρια καρτέλα. Θέλετε η Κύρια καρτέλα να έχει μόνο τα απολύτως σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Κάνε κλικ στο Εμφάνιση επιλογών αναζήτησης, βρίσκεται στη δεξιά πλευρά στη γραμμή αναζήτησης στο Gmail. Τώρα, ανάλογα με τον στόχο που θέλετε να επιτύχετε, μπορείτε να προσθέσετε τις λεπτομέρειες στα αντίστοιχα πεδία για να δημιουργήσετε φίλτρα.

Ας υποθέσουμε ότι θέλω να προσθέσω ένα ενημερωτικό δελτίο (από Το πρόγραμμα περιήγησης) που εμφανίζεται στην καρτέλα Κύρια, σε έναν φάκελο όπου έχω όλα τα ενημερωτικά δελτία στα οποία είμαι συνδρομητής. Σε αυτήν την περίπτωση, θα προσθέσω το αναγνωριστικό email του Το πρόγραμμα περιήγησης ενημερωτικό δελτίο και κάντε κλικ Δημιουργία φίλτρου. Στην επόμενη οθόνη, μου παρουσιάζονται περισσότερες επιλογές. επέλεξα Παραλείψτε τα Εισερχόμενα, Εφαρμόστε την ετικέτα (το όνομα του φακέλου Ενημερωτικό δελτίο), και Εφαρμόστε επίσης φίλτρο σε συνομιλίες που ταιριάζουν. Αυτό θα διασφαλίσει ότι κάθε email από Το πρόγραμμα περιήγησης θα εμφανιστεί στον φάκελο του Newsletter μου και δεν θα εμφανιστεί στα Εισερχόμενά μου.

Μπορείτε να κάνετε πολλά πράγματα, όπως η αυτόματη αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ, η εκκαθάριση των εισερχομένων σας στο Gmail γεμίζει, διαγράφει αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ορισμένα αναγνωριστικά email ή τον φάκελο Ανεπιθύμητα και πολλά άλλα περισσότερο.

Αναλαμβάνετε τον έλεγχο του λογαριασμού σας στο Gmail

Τα επτά hacks που συζητήθηκαν παραπάνω σίγουρα θα βελτιώσουν την εμπειρία σας στο Gmail σε κάποιο βαθμό. Η εξοικείωση με το μενού Ρυθμίσεις των επιλογών αναζήτησης Gmail και Εμφάνιση αναζήτησης σίγουρα θα σας μετατρέψει σε ισχυρό χρήστη του Gmail. Η χρήση αυτών των συμβουλών καταλήγει επίσης στην εξοικονόμηση πολύ χρόνου που διαφορετικά θα ξοδευόταν σε περιττές εργασίες. Μην ξεχάσετε να ελέγξετε επίσης πώς μπορείτε διαχειριστείτε τους κωδικούς σας με την Google.