Cómo usar números: conceptos básicos para usuarios de Mac

Hoy, vamos a cubrir un tema que he querido cubrir desde hace algún tiempo. Si eres un lector de AppleToolBox desde hace mucho tiempo, entonces puedes recordar momentos en los que hemos cubierto cómo usar el terminal mac, Automatizador, Atajos, y más. Hoy, estamos ampliando nuestros recursos de tutoriales con una serie sobre cómo usar Numbers.

Numbers es la aplicación de hoja de cálculo de Apple y su alternativa al muy popular Excel. Excel es tan popular, de hecho, que es muy probable que lo hayas usado, incluso si eres un usuario de Apple de toda la vida. Es invaluable para la forma en que funcionan muchas empresas, y aunque Numbers es casi tan bueno en muchos aspectos, Excel sigue siendo la aplicación preferida para muchas empresas.

Dicho esto, es posible que Numbers funcione mejor para usted en su uso personal o profesional. Después de todo, está integrado en el ecosistema de Apple, se integra con otras aplicaciones y servicios de Apple y, lo mejor de todo, es gratuito para todos los usuarios de Apple.

Esta es nuestra primera publicación en esta serie, por lo que solo cubriremos los conceptos básicos aquí. Puede mirar la tabla de contenido para tener una idea de lo que se cubrirá. En un futuro cercano, agregaré más a esta serie, ¡así que estad atentos!

Por qué es importante aprender a usar Numbers

Antes de profundizar demasiado en cómo usar Numbers para tareas básicas, veamos por qué es importante aprender a usar esta aplicación.

En primer lugar, las aplicaciones de hojas de cálculo son, en mi opinión, una de las aplicaciones principales que debe saber cómo usar. Al igual que debe saber cómo usar una aplicación de calculadora, un procesador de textos y un navegador de Internet, debe conocer los conceptos básicos de cómo usar una hoja de cálculo.

Esto se debe a que se usan mucho en el lugar de trabajo y también son muy útiles para usar en el hogar. Utilizo hojas de cálculo para varios usos, desde hacer un seguimiento de mi colección de cómics hasta automatizar una parte de mis tareas mensuales.

Además, aprender a usar hojas de cálculo puede ser una habilidad valiosa en el lugar de trabajo. Muchas empresas confían en las hojas de cálculo por varias razones, y es posible que algunos trabajos giren completamente en torno a saber cómo administrar y usar de manera eficiente aplicaciones como Excel y Numbers.

Por último, saber cómo usar Numbers hará que aprender Excel sea mucho más fácil, en caso de que lo necesites. Puede que no suene como un gran problema, pero una vez más, Excel es una herramienta popular en el lugar de trabajo, por lo que saber cómo usar su contraparte lo ayudará a aprender a usarlo.

Cómo usar Numbers: conceptos básicos

Muy bien, ahora que tiene una idea de por qué debería querer aprender a usar Numbers, veamos cómo funciona. Como se mencionó, esto solo cubrirá los conceptos básicos. Eso incluye crear una hoja de cálculo, comprender cómo funcionan juntas las filas y las columnas y hacer algunos cálculos básicos entre celdas. Cubriremos tareas más complejas más adelante, así que piense en esto como la base para aprender esas ideas más desafiantes.

¡Vamos a sumergirnos!

Elegir una plantilla

Lo primero es lo primero, querrá elegir una plantilla al crear un nuevo documento de Numbers. Si bien puedes elegir Vacío, que no tiene un formato preestablecido, recomiendo optar por una de las plantillas integradas. Hacen mucho del trabajo inicial por usted y son sorprendentemente útiles. Esta es una de las únicas aplicaciones de Apple en las que creo que es imprescindible seleccionar una plantilla.

Comience abriendo la aplicación Números. Puede hacer esto buscando la aplicación en su Aplicaciones carpeta o presionando dominio + barra espaciadora, escribiendo “Números”, luego presionando devolver. Haga doble clic Nuevo documento.

Eso lo llevará a la siguiente pantalla:

Aquí puede desplazarse por todas las plantillas que ofrece Apple. Vamos a utilizar una plantilla en blanco para este tutorial, pero échales un vistazo para que tengas una idea de lo que la aplicación tiene para ofrecer.

Algunas de las mejores plantillas son:

• Lista de Verificación
• Gastos Compartidos
• Factura
• Presupuesto sencillo
• Calendario

Por ahora, sigue adelante y elige Vacío. De esa manera, puede jugar con la hoja de cálculo sin preocuparse por el formato. Haga doble clic en la plantilla que desea abrir.

Filas vs columnas

Lo siguiente que necesitará saber es la diferencia entre filas y columnas. Una vez que elijas el Vacío plantilla, debería estar mirando esta pantalla:

Aunque no hay datos en esta pantalla, aún puede ver varias filas, columnas y celdas. Cada rectángulo en blanco es una celda. Cada pila vertical de celdas es una columna y cada pila horizontal es una fila. Aquí hay un desglose:

Como puede ver, hay una celda en cada punto de intersección de una fila y una columna. Las celdas forman estas intersecciones.

Las columnas están etiquetadas con letras y las filas están etiquetadas con números. Cada celda está etiquetada después de la columna y la fila con la que se cruza. Entonces, las celdas de la parte superior izquierda son las celdas "A1". La celda directamente debajo es "A2", y la que está a la derecha es "B1".

Puede ver fácilmente qué celda ha seleccionado mirando las etiquetas de columna y fila en la parte superior e izquierda de la hoja de cálculo. Lo que esté resaltado es el indicador para la celda que ha seleccionado actualmente. Como puede ver en esta captura de pantalla, seleccioné E16, que puedo ver sin necesidad de contar dónde está mi celda:

Una última nota sobre filas y columnas: es posible que haya notado que tiene un número limitado de estas. De forma predeterminada, la esquina inferior derecha de la hoja de cálculo termina en G22. Esta es una de las diferencias entre Excel y Numbers. Donde Excel continúa para siempre, Números solo le muestra un número fijo de celdas.

Afortunadamente, es fácil expandir la cantidad de celdas agregando más columnas y filas. En la parte superior de la hoja de cálculo, justo a la derecha de la etiqueta de la columna "G", puede ver un círculo con dos líneas verticales. Haz clic en él y arrástralo de izquierda a derecha. Verá que las nuevas columnas se agregan automáticamente o las antiguas se eliminan instantáneamente.

Lo mismo ocurre con las filas. Hay un círculo con dos líneas horizontales en el lado inferior izquierdo de la pantalla. Haga clic y arrástrelo hacia arriba y hacia abajo para agregar o eliminar filas.

Finalmente, puede arrastrar el círculo con la pequeña flecha en la parte inferior derecha de la pantalla para agregar o eliminar filas y columnas simultáneamente.

¡Y eso es (principalmente) todo lo que necesita saber sobre la estructura básica de una hoja de cálculo!

Agregar contenido a una celda

Ahora que tiene una comprensión básica de cómo se configura una hoja de cálculo, podemos ver cómo agregar contenido a una celda. Como ya sabrá, esta es la funcionalidad principal de una hoja de cálculo. Almacena datos en cada celda, y cada celda puede interactuar entre sí, creando una herramienta poderosa.

Pero nuevamente, concentrémonos en agregar algo de contenido a las celdas de su hoja de cálculo.

Para comenzar, haga clic en cualquier celda, preferiblemente en una cerca de la mitad de su hoja de cálculo. Comience escribiendo el número "5" en su celda seleccionada.

A continuación, presione el botón pestaña clave en su teclado. Esto lo llevará automáticamente a la celda directamente a la derecha de la celda seleccionada. En esta celda, escriba el número "2", luego presione devolver. Su pantalla debería verse algo como esto:

Como puedes ver, el devolver y pestaña Las teclas de su teclado se pueden usar para navegar de una celda a la siguiente. También puede usar las teclas de flecha en su teclado para navegar también. Combinadas, estas teclas facilitan la navegación por una hoja de cálculo completa sin tener que levantar los dedos del teclado.

Puede escribir cualquier cosa en una celda, incluidas palabras y símbolos. Sin embargo, la mayoría de las veces, es probable que te encuentres ingresando números. Pero exploraremos por qué eso está en el Usar fórmulas en Numbers sección.

Cómo usar Numbers para formatear tus celdas

En este momento, avancemos y hablemos sobre cómo formatear sus celdas. Esta es una parte importante de aprender a usar Números, ya que se usa para organizar visualmente su hoja de cálculo.

Incluso en la plantilla en blanco que hemos estado usando hasta ahora, puede ver que su hoja de cálculo tiene un título en la parte superior, "Tabla 1". Y hay una fila de color gris oscuro en la parte superior y una columna de color gris claro a lo largo de la izquierda.

Ninguna de estas características de su hoja de cálculo hace nada especial. Simplemente están formateados para ser visualmente distintos, de modo que pueda poner títulos, etiquetas y otros datos descriptivos en ellos.

Todo lo que necesita hacer para poder formatear celdas en Numbers es hacer clic en el Formato botón en la parte superior derecha de la pantalla:

Allí tienes opciones que te permitirán cambiar el color de una celda, la fuente, el número de filas y columnas, el contorno de tu tabla y más. Estas características no necesitan mucha explicación, solo diviértete jugando con ellas y viendo cómo funcionan. Puede deshacer fácilmente cualquier cambio que realice presionando dominio + Z en tu teclado.

Usar fórmulas en Numbers

Lo siguiente en esta guía sobre cómo usar Números son las fórmulas. En muchos sentidos, las fórmulas son la característica clave de las hojas de cálculo. ¿Recuerdas que hemos estado diciendo que las interacciones entre las celdas son las que hacen de Numbers una aplicación tan poderosa? Bueno, es hora de explorar las interacciones celulares más básicas.

Las fórmulas funcionan igual que las fórmulas que aprendiste en la escuela primaria. Para usarlos, haga clic en una celda en blanco y escriba el símbolo "=". La celda mostrará esta ventana emergente:

A continuación, escriba un cálculo simple, como "3+5", luego presione devolver. cuando golpeas devolver, el valor de la celda no mostrará "=3+5", aunque eso es lo que escribió. En su lugar, mostrará "8", porque esa es la respuesta a su fórmula.

Puedes hacer esto con cualquier tipo de cálculo. Solo sepa que los símbolos "*" y "/" en su teclado representan los símbolos de multiplicación y división, respectivamente.

También puedes hacer operaciones matemáticas entre celdas. ¿Recuerdas cómo escribimos "5" y "2" en dos celdas una al lado de la otra? Hagamos una fórmula básica sumando estas dos celdas.

Seleccione la celda directamente a la derecha de estas dos celdas y escriba "=" para comenzar a crear una fórmula. A continuación, haga clic en la celda que contiene el número "5". Verá que la etiqueta de esa celda aparece instantáneamente en su fórmula.

Luego, escriba un símbolo "+", luego seleccione la celda con el número "2". Eso debería verse así, incluso si las etiquetas de sus celdas son un poco diferentes:

A continuación, golpea devolver.

La celda donde acaba de crear su fórmula ahora debería mostrar el número "7". No solo eso, sino que si cambia los valores numéricos de su "5" o "2", el valor del "7" cambiará automáticamente para reflejar la suma correcta de esos valores. Puedes verlo en la siguiente captura de pantalla:

Puede crear fórmulas extremadamente complejas o simples, incorporar tantas o tan pocas celdas como desee, y se completarán y resolverán automáticamente. Es muy fácil de hacer y significa que su hoja de cálculo básicamente funciona como una calculadora escrita.

Crear cálculos simples en Numbers

Ahora, vamos a entrar en el segmento de cálculos básicos de nuestra guía sobre cómo usar Numbers. Esto es bastante similar a las fórmulas. Tan similar que Numbers en realidad usa la misma palabra que cuando creas tu propia fórmula: fórmulas. Solo los llamamos cálculos para que sepas que son un poco diferentes.

Para realizar estos cálculos, comencemos eliminando todas las celdas existentes. Simplemente selecciónelos y presione el botón Eliminar clave en su teclado.

A continuación, creemos una columna de números. En la columna "B", comenzando en "B2" y bajando hasta "B11", escriba los siguientes números: 3, 6, 2, 1, 8, 5, 9, 10, 4, 7. Es posible que haya notado que estos números son solo del 1 al 10 en un orden aleatorio.

Ahora, seleccione todas estas celdas, diez en total. En la barra de menú en la parte superior de la pantalla, elija Insertar, Fórmula, y Suma.

Debería ver el número "55" aparecer instantáneamente en la celda "B12". Esa es la suma de todos los números que había seleccionado. Puede hacer clic y arrastrar el "55" a otra celda si lo desea. De hecho, vamos a moverlo a "D2".

Seleccione esos diez números nuevamente, y esta vez elija una fórmula diferente de la Insertar > Fórmula Opción de la barra de menú. Mueva el cálculo a "D3".

¡Y eso es! Solo un atajo para crear fórmulas básicas en sus hojas de cálculo. Sin embargo, no elimine nada, ¡porque vamos a seguir usando estos números!

Cómo usar Numbers para ordenar tus columnas y filas

Otra característica común de las columnas y las filas es su capacidad para ordenarse. Puede ingresar información en el orden que desee y luego clasificarla por orden alfabético o numérico.

Para hacer esto, solo necesita hacer clic en la etiqueta de columna o fila de la columna o fila que desea ordenar. Como ya ingresamos una columna de números sin ordenar en la columna "B", sigamos adelante y clasifíquela.

Continúe y haga clic en la letra "B" en la parte superior de la pantalla, la que etiqueta la columna como "B".

Esto seleccionará toda la columna. A continuación, haga clic derecho en la letra "B" o haga clic en la pequeña flecha a la derecha de la "B" que aparece cuando pasa el cursor sobre ella. En el menú desplegable que aparece, elija Orden ascendente o Orden descendiente. Luego, elige la otra opción.

La forma en que se organizan los números es bastante intuitiva, por lo que debería poder comprender rápidamente lo que está sucediendo. Además, es bueno saber que esto también funciona con letras. Puede ordenar letras, palabras, números o una combinación de ambos.

Además, puede notar que las celdas en la columna "D" se mueven a medida que ordena la columna. Eso es solo porque su posición está vinculada a filas específicas en la columna de números. Así que puedes ignorarlo por ahora.

Agregar páginas a su hoja de cálculo de Numbers

Lo último que necesita saber para aprender a usar Numbers es cómo agregar páginas a su hoja de cálculo. Es posible que se haya dado cuenta de que, aunque puede expandir infinitamente una hoja de cálculo, probablemente no quiera hacerlo. Una mejor solución es agregar páginas para cada mes, año u otro diferenciador.

¡Agregar una nueva página es súper fácil! Simplemente haga clic en el "+” icono en la parte superior izquierda de la pantalla. Se agregará una nueva página instantáneamente.

Ahora puede ampliar su hoja de cálculo tanto como desee sin desorganizarse. Puede hacer esto para agregar contenido a una hoja de cálculo que ha tenido durante mucho tiempo, que ha crecido demasiado o incluso una que tiene una variedad de contenido. Por ejemplo, puede tener una página que muestre su presupuesto mensual, otra que muestre el de su socio, otra que muestre sus gastos anuales, otra que muestre el alquiler, etc.

Empieza a organizar tu vida ahora que sabes cómo usar Números

¡Y eso es! Eso es todo lo básico que necesita saber sobre cómo usar Números. Con esta información, debería estar listo para comenzar a catalogar sus colecciones, organizar su presupuesto, hacer un seguimiento de sus ingresos, o incluso solicitar trabajos en los que saber cómo usar una hoja de cálculo es una requisito.

Nuevamente, puede obtener más beneficios al usar Excel que Numbers, ya que es la opción más popular. Solo sepa que no hay una diferencia significativa entre ellos aparte de la popularidad. Así que la mayor parte de lo que aprendes con Numbers se puede traducir a Excel.

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¡Hasta la próxima!