Si filtra y organiza cuidadosamente sus archivos, encontrará rápidamente los documentos que está buscando. Otra ventaja es que mantendrá sus carpetas ordenadas.
Si recibió cientos de archivos a través de Microsoft Teams y no tenía un plan claro desde el principio, las cosas pueden parecer un poco desorganizadas ahora. Los usuarios a menudo se sienten abrumados por la tarea de organizar sus archivos, por lo que prefieren posponerla una y otra vez. De hecho, organizar sus archivos es una tarea que requiere mucho tiempo, pero las ventajas que aporta merecen el esfuerzo.
Para facilitarle todo el proceso, creamos esta guía. Compartiremos una serie de consejos y trucos útiles para ayudarlo a organizar mejor sus archivos de MS Teams.
Mejores prácticas para organizar sus archivos en MS Teams
Seleccione su servicio principal de almacenamiento en la nube
Microsoft Teams utiliza diferentes servicios de almacenamiento para almacenar sus archivos y documentos. De forma predeterminada, sus archivos se almacenan en OneDrive y SharePoint. Los archivos que compartió en los hilos del equipo se almacenan en SharePoint. Todos los archivos que intercambias en los chats se almacenan en OneDrive.
Pero también puede agregar manualmente un servicio de almacenamiento en la nube con el que ya esté familiarizado. 
Sincronizar archivos con OneDrive
Sugerimos utilizar el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft para almacenar archivos de Teams. Ambos servicios han sido desarrollados por Microsoft y no existen problemas de integración o compatibilidad entre ellos.
Al sincronizar sus archivos de Teams con OneDrive, puede acceder a ellos directamente desde el Explorador de archivos. En otras palabras, ya no necesita abrir Teams para ver esos archivos.
Crear carpetas específicas
Independientemente del servicio de almacenamiento en la nube que utilice para almacenar sus archivos de Teams, es importante crear carpetas específicas. Luego agregue todos sus archivos a las carpetas correspondientes. Lo más importante es decidirse por una estructura y ceñirse a ella.
Por ejemplo, puede crear una carpeta individual para cada persona con la que interactúa a menudo. Y guarde los archivos que recibió de ellos en la carpeta respectiva. O puede utilizar nombres descriptivos para sus archivos, como informes, contratos, asignaciones, marketing, finanzas, presentaciones, etc.
También puedes organizar tus carpetas por proyecto, cliente, fecha, fecha límite, etc.
Utilice nombres de canales claros y específicos
Todos los archivos relacionados con los equipos se almacenan en SharePoint. Cada vez que crea un nuevo equipo en Microsoft Teams, se crea automáticamente un nuevo sitio de grupo de SharePoint. Cuando crea un canal, SharePoint crea automáticamente una nueva biblioteca de documentos para ese canal.
La biblioteca lleva el nombre del canal. Por lo tanto, asegúrese de elegir nombres de canales específicos para evitar ambigüedades.
Utilice los filtros de archivo
Microsoft Teams tiene una serie de filtros que puede usar para enumerar sus archivos en un orden específico. Por ejemplo, puede enumerar los archivos en orden cronológico. O puede filtrarlos por el nombre de la persona que los modificó.
Pin en la parte superior
También puede anclar un archivo en la parte superior. Esta función le permite marcar archivos que son muy importantes o urgentes. De esta manera, sabrá exactamente dónde encontrar ese archivo.
Primero, debe marcar el archivo y luego hacer clic en el Pin en la parte superior opción.
Consejos rápidos para organizar correctamente sus archivos
- No almacene sus archivos en su escritorio. Un escritorio desordenado parece confuso y genera ruido visual.
- Guarde sus archivos tan pronto como los obtenga. No espere hasta obtener 50 archivos para comenzar a organizarlos. Colóquelos en la carpeta correcta inmediatamente después de obtenerlos.
- Utilice nombres claros y descriptivos para sus archivos. El uso de nombres genéricos como "Archivos", "Documentos", "Cosas" no ayuda en absoluto.
¿Qué consejos y trucos utiliza para organizar sus archivos de Microsoft Teams? Compártelos en los comentarios a continuación.