Cómo archivar y realizar copias de seguridad de correos electrónicos en su Mac

A nadie le gusta tener una bandeja de entrada desordenada. Pero no es necesario mantener correos electrónicos antiguos en su bandeja de entrada solo porque tiene miedo de eliminarlos. La aplicación Mail de su Mac, como la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico populares, le permite archivar correos electrónicos para ocultarlos de su bandeja de entrada sin perderlos para siempre.

Si su bandeja de entrada necesita una limpieza a fondo y le preocupa eliminar algo importante, descubra cómo archivar sus correos electrónicos a continuación. También le mostraremos cómo hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos localmente, para que no los pierda incluso si elimina su cuenta de correo electrónico.

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¿Qué significa archivar en la aplicación de correo?

Todos sabemos lo que sucede cuando borras un correo electrónico: ese mensaje se mueve a la papelera antes de desaparecer para siempre poco tiempo después.

Por el contrario, cuando archiva un correo electrónico en su Mac, se mueve a una carpeta separada pero nunca se elimina. Puede ver todos sus correos electrónicos archivados en cualquier momento navegando por la carpeta de archivo. Permanecen en esa carpeta hasta que elija eliminarlos.

Aún más conveniente, puede buscar mensajes en la aplicación Correo y busca automáticamente sus correos electrónicos archivados, así como su bandeja de entrada.

Piense en archivar un correo electrónico como guardarlo en un archivador. No es necesario que vuelva a mirarlo, pero sabe que lo tiene si lo necesita.

Es una buena idea archivar facturas, confirmaciones de reserva, correos electrónicos de atención al cliente y cualquier otro documento oficial que pueda necesitar consultar nuevamente en el futuro.

Cómo archivar correos electrónicos en la aplicación de correo

Archivar correos electrónicos en la aplicación MacOS Mail es fácil. Simplemente seleccione un correo electrónico en su bandeja de entrada y haga clic en el Archivo sobre la vista previa del mensaje, parece un cuadro de almacenamiento.

Si su Mac tiene una barra táctil encima del teclado, también puede tocar el Archivo icono que aparece en la barra táctil cuando selecciona un correo electrónico.

Alternativamente, haga control-clic en un correo electrónico y seleccione Archivo en el menú emergente.

También puede seleccionar un correo electrónico e ir a Mensaje> Archivo desde la barra de menú.

O, para los usuarios avanzados, seleccione un correo electrónico y presione Ctrl + Cmd + A para archivarlo instantáneamente.

Archivar mensajes de forma predeterminada

Si desea deslizar el dedo por los mensajes para archivarlos, debe configurarlo como la acción predeterminada para descartar correos electrónicos. Para hacer esto, inicie el Correo aplicación y vaya a Correo> Preferencias desde la barra de menú. Ve a la Visita pestaña, luego configure la Mover mensajes descartados línea a Archivo.

Ahora puede deslizar dos dedos hacia la izquierda por los correos electrónicos para archivarlos rápidamente.

Configurar Archivar como la acción predeterminada también significa que puede archivar correos electrónicos directamente desde una notificación en su Mac. Para hacerlo, haga clic en Opciones> Archivar cuando aparece una alerta de correo en la esquina superior derecha.

Si no ve esta opción, vaya a Preferencias del sistema> Notificaciones y asegúrate Alertas están encendidos para Correo.

Cómo encontrar correos electrónicos archivados en la aplicación de correo

El principal beneficio de archivar correos electrónicos, en lugar de eliminarlos, es que son fáciles de encontrar si alguna vez los necesita en el futuro. Hay varias formas de encontrar correos electrónicos archivados en su Mac si los necesita.

Cuando archiva un correo electrónico en macOS, la aplicación Correo crea una carpeta Archivado en su cuenta de correo electrónico. Todos los demás correos electrónicos que elijas archivar desde esa cuenta también van a esta carpeta.

Mail crea carpetas de archivo independientes para cada una de sus cuentas de correo electrónico. Pero también puede ver todos sus correos electrónicos archivados de cada cuenta al mismo tiempo en la carpeta Todos los archivos.

La forma más rápida de encontrar un correo electrónico archivado es buscarlo utilizando el lupa en la esquina superior derecha de la aplicación Correo.

La lista de resultados muestra dónde se encuentra cada correo electrónico e incluye correos electrónicos de sus carpetas de Archivo si alguno de ellos coincide con los términos de búsqueda.

Alternativamente, puede agregar las carpetas de Archivo a su barra lateral y desplazarse por ellas manualmente para encontrar un correo electrónico.

Si no puede ver una carpeta de archivo en la barra lateral, haga clic en el Agregar botón junto a Favoritos. Luego elige agregar Todo Archivo de la lista de buzones en el menú desplegable y haga clic en OK.

Ahora haga clic Todo Archivo en la barra lateral para ver todos sus correos electrónicos archivados.

Si no ve la barra lateral en absoluto, presione Mayús + Cmd + M para revelarlo.

Cómo hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos en una Mac

Cuando usa Mail para archivar correos electrónicos en su Mac, esos correos electrónicos aún se guardan en los servidores de su proveedor de correo electrónico. Eso significa que perderá todos sus correos electrónicos archivados si elimina su cuenta de correo electrónico u olvida su contraseña.

Por supuesto, esto no sucede muy a menudo. Pero si desea asegurarse de no perder nunca sus correos electrónicos archivados, también debe crear una copia de seguridad local de ellos.

Esto es fácil de hacer exportando el buzón de archivo desde la aplicación Correo.

Para hacerlo, abre Correo y control-clic en el Archivo o Todo Archivo buzón en la barra lateral, luego elija Exportar buzón.

Elija un destino para guardar sus correos electrónicos de archivo exportados. Dependiendo de cuántos correos electrónicos haya archivado a lo largo de los años y cuántos archivos adjuntos grandes haya, su buzón de correo exportado podría ocupar bastante espacio en su Mac.

Exportar un buzón de esta forma no elimina ningún mensaje de su cuenta de correo electrónico, solo crea una copia local de esos correos electrónicos en su Mac.

Debe exportar su buzón de correo con regularidad para mantener una copia de seguridad actualizada de sus correos electrónicos archivados.

Obtenga aún más consejos para usar Mail en una Mac

Archivar correos electrónicos en su Mac es una excelente manera de ordenar su bandeja de entrada de Correo sin perder el acceso a los mensajes importantes. Pero archivar correos electrónicos es solo una forma de mejorar la forma en que usa Mail en su Mac.

Consulte nuestra lista de Consejos y trucos de correo para aprender cosas más útiles, como cómo personalizar la barra de herramientas, reducir la cantidad de notificaciones que recibe o introducir reglas inteligentes para que su buzón se organice solo.