Adobe PDF (joka on lyhenne sanoista Portable Document Format) on itse asiassa yksi yleisimmistä tiedostotyypeistä Webissä nykyään. Miksi? Yksinkertaista, rakkaat ystävät: PDF on helpoin tapa säilyttää kaikentyyppisten asiakirjojen muotoilu. Oletetaan esimerkiksi, että luot uutiskirjeen Microsoft Wordilla ja tallennat sen Wordin oletusmuodossa. Lähetät uutiskirjeen, ja puolet sitä lukevista ihmisistä EI käytä Microsoft Wordia. Suuri osa muotoilusta ja kovasta työstäsi saattaa kadota ja tehdä asiakirjasta lukukelvottoman. Muuttamalla asiakirjasi PDF-tiedostoksi se varmistaa, että kaikki näyttää täsmälleen samalta, kun se oli valmis. Se on yksinkertainen muoto, jolla voit muuntaa tiedostoja, ja käytettävissä on lukuisia ilmaisia ohjelmia niiden avaamiseen.
IRS on hyvä esimerkki siitä, missä voit kohdata PDF-dokumentin. Jos siirryt heidän verkkosivustolleen ja yrität ladata minkä tahansa tyyppisiä lomakkeita tai ohjeita, saat PDF-tiedoston. Jotkut heidän lomakkeistaan, samoin kuin tuhansilta muilta verkkosivustoilta löytyvät lomakkeet, ovat sellaisia, jotka voidaan täyttää suoraan verkossa. Näissä käytetään ominaisuutta nimeltä Lomakekentät, joiden avulla voit napsauttaa ruutua (esimerkiksi kirjoittaa nimesi tai osoitteesi) ja kirjoittaa oikeat tiedot ennen tallentamista.
Joskus sinun on kuitenkin allekirjoitettava, päivättävä ja palautettava PDF-lomake yritykselle, esimerkiksi yritykselle, joka hoitaa vakuutus- tai terveydenhuoltotarpeesi. Jos olet yrittänyt tehdä tätä verkossa, koska et halua tulostaa asiakirjaa, allekirjoittaa sitä ja skannata sitä, olet saattanut tuntua siltä, että hakkaisit päätäsi seinään tai pari. Se voi olla painajainen selvittää aluksi. Aion kuitenkin näyttää sinulle, kuinka voit tehdä tämän vain parilla nopealla ja helpolla vaiheella.
PDF-dokumentin lataaminen, allekirjoittaminen ja lähettäminen sähköpostitse
Ensin sinun on ladattava Adobe Acrobat Reader DC ilmaiseksi. Kun olet asentanut ohjelman, avaa se ja käytä sitten "Avaa tiedosto" Voit valita PDF-tiedoston, jonka sinun olisi pitänyt jo tallentaa tietokoneellesi tai kannettavaan tietokoneellesi sähköpostistasi.
Kun asiakirja on auki, katso oikealle ja valitse "Täytä ja allekirjoita" vaihtoehto. Napsauta avautuvassa työkalupalkissa "Merkki" -painiketta ja valitse sitten "Lisää allekirjoitus."
Allekirjoituksen lisäämiseen on kolme vaihtoehtoa. Helpoin on kirjoittaa nimesi ja antaa Adoben muuntaa sen "allekirjoitukseksi". Tämä ei ilmeisesti näytä siltä SINUN allekirjoitus – tapa, jolla allekirjoitat oman nimesi. Vaikka tämä on laillista ja hyväksyttävää useimpiin tarkoituksiin, se ei ole turvallisin vaihtoehto.
Toinen tapa on piirtää allekirjoituksesi hiirellä tai sormella (jos käytät kosketusnäyttölaitetta) ja lisätä se sitten. Olen kokeillut tätä menetelmää ennen hiiren käyttöä. Sanon vain tämän: en ole koskaan saanut allekirjoitustani näyttämään yhtään samalta kuin se todellisuudessa näyttää, kun kirjoitan sen paperille... en edes lähelle!
Viimeinen tapa on allekirjoittaa nimesi fyysisesti tummalla musteella valkoiselle paperille. Skannaa tämä paperi tietokoneellesi kuvana ja lataa se sitten edelleen käyttämällä yllä olevaa "Luo allekirjoitus" toiminto.
Kun olet luonut allekirjoituksen, napsauta "Käytä" -painiketta lisätäksesi sen asiakirjaan. Varmista, että säilytät laatikon "Tallenna allekirjoitus" tarkistetaan, jotta voit käyttää samaa allekirjoitusta jatkossa muissa asiakirjoissa. (Löydät sen nopeasti osoitteesta "Merkki" valikkoa seuraavan kerran, kun sinun on suoritettava tämä prosessi.) Aseta allekirjoitus oikeaan paikkaan PDF-tiedostossa by napsauta sitä hiirellä, pidä hiiren vasenta painiketta painettuna ja vedä allekirjoitus sopivaan kohtaan paikka.
Kun olet allekirjoittanut asiakirjan, tallenna se tietokoneellesi napsauttamalla "Tiedosto" vasemmassa yläkulmassa ja valitse sitten "Tallentaa." Nimeä tiedosto haluamallasi tavalla ja tallenna se paikkaan, jonka muistat. Palaa sähköpostiisi ja liitä se vastaukseen sille, joka on lähettänyt asiakirjan sinulle – ja olet valmis!
Tiedän, että tämä saattaa tuntua vaikealta ja aikaa vievältä pelkän ohjeiden lukemisen jälkeen, mutta se ei todellakaan ole sitä. Allekirjoituksen määrittäminen ja tallentaminen vie vain muutaman hetken. Kun olet tehnyt sen, puoli taistelusta on voitettu!