Nopein tapa Jaa tiedostoja Microsoft Teamsissa Tiedostot-välilehden kautta. Sinun tarvitsee vain ladata tiedostosi, ja muut tiimin jäsenet voivat käyttää niitä välittömästi. Mutta mistä tiedät, onko joku avannut ja katsellut Tiedostot-osiossa jakamiasi tiedostoja? Otetaan selvää!
Voitko nähdä, kuka katseli tiedostoja MS Teamsissa?
Tarkista SharePoint-tiedoston tiedot
Nopeana muistutuksena, Teams-tiedostosi on todella tallennettu SharePointiin. Voit tarkistaa, kuinka moni on avannut tietyn tiedoston, avaamalla tiedoston tiedot SharePointissa.
- Mene luoksesi Teams kanava.
- Klikkaa Tiedostot -välilehti.
- Klikkaa Avaa SharePointissa.
- Kirjaudu SharePoint-tiliisi uudella selaimen välilehdellä.
- Valitse sitten tiedosto, jonka haluat tarkistaa, mutta älä napsauta sen nimeä.
- Klikkaa Tietokuvake avataksesi tiedoston tiedot.
- Voit nähdä, kuinka monta ihmistä avasi yksittäisen tiedoston.
Organisaatiosi asetuksista riippuen voit myös nähdä, kuka avasi tietyt tiedostot. Jos olet sivuston omistaja, voit muokata organisaatiotason jakamisasetuksiasi, jotta ihmiset tietävät, ketkä ovat katsoneet sivuston tiedostoja tai sivuja. Tee työ valmiiksi noudattamalla alla olevia ohjeita.
- Siirry SharePoint-sivustollesi.
- Klikkaa asetukset kuvake.
- Valitse Sivuston tiedot.
- Napsauta sitten Näytä kaikki sivuston asetukset.
- Alla Sivuston toiminnot, Klikkaa Hallinnoi sivuston ominaisuuksia.
- Vieritä alas kohtaan SharePoint Viewers.
- Valitse Aktivoida ottaaksesi käyttöön tiedostokortin, joka näyttää tietoja katsojista ja tiedostotoiminnasta.
Avaa tiedostokortti siirtymällä kohtaan Asiakirjakirjasto, vie hiiri tiedoston päälle tai napsauta kolmea pistettä. Tiedostokortti näkyy vastaavan tiedoston vieressä.
⇒ Huomaa: Kun olet ottanut "SharePoint Viewers" -vaihtoehdon käyttöön, saatat joutua odottamaan 10–30 minuuttia, jotta tiedostokortit tulevat saataville.
Käytä Insightsin digitaalista toimintaraporttia
Vaihtoehtoisesti voit käyttää Insights-sovellusta tarkistaaksesi, ovatko ihmiset avanneet tiedoston vai eivät. Käytä Digitaalinen toimintaraportti työkalu tarkistaaksesi, ovatko käyttäjät avannut ja muokannut tiedostoa, osallistui kokoukseen, vieraili kanavalla ja niin edelleen.
Käytä suodattimia mukauttaaksesi raportteja tarpeidesi mukaan. Voit käyttää esimerkiksi Opiskelijasuodatin rajata tiedot yksittäisiin opiskelijoihin ja tiettyihin aikaväleihin. Voit myös käyttää Aktiviteettisuodatin tarkastella tiedostojen käyttöön liittyviä tietoja, tehtäviä, kokoukset ja niin edelleen. Parasta on, että voit viedä tietoja digitaalisesta toimintaraportista Exceliin.
Muuten, jos Insights-sovellus ei toimi, muista ottaa Sitoutumisraportti käyttöön ja päivittää Teams.
Johtopäätös
Voit tarkistaa, kuka avasi tiedoston Microsoft Teamsissa, asentamalla Insights-sovelluksen ja käyttämällä digitaalista toimintaraporttia. Työkalu voi hakea monenlaisia tietoja, mukaan lukien tiedot siitä, kuka avasi ja muokkasi tiettyjä tiedostoja. Vaihtoehtoisesti voit myös tarkistaa tiedoston tiedot SharePointissa.
Löysitkö muita tapoja tarkistaa, kuka katseli Microsoft Teamsissa jakamiasi tiedostoja? Jaa ideasi alla olevissa kommenteissa.