Si vous recevez l'erreur suivante dans SharePoint « Manque d'espace. Ce site est presque à court d'espace de stockage. Pour libérer de l'espace, supprimez les fichiers dont vous n'avez pas besoin et videz la corbeille", continuez à lire ci-dessous pour savoir comment libérer de l'espace de stockage dans SharePoint.
Comme vous le savez peut-être, l'espace de stockage disponible dans Microsoft 365 SharePoint est de 1 To plus 10 Go par licence achetée, et si vous souhaitez augmenter l'espace de stockage, vous pouvez acheter un stockage de fichiers supplémentaire dans Acheter des services page (Choisissez Modules complémentaires -> Stockage de fichiers supplémentaire Office 365).
Habituellement, 1 To d'espace de stockage dans SharePoint Online est suffisant pour qu'une petite entreprise partage des documents et d'autres fichiers entre ses employés. Mais cet espace risque d'être bientôt insuffisant si les documents sont fréquemment modifiés. En effet, SharePoint crée – par défaut – une nouvelle version de chaque document modifié, puis conserve l'ancienne version du document dans l'historique pour des raisons de sécurité et de sauvegarde. Cette fonctionnalité s'appelle "
Bien que le Gestion des versions de fichiers est une fonctionnalité très utile car elle vous permet de revenir à une version antérieure d'un document si nécessaire, (par exemple après une suppression ou une modification incorrecte par un virus), ou de suivre les modifications apportées au document, d'autre part, il peut réduire considérablement l'espace disponible dans SharePoint en raison des nombreuses versions différentes qu'il stocke, pour chaque déposer.
Par conséquent, si vous manquez d'espace dans SharePoint Online et que vous ne souhaitez pas acheter d'espace de stockage supplémentaire, suivez les étapes ci-dessous afin de libérer du disque espace dans SharePoint, en supprimant les anciennes versions des fichiers et en modifiant les paramètres de gestion des versions de fichiers afin de conserver les versions minimales de des dossiers.
Comment libérer de l'espace dans SharePoint Online.
Étape 1. Videz la corbeille dans SharePoint pour libérer de l'espace de stockage.
La première étape pour augmenter l'espace de stockage disponible dans SharePoint Online consiste à supprimer tous les éléments supprimés de la corbeille. pour faire ça:
1. Cliquez sur Lien de recyclage sur la gauche, puis cliquez sur Poubelle de recyclage vide.
Étape 2. Diminuez le nombre de versions de fichiers dans SharePoint Online.
Par défaut, SharePoint Online et OneDrive for Business, peuvent conserver jusqu'à 500 versions de chaque document, ce qui est – à mon avis – excessif. Pour réduire le nombre de versions enregistrées pour chaque fichier dans SharePoint Online :
1. Naviguez vers le Documents bibliothèque et de Réglages clic sur le menu Paramètres de la bibliothèque.
2. Cliquez sur Paramètres de version.
3. Dans Paramètres de contrôle de version, modifiez le Conservez le nombre suivant de versions majeures valeur de 500 à 100 et cliquez D'ACCORD. Cela supprimera toutes les versions au-delà des 100 qu'il conserve. *
* Aide supplémentaire : Si vous souhaitez désactiver complètement la gestion des versions de fichiers dans SharePoint en ligne, téléchargez la dernière version du Shell de gestion en ligne SharePoint outil, connectez-vous à votre centre d'administration SharePoint Online avec vos informations d'identification d'administrateur et exécutez la commande PowerShell suivante :
Set-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False
Étape 3. Supprimez les versions précédentes des fichiers dans SharePoint Online.
La troisième méthode pour libérer de l'espace de stockage dans SharePoint consiste à supprimer les anciennes versions des fichiers. Le seul inconvénient de cette procédure, c'est qu'il faut supprimer les versions précédentes pour chaque fichier séparément et qu'il n'y a pas de option (jusqu'à ce que l'article soit écrit), pour supprimer toutes les versions précédentes de tous les fichiers à la fois, sans utiliser un outil tiers comme la DMS-Shuttle pour SharePoint.
Pour afficher et supprimer toutes les versions enregistrées d'un document SharePoint :
1. Sélectionner Contenu du site à gauche et cliquez Paramètres du site.
2. Dans Paramètres du site, cliquez sur Métriques de stockage sous le Administration de la collection de sites.
3. Cliquez maintenant sur le Historique des versions à côté de n'importe quel fichier, pour voir toutes ses versions enregistrées.
4. Cliquez enfin Supprimer toutes les versions pour supprimer toutes les versions précédentes (sauf l'actuelle), ou supprimer une à une les versions souhaitées, en sélectionnant le Supprimer dans les options de flèche vers le bas de chaque version enregistrée.
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