Si votre boîte aux lettres Outlook 2019/365 est pleine, un e-mail vous sera envoyé pour vous informer que votre boîte aux lettres approche du quota. Si vous ne réduisez pas la taille de votre boîte aux lettres, vous ne pourrez pas envoyer de courrier électronique et vous recevrez un courrier électronique indiquant « Votre boîte aux lettres a dépassé sa taille limite ».
Le quota de courrier électronique est généralement défini par l'administrateur Microsoft Exchange au sein de votre organisation. Dans certains cas, les administrateurs peuvent vous accorder plus d'espace si vous les contactez. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Dossiers personnels dans Outlook pour stocker des éléments Outlook localement sur votre disque dur. Les éléments du dossier personnel ne sont pas pris en compte dans votre quota.
Bien sûr, il est préférable de garder les choses en ordre et de nettoyer certaines des choses dont vous n'aurez jamais besoin. Pour nettoyer votre boîte aux lettres, procédez comme suit.
Option 1 – Outil de nettoyage
Remarque: ces étapes concernent la version Windows d'Outlook. Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans la version macOS.
- Aller à "Déposer” > “Outils de nettoyage” > “Nettoyage de la boîte aux lettres“.
- Du "Nettoyage de la boîte aux lettres", vous pouvez choisir de "Trouver des articles plus anciens que" un certain nombre de jours, ou "Trouver des articles plus grands que" une certaine taille. Personnellement, j'essaie de trouver des éléments de plus de 250 kilo-octets, puis sélectionnez "Trouve…“.
- L'assistant recherche les messages qui correspondent à vos critères de recherche. Du "Recherche avancée", vous pouvez supprimer tous les éléments indésirables.
Une fois que vous avez supprimé tous les éléments indésirables, assurez-vous de vider le "Les éléments supprimés" en cliquant dessus avec le bouton droit et en sélectionnant "Dossier vide“.
Option 2 – Suppression manuelle
- Lors de l'affichage de votre courrier dans Outlook, cliquez avec le bouton droit sur l'adresse e-mail dans le volet de gauche et choisissez "Propriétés du fichier de données“.
- Sélectionnez le "Taille du dossier…" bouton.
- Jetez un œil aux dossiers qui ont la plus grande taille. Utilisez ces informations pour cibler les dossiers à partir desquels effacer manuellement les messages électroniques.
