Comment utiliser les nombres sur Mac: techniques avancées

Il y a quelques semaines, nous avons couvert les techniques de base pour utiliser Numbers sur Mac. Au cas où vous auriez manqué cet article, nous avons exploré les fonctionnalités de Numbers telles que les formules, les modèles, les feuilles et le tri.

Aujourd'hui, nous allons développer ce post en couvrant des techniques plus avancées. Si vous n'êtes pas familier avec les sujets abordés dans ce premier article, je vous suggère fortement de le lire avant de travailler sur celui-ci. Cependant, pour ceux qui se familiarisent avec Numbers et qui souhaitent approfondir leurs connaissances pratiques, cet article est pour vous.

Dans cet article, nous allons examiner des techniques avancées telles que la création de graphiques, de tableaux croisés dynamiques, ajouter le filtrage et la mise en forme conditionnelle, et explorer les possibilités de combiner des nombres avec AppleScript. Cela va être un peu un "niveau supérieur", alors préparez-vous et commençons !

Comment utiliser Numbers sur Mac: techniques avancées

Tableaux croisés dynamiques

La première chose que nous allons aborder est une fonctionnalité relativement nouvelle de Numbers sur Mac: les tableaux croisés dynamiques. Auparavant, c'était une fonctionnalité dont seuls les utilisateurs d'Excel pouvaient profiter. Mais dans les récentes mises à jour, Apple a apporté des tableaux croisés dynamiques à Mac.

Que sont donc les tableaux croisés dynamiques? Pour ceux qui ne le savent pas, un tableau croisé dynamique est un peu comme un tableau de données standard, sauf qu'il est interactif. Les aspects interactifs d'un tableau croisé dynamique vous permettent d'organiser, de filtrer, de trier et de mieux comprendre rapidement les données de votre tableau.

Par exemple, dans un tableau Numbers typique, vous verrez plusieurs lignes et colonnes de données qui, quelle que soit leur organisation, sont probablement difficiles à extraire rapidement. Vous pouvez donc mapper cette table de données sur un tableau croisé dynamique, qui vous montrera rapidement des résumés des données, montrera les relations entre vos données, etc.

Pour créer un tableau croisé dynamique dans Numbers, vous aurez d'abord besoin d'un tableau ou d'une plage de données. Une plage de données est simplement une ligne ou une colonne de données, tandis qu'un tableau est une série de lignes et de colonnes.

Sélectionnez votre plage ou table, puis cliquez sur Tableau croisé dynamique dans la barre d'outils en haut de votre écran. Il vous sera demandé de choisir parmi l'une de ces quatre options :

• Sur nouvelle feuille : Cela crée une nouvelle feuille contenant votre tableau croisé dynamique. Cela sépare visuellement votre tableau et votre tableau croisé dynamique pour que les choses restent organisées.
• Sur la feuille actuelle : Cela ajoute le tableau croisé dynamique à la feuille que vous utilisez actuellement, vous permettant d'afficher votre tableau et votre tableau croisé dynamique en même temps.
• Pour les cellules sélectionnées sur une nouvelle feuille : Si vous ne souhaitez pas créer de tableau croisé dynamique à l'aide d'un tableau, vous pouvez à la place sélectionner une plage. Si vous choisissez cette option, vous créerez un tableau croisé dynamique pour votre plage sur une nouvelle feuille.
• Pour les cellules sélectionnées sur la feuille actuelle : Enfin, comme prévu, cette option prend votre plage de cellules sélectionnée et crée un tableau croisé dynamique pour elles sur votre feuille de nombres actuelle.

La meilleure façon de maîtriser les tableaux croisés dynamiques est de commencer à les créer et à les expérimenter. Nous n'avons pas le temps dans cet article d'aller beaucoup plus en profondeur que cela, mais nous ferons un futur article sur les tableaux croisés dynamiques en les explorant plus en détail. Alors restez à l'écoute pour cela!

Création de graphiques

La prochaine technique avancée que vous voudrez apprendre lors de l'utilisation de Numbers sur Mac est la création de graphiques. Bien que les graphiques ne soient pas strictement nécessaires lors de l'utilisation de Numbers, ils constituent un excellent outil de visualisation.

Pour ceux qui ne sont pas familiers avec les graphiques, ils sont un moyen de prendre des données dans un tableau et de les afficher de manière plus visuelle. C'est idéal pour retirer des informations rapides et montrer vos données à des personnes non techniques. Par exemple, si vous avez suivi les dépenses dans Numbers et que vous avez besoin de montrer ces dépenses lors d'une conférence, vous pouvez créer un graphique et le montrer dans une présentation.

Créer un graphique dans Numbers est très simple. Choisissez simplement le Graphique dans la barre d'outils et choisissez un graphique 2D, 3D ou interactif pour votre ensemble de données. Si vous ne savez pas quoi faire, il est probablement préférable de vous en tenir à une option 2D.

Encore une fois, nous n'avons pas assez de temps dans cet article pour approfondir la création de graphiques. Mais en général, les graphiques circulaires et les graphiques à barres sont un excellent choix. Les graphiques à secteurs aident à afficher les pourcentages et les quantités, tandis que les graphiques à barres sont plus efficaces pour comparer les éléments dans une hiérarchie visuelle.

Tout comme avec les tableaux croisés dynamiques, il est utile d'expérimenter les différentes options de graphique. Créez donc un ensemble de données et commencez à créer des graphiques basés sur cet ensemble de données.

Aussi! Un dernier conseil. Lors de la création d'un graphique comportant un axe X et Y (les graphiques à barres, par exemple, en ont), essayez de conserver des nombres constants sur l'axe X et des nombres variables sur l'axe Y. Par exemple, il est courant de mettre les variables temporelles sur l'axe X (mois, années, semaines, trimestres, etc.) et les valeurs financières sur l'axe Y (devises, bénéfices, dépenses, pertes, croissance, etc.).

Mise en surbrillance conditionnelle dans Numbers sur Mac

Une autre technique importante à maîtriser dans Numbers sur Mac est la mise en surbrillance conditionnelle. Comme vous l'avez peut-être déjà remarqué, vous pouvez formater le contenu de vos cellules. Vous pouvez modifier la couleur d'arrière-plan d'une cellule, modifier la couleur et le type de police, etc.

Comme les graphiques, la mise en forme peut être utilisée pour aider à organiser visuellement vos données. En codant par couleur les entrées de données, vous pouvez rapidement faire la distinction entre les valeurs positives et négatives, les dates et les montants en dollars, les clients, etc.

Bien sûr, changer tout ce formatage manuellement peut prendre beaucoup de temps. C'est là qu'intervient la surbrillance conditionnelle. Il vous permet de créer des règles automatiques qui modifient instantanément la mise en forme de vos cellules. Ainsi, si vous avez des clients A, B et C, vous pouvez créer des règles pour que toutes les entrées A soient vertes, toutes les entrées B soient bleues et toutes les entrées C soient rouges.

Pour configurer des règles de mise en surbrillance conditionnelle, sélectionnez une cellule, une plage de cellules ou une colonne/ligne entière. Puis clique Format en haut à droite de l'écran Numéros. Cela devrait afficher (et non masquer) le panneau Format sur le côté droit de votre écran.

En haut de ce panneau, sélectionnez Cellule. Puis clique Mise en surbrillance conditionnelle…

Sélectionner Ajouter une règle. Vous pouvez ensuite créer une règle basée sur des nombres, du texte, des dates, etc. Chaque type de règle a ses propres paramètres, alors choisissez celui qui répond le mieux à vos besoins. Par exemple, si vous voulez que chaque cellule contenant le texte "Client A" soit verte, vous choisirez Texte > Est…

Vous pouvez, bien sûr, modifier ces règles en fonction de vos besoins. Si vous le configurez comme je l'ai fait, chaque fois que vous tapez "Client A" dans une cellule avec ces règles de surbrillance conditionnelles, la couleur d'arrière-plan deviendra instantanément verte.

Pour être clair, cela ne change pas nécessairement la fonction de vos données ou de votre table. Cela aide simplement à rendre les choses claires visuellement et vous fait gagner du temps.

Formatage des nombres

Semblable à la mise en surbrillance conditionnelle, le formatage des nombres dans Numbers sur Mac. Par défaut, tous les nombres que vous entrez dans Numbers vont se ressembler relativement. Cependant, tous les nombres ne doivent pas être formatés de la même manière. Vous aurez des dates, des heures, des devises et des pourcentages.

Pour vous assurer que ces nombres ressemblent à ce qu'ils sont censés être, vous pouvez définir des règles pour le formatage de diverses cellules et plages. Pour configurer cela, vous allez vouloir vous assurer que le Format la barre latérale est ouverte, et vous allez vouloir choisir Cellule dans cette barre latérale à nouveau.

Vous remarquerez que près du haut de cette section de la barre latérale se trouve un menu déroulant intitulé Format de données. Lorsque vous sélectionnez ce menu déroulant, vous verrez les options suivantes :

Tout ce que vous avez à faire à partir de là est de choisir la mise en forme que vous souhaitez utiliser pour vos cellules sélectionnées. Dès lors, vos cellules seront automatiquement formatées de manière appropriée.

Et si vous choisissez Numéro dans le menu déroulant, vous pouvez même choisir le nombre de décimales affichées. Cela peut être très utile pour afficher les informations comme vous le souhaitez.

Filtration

Une autre option d'affichage utile dans Numbers sur Mac est le filtrage. Le filtrage, similaire aux tableaux croisés dynamiques, vous permet de n'afficher que les informations qui vous concernent. Par exemple, vous pouvez utiliser le filtrage pour masquer les dépenses que vous ne pouvez pas vous permettre, afficher uniquement les clients que vous devez ou afficher toutes les entrées à venir.

En d'autres termes, il vous permet de remplir toutes vos données, puis de les filtrer en fonction des règles que vous choisissez.

Lors de la création de règles de filtrage, vous avez deux options :

• Filtres rapides : Ce sont des règles de filtrage générées automatiquement qui apparaissent en fonction des données que vous avez saisies dans votre tableau. Ils sont utiles lorsque vous souhaitez simplement filtrer rapidement certaines informations et que vous ne cherchez pas nécessairement à organiser votre ensemble de données d'une manière particulière.
• Règles de filtrage: Les règles de filtrage, en revanche, sont des règles que vous établissez pour votre table/ensemble de données. Ils sont plus permanents, structurés et accessibles dès que vous en avez besoin.

Pour utiliser les filtres rapides, sélectionnez une colonne de données ou une cellule spécifique, survolez la lettre de la colonne correspondante, puis cliquez sur la flèche qui apparaît à côté de la lettre de la colonne. Cela fera apparaître un menu déroulant, sur lequel vous trouverez Filtre rapide options.

Sélectionnez-le, puis choisissez parmi les options de filtrage disponibles qu'il présente pour modifier les données visibles. Les données ne sont ni supprimées ni modifiées, elles sont simplement masquées.

Pour les règles de filtrage, sélectionnez la colonne, la ligne ou les cellules que vous souhaitez filtrer. Ensuite, faites un clic droit dessus et choisissez Afficher les options de filtre.

Ensuite, dans la barre latérale (qui aurait dû changer pour afficher les options de filtrage), vous pouvez ajouter un filtre à une colonne de votre choix. Tout comme avec la surbrillance conditionnelle, vous pouvez créer des règles qui vous permettront d'afficher/masquer les données de manière stratégique.

Maîtriser COUNTIF dans Numbers sur Mac

L'une des fonctions les plus puissantes de Numbers sur Mac est COUNTIF. Techniquement, il existe d'autres fonctions "IF", mais une fois que vous aurez compris le fonctionnement de COUNTIF, vous pourrez également comprendre le reste.

Essentiellement, COUNTIF permet aux utilisateurs d'appliquer une formule à une plage de nombres, mais aussi d'exclure les nombres qui ne remplissent pas certaines conditions. Donc, vous "COMPTEZ" les nombres "SI" ils remplissent vos conditions.

Par exemple, vous pouvez l'utiliser pour ne compter que vos ventes supérieures à 100 $, ignorer les clients qui ont dépensé moins de 10 $ ou ne regarder que les paiements qui n'ont pas été traités.

Pour utiliser une fonction NB.SI, cliquez sur Insérer en haut de l'écran, puis Formule, alors Nouvelle formule. Cela changera la barre latérale pour afficher toutes les formules disponibles. Dans la barre de recherche de ce panneau latéral, tapez "IF" et appuyez sur revenir.

Lorsque vous faites cela, vous verrez des fonctions comme IF, SUMIF, AVERAGEIF et bien sûr COUNTIF. Ce sont toutes des fonctions qui tirent parti de la fonction IF, alors choisissez simplement celle qui s'applique à vos besoins.

Vous remarquerez qu'il existe également des fonctions "-IFS". Ceux-ci fonctionnent plus ou moins de la même manière, sauf qu'ils vous permettent de vérifier plusieurs collections pour plusieurs collections, plutôt qu'une seule collection pour une seule condition.

Utiliser RECHERCHEV

Vient ensuite VLOOKUP. VLOOKUP est une fonctionnalité de base d'Excel, et c'est celle que ceux qui utilisent Numbers sur Mac voudront se familiariser avec. Une fois que vous l'êtes, vous vous retrouverez à utiliser cette fonctionnalité tout le temps.

Pour ceux qui ne le savent pas, VLOOKUP est une fonction qui vous permet de rechercher une donnée spécifique qui correspond à une autre donnée. Par exemple, vous pouvez rechercher le taux horaire (colonne B) facturé à un client (colonne A).

À partir de là, vous pouvez utiliser la valeur que vous avez recherchée dans une autre fonction. C'est donc un excellent moyen de commencer à organiser et à transposer des éléments de données autour de votre ensemble de données.

Pour utiliser VLOOKUP, vous allez revoir les étapes suivies dans la dernière technique que nous avons couverte. Sélectionner Insérer en haut de l'écran, puis choisissez Formule et Nouvelle formule. Cela devrait changer votre panneau latéral pour afficher le panneau de sélection de formule.

Dans la barre de recherche de ce panneau, tapez "VLOOKUP" et appuyez sur revenir sur votre clavier. Vous devriez voir VLOOKUP apparaître instantanément.

Allez-y et sélectionnez VLOOKUP pour commencer à créer la formule dans une cellule de votre choix.

Pour faire fonctionner cette fonction, vous allez devoir renseigner les informations suivantes :

• Rechercher: C'est ici que vous entrerez la valeur que vous voulez trouver. Vous pouvez entrer un nombre ou une chaîne REGEX. Si vous n'êtes pas familier avec REGEX, ce post vous mettra au courant.
• Gamme de colonnes : La section suivante est la sélection de cellules dans lesquelles vous allez effectuer une recherche. Alors spécifiez quelles cellules vous voulez trouver le Rechercher contenu dans.
• Colonne de retour : La colonne de retour est l'endroit où vous allez spécifier les données que vous souhaitez renvoyer. Par exemple, si vous cherchez quelqu'un Salaire horaire (Colonne A), alors vous voudrez peut-être extraire la valeur contenue dans la colonne B, qui contient le montant en dollars qu'ils gagnent. En d'autres termes, il s'agit de la valeur qui spécifiera quelle donnée cette fonction renverra.
• Correspondance proche : Ce paramètre vous permet de choisir la marge de manœuvre que vous accordez aux données trouvées par votre formule VLOOKUP. Par exemple, supposons que vous recherchiez le nombre "5,5" mais que la formule trouve "5,6" à la place. Vous pouvez utiliser Correspondance étroite pour décider si cela apparaîtrait comme une erreur ou si vous voulez le considérer comme suffisamment précis.

Et c'est tout! VLOOKUP peut être un peu difficile à maîtriser, mais une fois que vous l'aurez fait, ce sera un outil vraiment puissant dans votre arsenal. Passez donc beaucoup de temps avec jusqu'à ce que vous soyez à l'aise de l'utiliser. J'ai trouvé que les communautés Reddit pour Excel et Numbers ont beaucoup d'informations sur le fonctionnement de VLOOKUP, si vous avez besoin de lecture supplémentaire.

Collaborer avec des collègues

L'une des techniques avancées les plus simples que nous allons couvrir dans ce didacticiel sur Numbers sur Mac est la collaboration. Dans les mises à jour récentes, Apple a ajouté la possibilité pour les utilisateurs de collaborer les uns avec les autres dans Numbers.

C'est un moyen super facile et excellent de vous rendre, vous et votre équipe, plus productifs. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le Collaborer dans la barre d'outils et partagez l'accès à votre feuille de calcul avec d'autres personnes par e-mail, SMS ou AirDrop.

Les personnes avec lesquelles vous collaborez devront disposer d'un appareil Apple, de préférence un Mac ou un iPad, bien qu'un iPhone fonctionnera également.

Lorsque vous collaborez sur un fichier Numbers, vous pourrez voir les modifications et les contributions exactes que d'autres ont apportées. C'est idéal pour partager des documents avec des personnes, travailler sur le même fichier à l'aide de différents appareils ou à des moments différents, et garder votre équipe de travail connectée.

Ajout d'AppleScript aux nombres

Enfin, une technique assez avancée pour Numbers sur Mac consiste à utiliser AppleScript avec vos feuilles de calcul. Pour ceux qui ne le savent pas, AppleScript est un langage de script de base d'Apple qui peut être utilisé pour automatiser certaines tâches.

Pour ceux qui connaissent Excel, vous avez peut-être de l'expérience avec les macros. Les macros vous permettent d'automatiser des tâches de base, comme la saisie de chiffres ou la mise à jour d'informations. C'est un gain de temps considérable et intégré à Excel.

Malheureusement, Apple n'a pas encore intégré de fonctionnalité similaire à Numbers. Au lieu de cela, vous devrez vous fier à AppleScript.

La bonne nouvelle est qu'AppleScript est assez simple. Si vous avez déjà une certaine expérience en programmation, vous devriez pouvoir l'acquérir assez rapidement. Et si vous ne le faites pas, vous pouvez soit apprendre les bases, soit copier le code que d'autres ont écrit en ligne.

Comme beaucoup de ce qui est dans cet article, nous n'avons pas le temps d'approfondir toutes les choses que vous pouvez faire avec AppleScript dans Numbers. Sachez simplement que si vous vous retrouvez à effectuer de nombreuses tâches répétitives dans Numbers, vous pouvez utiliser AppleScript pour commencer à décharger ce travail sur votre ordinateur.

Chiffres sur Mac: Devenir un pro

Et c'est tout! En maîtrisant les techniques décrites dans cet article, vous pouvez commencer à affiner vos compétences dans Numbers sur Mac et progresser pour devenir un véritable pro. Bien que certains de ces concepts puissent être difficiles à comprendre au début, il y a de fortes chances que vous finissiez par utiliser beaucoup de ces choses au quotidien.

Ce sont d'excellentes techniques à apprendre si vous cherchez à travailler dans Numbers ou Excel pour gagner votre vie. Et pour ceux qui ont juste besoin de Numbers pour des projets à la maison, cela vous permettra de faire une foule de nouvelles choses. Faites-moi savoir dans les commentaires ci-dessous comment vous comptez utiliser ces différentes techniques !

Pour plus d'informations, d'actualités et de guides sur tout ce qui concerne Apple, consultez le reste du blog AppleToolBox.

À la prochaine!