Microsoft Excel est un excellent outil pour stocker les informations de contact et d'adresse des clients, ce qui en fait un choix idéal pour créer et organiser une liste d'adresses postales de vos contacts. Cependant, si vous souhaitez imprimer des étiquettes pour des enveloppes, des cartes de vœux, etc., à partir d'une liste d'adresses que vous avez créée dans Microsoft Excel, vous devez utiliser la fonctionnalité « Fusion et publipostage » de Microsoft Word.
Plus précisément, Microsoft Word offre une fonctionnalité puissante appelée « Fusion et publipostage » qui facilite la création et l'impression d'étiquettes à partir d'une feuille de calcul Excel.
Dans ce guide, nous allons vous montrer étape par étape comment créer une liste d'adresses postales dans Microsoft Excel et comment imprimer des étiquettes à partir de cette liste à l'aide de la fonctionnalité « Fusion et publipostage » de Microsoft Word.
Comment imprimer des étiquettes à partir d'un fichier de liste d'adresses Excel à l'aide du publipostage Word.
Étape 1. Préparez la liste de diffusion dans Excel pour l'impression d'étiquettes.
Avant de créer et d'imprimer des étiquettes de publipostage, vous devez configurer correctement votre liste d'adresses dans Excel. Cela implique de saisir des en-têtes de colonne pour chaque élément d'exigence que vous souhaitez ajouter aux étiquettes, comme le prénom, le nom, l'adresse, le code postal, etc.
Voyons comment créer une liste d'adresses dans Excel pour imprimer des étiquettes postales :
1. Ouvrez Microsoft Excel et créez un nouveau classeur.
2. Saisissez les en-têtes de colonne suivants pour chaque élément que l'adresse du destinataire doit inclure :
- Prénom
- Nom de famille
- Adresse de la rue
- Ville
- État
- Code postal
3. Remplissez maintenant les informations respectives sous chaque en-tête de colonne.
4. Une fois terminé, assurez-vous qu’il n’y a pas de lignes ou de colonnes vides et enregistrez la feuille de calcul.
Étape 2. Nommez la liste de diffusion (facultatif).
Après avoir créé votre liste de diffusion dans Excel, il est utile de lui donner un nom. En nommant l'ensemble de données, vous pouvez facilement y faire référence lorsque vous le connectez au document Word pour le publipostage.
1. Pour nommer la liste de diffusion, sélectionnez la liste des adresses, y compris les en-têtes.
2. Allez au Formules onglet et cliquez sur Définir le nom du groupe Noms définis.
3. Entrez un nom pour la table dans le champ Nom case et cliquez D'ACCORD.*
* Note: Si un nom est composé de plusieurs mots, utilisez un trait de soulignement "_" entre eux et évitez d'utiliser des espaces ou des traits d'union.
4. Sauvegarder et fermer Microsoft Excel.
Étape 3. Configurer un document de fusion et publipostage dans Word.
Il est maintenant temps de configurer un document de publipostage dans Microsoft Word pour imprimer vos étiquettes.
1. Ouvrez un document Word vierge.
2. Du Envois onglet, cliquez sur Démarrer le publipostage et sélectionnez le Étiquettes option dans le menu déroulant.
3. Choisissez votre fournisseur d'étiquettes et votre numéro de produit dans le Options d'étiquette fenêtre de dialogue.
4. Ensuite, cliquez sur le Détails bouton dans le coin inférieur gauche de la fenêtre.
5. Procédez à l'ajustement des marges, de la hauteur, de la largeur, du pas et de la taille de l'étiquette si nécessaire, puis cliquez sur D'ACCORD.
6. Après cela, cliquez D'ACCORD dans la boîte de dialogue Options d'étiquette pour enregistrer les modifications.
Étape 4. Activez la conversion du format de fichier entre Excel et Word.
Pour connecter votre document Word à la feuille de calcul Excel avec la liste d'adresses, vous devez vous assurer que la conversion du format de fichier entre les deux programmes Microsoft est activée.
1. Dans Word, cliquez sur le Déposer onglet, puis sélectionnez Possibilités en bas de la barre latérale gauche.
2. Dans la fenêtre Options Word, sélectionnez le Avancé dans le volet de gauche.
3. Maintenant, faites défiler jusqu'à Genresl, vérifiez la Confirmer la conversion du format de fichier à l'ouverture option, puis cliquez sur D'ACCORD.
Étape 5. Sélectionnez la liste d'adresses Excel pour vos étiquettes.
Procédez maintenant à « lier » le document Word à votre liste d’adresses Excel.
1. Dans le document Word, accédez au Envois à nouveau l'onglet, cliquez sur Sélectionner les destinataires puis choisissez Utiliser une liste existante dans le menu déroulant.
2. Localisez et sélectionnez le fichier Excel contenant la liste de diffusion puis cliquez sur Ouvrir.
3. Dans la boîte de dialogue Confirmer la source de données, sélectionnez Fichiers de base de données OLE DB et cliquez D'ACCORD.
4. Ensuite, sélectionnez la liste de diffusion nommée ou la feuille de calcul contenant la liste d'adresses et cliquez sur D'ACCORD.
5. Le document Word est désormais rempli d'étiquettes d'adresse indiquant "Enregistrement suivant".
Étape 6. Modifiez la liste des destinataires pour le publipostage.
Une fois le document Word lié à la liste de diffusion Excel, procédez à la révision et à la modification, si nécessaire, de la liste des destinataires avant la fusion finale.
1. Dans Envois onglet, cliquez sur Modifier la liste des destinataires.
2. La fenêtre « Destinataires de publipostage » affichera tous les destinataires de votre liste d'adresses. Procédez au tri, au filtrage ou à la suppression des destinataires si nécessaire en décochant la case en regard de tout destinataire que vous ne souhaitez pas inclure. Puis clique D'ACCORD confirmer.
Étape 7. Personnaliser les champs de publipostage (éléments d'étiquette)
Maintenant, personnalisez les éléments d’étiquette et leur apparence en fonction de vos besoins.
1. Clique sur le Bloc d'adresse possibilité dans le Envois groupe "Écrire et insérer des champs" de l'onglet.
2. Continuez et précisez le format du nom du destinataire, en choisissant celui que vous souhaitez dans la liste des options disponibles sous « Insérer le nom du destinataire dans ce format ».
3. Ensuite, cliquez sur le Champs de correspondance pour faire correspondre les bons champs de la liste d'adresses Excel.
4. Dans la fenêtre « Correspondre aux champs », assurez-vous que les champs requis pour les étiquettes sont correctement mappés aux champs correspondants (en-têtes de colonne) dans la liste d'adresses Excel.
S'ils ne correspondent pas, utilisez le bouton déroulant à côté de chaque champ et sélectionnez l'en-tête de colonne correct de la liste d'adresses Excel. Puis clique D'ACCORD pour confirmer les correspondances.
5. Puis clique D'ACCORD à nouveau pour appliquer les modifications.
6. Maintenant le «Bloc d'adresses» Un espace réservé apparaîtra sur la première étiquette.
7. Cliquez sur Mettre à jour les étiquettes (sur le Envois onglet) pour mettre à jour toutes les autres étiquettes du document Word.
Étape 8. Prévisualisez vos étiquettes et terminez le publipostage.
Voyons maintenant à quoi ressembleront les étiquettes une fois imprimées.
1. Dans l'onglet Mailing, cliquez sur le bouton Aperçu des résultats bouton.
2. Regardez maintenant comment les étiquettes apparaîtront si elles sont imprimées. Si vous souhaitez modifier leur apparence, sélectionnez la première étiquette et utilisez les outils Format de texte dans Maison languette. Une fois terminé, cliquez sur Mettre à jour les étiquettes dans Envois pour appliquer la mise en forme à toutes les étiquettes.
3. Si tout semble D'ACCORD, allez au Envois onglet, cliquez sur l'onglet Terminer et fusionner option et sélectionnez Modifier des documents individuels dans le menu déroulant.
4. Dans la fenêtre Fusionner vers un nouveau document, sélectionnez Tous sous Fusionner les enregistrements et cliquez sur D'ACCORD.
5. Un nouveau document apparaîtra avec les étiquettes de publipostage générées à partir de votre liste d'adresses Excel et vous pourrez modifier, formater, imprimer et enregistrer ce document comme vous le feriez avec n'importe quel autre document Word.
Étape 9.Astuce bonus: ajoutez des bordures aux étiquettes. (Facultatif)
Pour faciliter la découpe des étiquettes (si elles ne sont pas déjà découpées), ajoutez-y des bordures.
1. Clique le plus (+) icône en haut à gauche du document pour sélectionner toutes les étiquettes.
2. Ensuite, cliquez sur le Frontière icône dans le menu flottant et choisissez Toutes les frontières parmi les options.
3. Des bordures seront ajoutées entre chaque étiquette pour les rendre faciles à découper.
4. Vos étiquettes sont désormais prêtes à être imprimées.
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