Les erreurs de courrier électronique peuvent avoir des conséquences embarrassantes et même coûteuses. Pour vous aider à éviter les erreurs de courrier électronique, Microsoft a implémenté Outlook MailTips. Par exemple, vous pouvez configurer MailTips pour déclencher une alerte lorsque vous appuyez sur le bouton Répondre à tous. Il est toujours préférable de prendre quelques minutes et de relire votre e-mail avant de l'envoyer à une grande liste de destinataires, surtout s'il contient des informations sensibles.
Si vous n'avez jamais utilisé MailTips auparavant, vous êtes au bon endroit. Dans ce guide rapide, nous allons vous montrer comment utiliser les info-courriers dans Outlook.
Comment configurer les info-courriers ?
Gardez à l'esprit que cette fonctionnalité nécessite un compte Microsoft Exchange Server. En d'autres termes, la fonctionnalité est disponible uniquement sur les comptes de messagerie gérés par une organisation. Votre administrateur informatique doit activer les info-courriers sur votre compte; sinon, l'option ne sera pas disponible pour vous. Dans le même temps, votre administrateur informatique peut appliquer des paramètres d'info-courrier spécifiques sur les comptes des utilisateurs.
Les info-courriers sont activés par défaut sur Outlook. Si vous souhaitez désactiver l'option ou modifier vos paramètres, lancez Outlook, accédez à Déposer, sélectionnez Options, puis cliquez sur Courrier.
Aller à MailTips, et cliquez sur Options des infos-courriers. Sélectionnez votre compte et choisissez les actions pour lesquelles vous souhaitez déclencher des alertes MailTips.
Si vous souhaitez désactiver les info-courriers, cochez la case Ne jamais afficher les info-courriers case à cocher.
Comment fonctionnent les info-courriers
Une fois les info-courriers activés, Outlook affichera divers messages pendant que vous rédigez le message. Exchange analyse le contenu de l'e-mail que vous écrivez. S'il détecte un problème, Outlook vous en informera afin que vous puissiez ajuster le message pour éviter les situations embarrassantes. Par exemple, si le destinataire est absent et vous leur demandez de répondre de toute urgence, MailTips vous fera savoir qu'ils ne sont pas en mesure de le faire.
Voici d'autres exemples de situations susceptibles de déclencher des infos-courrier :
- La boîte aux lettres du destinataire est pleine.
- L'adresse e-mail du destinataire a été temporairement désactivée ou supprimée définitivement.
- Votre e-mail enfreint les politiques ou restrictions de votre organisation.
- Vous n'êtes pas autorisé à contacter le destinataire ou à envoyer des e-mails à des destinataires externes.
- La boîte aux lettres du destinataire est modérée, ce qui signifie qu'elle nécessite l'approbation du message.
Limitations des infos-courriers
- L'option n'est pas disponible en mode hors ligne.
- Si votre liste de destinataires compte plus de 200 destinataires, les info-courriers n'évalueront pas les boîtes aux lettres individuelles.
Conclusion
MailTips est une fonctionnalité Outlook pratique qui vous aide à éviter des situations embarrassantes telles que l'envoi d'e-mails aux mauvais destinataires. Par exemple, si votre e-mail enfreint les politiques de votre organisation, MailTips vous alertera du problème. Envisagez-vous d'utiliser MailTips sur Outlook? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.