Types de workflow Automator: comprendre les différences

Bienvenue à une autre édition de notre série d'automatisation en cours. Au cours des dernières semaines, j'ai écrit sur l'application Raccourcis sur iPhone et l'application Automator sur Mac. Aujourd'hui, je vais m'appuyer sur cette série en décomposant les différents types de flux de travail Automator.

Curieusement, c'est le premier article que j'ai écrit jusqu'à présent où la recherche n'a pas été d'une grande aide. Je ne trouve rien sur ce sujet, même pas chez Apple. Raison de plus pour écrire ceci, cependant, afin que vous ayez les informations à portée de main !

Il est très important de comprendre les différents types de documents disponibles dans Automator. Après tout, la première chose que vous propose Automator lors de la création d'un flux de travail est de choisir le type de flux de travail que vous souhaitez créer. Si vous ne comprenez pas les différences entre eux, vous aurez du mal à créer des flux de travail qui s'exécutent comme vous l'attendez !

Ce sera un article assez simple. Je vais commencer par expliquer ce que j'entends par "Types de flux de travail Automator", puis je vais simplement passer en revue chacune des options disponibles. Je vais vous expliquer ce qu'est chaque type et quand vous devez l'utiliser.

Vous pouvez considérer cet article plus comme un aide-mémoire qu'un article typique. Ajoutez simplement cet article à vos favoris et revenez-y selon vos besoins.

Bon, commençons !

Quels sont les différents types de workflow Automator ?

Si vous êtes nouveau sur Automator, vous ne savez peut-être pas qu'il existe différents types de flux de travail, ou même ce à quoi je fais référence. Chaque fois que vous ouvrez Automator pour la première fois pour créer un nouveau flux de travail (pas pour en modifier un existant), l'écran suivant s'affiche :

Comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessus, vous avez le choix entre huit options :

• Flux de travail
• Application
• Une action rapide
• Plugin d'impression
• Action de dossier
• Alarme de calendrier
• Plugin de capture d'images
• Commandes de dictée

Chacun crée un type différent de routine Automator. Celui avec lequel vous êtes probablement le plus familier est le type d'application. Cependant, chacun a un rôle qui sera probablement utile à un moment donné.

Comprendre à quoi sert chacun est non seulement important pour choisir entre eux, mais cela peut également élargir ce dont vous pensiez qu'Automator était capable. Par exemple, vous ne saviez peut-être pas que vous pouvez mapper les routines Automator aux commandes vocales. Je couvrirai comment cela fonctionne plus tard dans cet article!

Pour l'instant, passons au premier des types de workflow Automator - Workflows !

Types de workflow Automator: workflows

Le premier des types de flux de travail Automator est, à juste titre, le flux de travail.

Les flux de travail sont le type de fichier le plus basique que vous pouvez créer dans Automator. Tout ce qu'ils font, c'est organiser un ensemble d'actions. Vous ne pouvez exécuter un flux de travail qu'à partir d'Automator. C'est donc un ensemble d'actions autonome.

Vous pouvez considérer cela comme un fichier Photoshop. Vous pouvez exporter un fichier Photoshop vers un ensemble de types d'images différents, et vous pouvez utiliser ces types d'images de toutes sortes de manières. Vous pouvez également enregistrer votre image en tant que fichier Photoshop, mais si vous le faites, vous ne pouvez utiliser ce fichier qu'à l'intérieur de Photoshop.

En d'autres termes, les workflows sont les types de workflow les plus limités. Mais cela ne veut pas dire qu'ils sont inutiles.

Loin de là, en fait! Les workflows peuvent être utilisés pour organiser et créer des sous-ensembles d'actions. Par exemple, si vous créez une séquence intelligente d'étapes, vous pouvez les enregistrer en tant que flux de travail, puis les utiliser dans d'autres routines Automator.

Une partie de ce qui rend les workflows utiles est qu'ils sont le seul type de workflow qui peut être placé au milieu d'une autre routine Automator en tant qu'action. Vous pouvez enregistrer un flux de travail, puis créer une nouvelle routine, puis faire glisser et déposer votre fichier de flux de travail d'origine au milieu de votre nouvelle routine.

Quand utiliser les workflows dans Automator

Bien que les workflows soient un type de workflow basique et flexible, vous pouvez vous retrouver à ne les utiliser qu'à de rares occasions.

C'est parce que les flux de travail sont rendus nettement moins utiles par la puissance apportée par les autres types de flux de travail Automator. Alors que les autres types peuvent être exécutés dans certaines situations, à partir de menus contextuels ou même par votre voix, les workflows sont limités à l'application Automator.

Même si l'application Automator est géniale (c'est pourquoi j'écris à ce sujet), l'objectif est de passer le moins de temps possible à utiliser l'application Automator afin qu'elle puisse faire tout le travail pour vous. Pour cette seule raison, vous éviterez probablement de créer des flux de travail pendant la majeure partie de votre temps dans Automator.

À mon avis, il y a deux fois pour utiliser Workflows.

Le premier est de vouloir ajouter une action personnalisée à Automator. Par exemple, supposons que vous ayez des idées pour plusieurs routines Automator qui devront obtenir une copie de chaque numéro de téléphone de votre liste de contacts. Cela peut nécessiter un peu de script ainsi que quelques actions.

Plutôt que de créer cet ensemble d'actions encore et encore, vous pouvez simplement créer un seul flux de travail et le faire glisser dans vos futurs flux de travail. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et peut également faire d'Automator une application plus puissante.

Le deuxième scénario dans lequel les workflows sont utiles est lorsque vous souhaitez créer des routines qui vous aideront lors de l'utilisation de l'application Automator. Par exemple, si vous souhaitez obtenir des noms de fichiers lors de l'utilisation d'Automator, l'exécution d'un flux de travail à partir de l'application Automator sera moins ennuyeuse.

Types de workflow Automator: Applications

Le prochain sur la liste des types de flux de travail Automator est Applications. Bien qu'il n'y ait aucune preuve à ce sujet pour autant que je sache, je suppose qu'il s'agit du type de flux de travail le plus populaire. Considérez les applications comme votre pain quotidien dans Automator.

Les applications vous donnent une icône d'application sur laquelle vous pouvez double-cliquer pour l'exécuter. Vous pouvez placer ces icônes dans le Finder, sur votre bureau ou même dans votre Dock.

Vous pouvez même faire glisser et déposer des fichiers/dossiers sur ces icônes pour les utiliser comme entrée pour ce flux de travail.

Par exemple, la routine de la capture d'écran ci-dessus prend des fichiers en entrée. Il joint ensuite ces fichiers à un e-mail et les envoie à un client de mon choix.

Quand utiliser les applications

Je pense que vous devriez utiliser des applications tout le temps dans Automator. Si vous ne savez pas quel type choisir, choisissez Applications dans la liste des types de flux de travail Automator.

Ils sont polyvalents, simples et faciles à suivre. Si vous décidez que vous n'en voulez plus, vous pouvez les faire glisser dans la corbeille. Si vous souhaitez les modifier, vous pouvez les ouvrir dans Automator.

Vous pouvez placer les workflows d'application à côté du contenu pertinent. Par exemple, mon application Factures se trouve dans le dossier où je conserve mes factures. Facile!

Vous pouvez également copier et coller des workflows d'application où vous le souhaitez. Donc, si je le voulais, je pourrais utiliser différents dossiers de factures pour chacun de mes clients et simplement copier/coller cette icône d'application dans chacun de ces dossiers.

Le seul inconvénient des applications est qu'elles ne sont pas aussi spécifiques que les autres types de flux de travail. Vous ne pouvez pas y accéder à partir du menu contextuel, ils ne peuvent pas fonctionner seuls, ils ne peuvent pas se synchroniser avec votre calendrier, etc. Je les éviterais donc quand il y a un autre type qui conviendra mieux à vos besoins.

Sinon, ils sont un excellent défaut!

Types de workflow Automator: Actions rapides

Le troisième type de flux de travail que nous allons couvrir est celui des actions rapides. Les actions rapides étaient mes préférées parmi les types de flux de travail Automator, et elles sont toujours en haut de la liste. J'ai probablement créé plus d'actions rapides que tout autre type de workflow.

Les actions rapides sont des workflows qui peuvent être exécutés à partir du menu contextuel. Ils apparaissent chaque fois que vous cliquez avec le bouton droit sur un fichier, un dossier, une image ou une sélection de texte.

Généralement, ils utiliseront tout ce sur quoi vous avez cliqué avec le bouton droit comme entrée pour le flux de travail. Donc, si vous faites un clic droit sur une image, cette image sera transmise à l'action rapide. Vous pouvez créer des actions rapides qui ne le font pas, bien que cette fonctionnalité fasse partie de ce qui rend les actions rapides si puissantes.

Bien que les actions rapides puissent être un peu plus limitées que certains des autres types, elles sont incroyablement pratiques. Plutôt que d'automatiser les processus sur votre Mac, je pense aux actions rapides comme un moyen d'ajouter de nouvelles fonctionnalités à votre Mac.

Souhaitez-vous pouvoir cliquer avec le bouton droit sur une image et la réduire de 50 %? Maintenant vous pouvez!

Vous voulez convertir entre les types de fichiers sans avoir besoin d'ouvrir d'applications? Utilisez simplement une action rapide !

Vous voulez changer de fond d'écran sans fouiller dans vos paramètres? Faites un clic droit n'importe où !

Quand utiliser les actions rapides

Comme je viens de l'explorer brièvement, vous voudrez utiliser les actions rapides dans des situations contextuelles. Par cela, je veux dire que ces types de flux de travail Automator fonctionnent mieux lorsqu'ils sont appliqués de manière situationnelle.

Ce sont des routines que vous n'allez pas utiliser tout le temps. Mais lorsque vous voulez les utiliser, vous voulez qu'ils soient facilement disponibles.

C'est parce que les actions rapides sont accessibles via le menu contextuel. Et comme tout le reste dans le menu contextuel, ils doivent être implémentés en tenant compte du contexte. Après tout, le nom secondaire du menu contextuel est le « menu contextuel ».

Vous pouvez considérer les actions rapides comme « faire quelque chose » sur des fichiers et des dossiers sur votre ordinateur. Voulez-vous changer ce type de fichier? Ou modifier ce document? Ou réorganiser ce dossier? Ensuite, vous voudrez probablement le faire en cliquant avec le bouton droit de la souris plutôt qu'en cherchant une icône sur laquelle double-cliquer.

Vous pensez peut-être que mapper tous vos flux de travail sur des actions rapides est la voie à suivre. Je peux voir pourquoi votre cerveau pourrait y aller. Cependant, cela peut conduire à un menu contextuel encombré et déroutant.

De plus, les actions rapides sont plus difficiles à modifier et à supprimer que les applications ou les flux de travail. C'est parce que vous n'aurez pas de fichier ou d'icône que vous pouvez facilement trouver et modifier. Les fichiers pour les actions rapides sont enterrés dans des dossiers cachés sur votre Mac. Vous n'êtes pas censé les modifier et les peaufiner après leur création.

Pour toutes ces raisons, les actions rapides sont les mieux adaptées à cela: des actions rapides! De courtes routines en une ou deux étapes auxquelles vous souhaitez accéder facilement. Et c'est tout!

Types de flux de travail Automator: Plugins d'impression

L'élément suivant de notre liste de types de flux de travail Automator est un élément que je n'ai certes jamais utilisé auparavant. Je n'imprime pas très souvent et je ne possède même pas d'imprimante. Ils sont trop compliqués! Les informations suivantes seront donc une expérience de seconde main.

Les plugins d'impression sont des flux de travail que vous exécutez à partir de la boîte de dialogue d'impression. C'est la boîte qui apparaît chaque fois que vous essayez d'imprimer un document. Il propose des options telles que le choix du nombre de copies à imprimer et le choix entre le noir et blanc ou la couleur.

Si cela semble un peu inutile, c'est parce que c'est en quelque sorte. A mon avis en tout cas. À moins que vous ne travailliez dans un bureau où vous imprimez des choses toute la journée, cela semble être un choix étrange pour Automator.

Néanmoins, vous aurez accès à toute la gamme d'actions d'Automator. Vous pouvez faire des choses qui n'ont aucun rapport avec l'impression si vous le souhaitez. Et vous n'avez pas non plus accès à des options spéciales spécifiques à l'impression.

La seule caractéristique unique des plugins d'impression est qu'ils transmettent les documents dans la boîte de dialogue d'impression à Automator en tant qu'entrée PDF.

Donc, si vous voulez faire quelque chose comme enregistrer tous vos documents imprimés dans un dossier spécifique sur votre Mac, les convertir en images, ou ajouter une page supplémentaire à la fin d'un document avant de l'imprimer, c'est pour tu.

Quand utiliser les plugins d'impression

Les plugins d'impression sont, à mon avis, les types de flux de travail Automator les plus limités. Si vous n'imprimez pas très souvent, vous n'aurez probablement jamais besoin ou ne voudrez jamais créer un flux de travail avec ce type. Donc, si vous avez du mal à vous demander pourquoi vous voudriez utiliser ce type, vous n'avez probablement pas besoin de l'utiliser.

D'un autre côté, si vous êtes quelqu'un qui a déjà quelques idées pour ce type de workflow, alors vous êtes probablement l'utilisateur cible.

Plus précisément, je pense que l'utilisateur cible pour ce type de flux de travail est quelqu'un qui imprime fréquemment des documents. Et si vous êtes cette personne, vous avez probablement plusieurs tâches d'impression répétitives que vous pouvez automatiser. Après tout, l'impression est déjà un processus assez fastidieux et presque autonome.

Il n'y a pas grand chose d'autre à dire ici! Utilisez les plug-ins d'impression chaque fois que vous souhaitez créer des flux de travail liés à l'impression. Sinon, choisissez autre chose.

Types de workflow Automator: Actions de dossier

Contrasting Print Plugins est l'un des types de flux de travail Automator que j'utilise le plus. Les actions de dossier sont très utiles pour toutes sortes de choses, même s'il m'a fallu un certain temps pour les comprendre.

Ce type de workflow est véritablement automatisé. Il s'exécute en arrière-plan, vous ne l'exécutez donc jamais manuellement.

Au lieu de cela, vous attachez les actions de dossier à un dossier de votre choix. Chaque fois que de nouveaux dossiers ou fichiers sont ajoutés à ce dossier, les actions de dossier jointes seront exécutées.

Non seulement cela entraînera l'exécution des actions de dossier, mais elles utiliseront également les fichiers/dossiers ajoutés comme entrée.

Par exemple, j'ai une action de dossier qui réduira automatiquement toutes les images sur mon bureau dont la taille est supérieure à 5 Mo. Ainsi, chaque fois que j'ajoute à mon bureau des images dont la taille est supérieure à cette taille de fichier, elles sont automatiquement réduites. Je n'ai rien à faire pour que cela se produise.

Quand utiliser les actions de dossier

Il existe deux situations dans lesquelles les actions de dossier constituent le meilleur choix parmi les types de flux de travail Automator.

Le premier est plus évident. Si vous souhaitez automatiser certaines actions dans un dossier, vous devrez utiliser les actions de dossier! Cela inclut des choses comme :

• Renommer automatiquement les fichiers à l'intérieur d'un certain dossier
• Créer un nouveau dossier dans un autre dossier chaque mois
• Modification de tous les fichiers d'un dossier répondant à certains critères
• Suppression de fichiers dans un dossier après deux mois
• etc.

Le deuxième scénario est un peu indirect. C'est pour quand vous voulez créer une routine entièrement automatisée.

Les actions de dossier sont uniques en ce qu'elles sont l'un des seuls flux de travail Automator à être vraiment autonomes. Ils n'ont pas besoin de vous pour les faire fonctionner. Vous n'avez pas à vous souvenir ou à faire quoi que ce soit. Ils fonctionnent juste.

Cela vous permet de créer des workflows Automator assez complexes qui s'exécutent en arrière-plan de votre machine. Cela demandera un peu de créativité, mais il existe des possibilités uniques à ce type de flux de travail.

Types de workflow Automator: alarmes de calendrier

Cela nous amène aux alarmes de calendrier. Les alarmes de calendrier sont des flux de travail qui sont ajoutés à votre calendrier Apple.

Il m'a fallu un certain temps pour comprendre exactement comment cela fonctionnait. Je ne savais pas s'ils étaient attachés à vos événements de calendrier, s'il s'agissait d'actions que vous pouviez effectuer sur des événements de calendrier ou s'ils s'exécutaient à l'heure de votre choix.

La réponse a fini par être la dernière option! Chaque fois que vous créez une alarme de calendrier, elle est ajoutée à votre calendrier au moment où vous l'avez créée. Pour l'afficher, vous devez ouvrir l'application Calendrier sur Mac.

Une fois que vous avez décidé ce que cette alarme de calendrier va faire, vous pouvez alors décider quand elle va le faire. Vous pouvez le faire en le manipulant comme vous le feriez pour tout autre événement du calendrier. Faites-le glisser, modifiez la date et l'heure, choisissez sa durée, définissez la fréquence à laquelle vous souhaitez qu'il se répète (si vous voulez qu'il se répète), et plus encore.

Quand utiliser les alarmes de calendrier

Les alarmes de calendrier sont idéales lorsque vous souhaitez créer des routines qui s'exécuteront chaque jour, semaine, mois ou année.

Pour en revenir à mon exemple de facture, je pourrais créer une alarme de calendrier qui m'envoie mes factures chaque semaine. Je pourrais créer une autre alarme de calendrier qui me fera également une nouvelle facture au début de chaque semaine, si je savais comment écrire le script correspondant.

Vous pouvez également utiliser les alarmes du calendrier pour faire des choses comme fermer et ouvrir certaines applications à des moments précis. Par exemple, vous pouvez ouvrir Slack pendant que vous travaillez et le fermer lorsque vous avez terminé sans avoir besoin d'interagir avec lui.

Une autre situation dans laquelle les alarmes de calendrier deviennent utiles est lorsque vous souhaitez définir des automatisations autour d'événements de calendrier non répétitifs. Peut-être avez-vous un rendez-vous à venir, une présentation au travail ou des projets pour le week-end prochain. Vous pouvez créer une automatisation qui vous enverra, ainsi qu'aux participants à l'événement, une notification, ajoutera quelque chose à vos notes, etc.

Types de flux de travail Automator: Plugins de capture d'images

Au cours des trois années que j'ai été un utilisateur et un écrivain Mac, je n'ai jamais rencontré une seule fois Image Capture, encore moins Image Capture Plugins. Donc, pour celui-ci aussi, je tiens à préciser que je n'ai pas beaucoup d'expérience avec ce type de flux de travail.

Pour ceux qui (comme moi) ne connaissent pas la capture d'images, il s'agit d'une fonctionnalité sur Mac qui apparaît chaque fois que vous déplacez des images vers votre Mac à partir d'un appareil. Cela signifie que vous avez connecté une caméra directement à votre Mac et que vous déplacez des fichiers de celle-ci vers votre Mac. Cela peut être un appareil photo littéral ainsi qu'un iPhone ou un iPad.

Semblables aux plugins d'impression, les plugins de capture d'images sont des automatisations qui ne sont disponibles que dans la boîte de dialogue Capture d'images. Ils sont très spécifiques.

Cependant, si vous importez souvent des images sur votre Mac, vous vous en voudrez probablement de ne pas le savoir.

Vous pouvez utiliser les plugins de capture d'images pour renommer automatiquement les images au fur et à mesure que vous les importez, les convertir en un différents types d'images, recadrez-les, redimensionnez-les, appliquez-leur des filtres, déplacez-les vers des dossiers spécifiques, etc. Suite.

Bien qu'ils soient si spécialisés, je peux voir que les plugins de capture d'images sont l'un des types de flux de travail Automator les plus utiles. Pour les photographes, cela pourrait être une aubaine.

Quand utiliser les plugins de capture d'images

Encore une fois, il n'y a pas grand chose à dire ici. Il est assez clair quand utiliser les plug-ins de capture d'images par rapport aux autres types de flux de travail Automator.

Le meilleur moment pour utiliser les plugins de capture d'images est lorsque vous souhaitez automatiser une partie de votre routine lors de l'utilisation de Capture d'images. Si vous vous retrouvez à renommer constamment des fichiers, à recadrer certaines images tout le temps ou à organiser les fichiers que vous importez, vous pouvez probablement accélérer tout cela avec les plugins de capture d'images.

Sinon, vous ne devriez pas utiliser les plugins de capture d'images !

Types de workflow Automator: commandes de dictée

Le dernier des types de flux de travail Automator est les commandes de dictée. Nous y avons fait référence tout au long de cet article et nous y sommes enfin parvenus.

Les commandes de dictée sont des flux de travail qui s'exécutent chaque fois que vous prononcez leur phrase clé dans la fonction de dictée de votre Mac. Pour activer cette fonction, appuyez sur la fn clé deux fois. Approuvez les boîtes de dialogue qui s'affichent, puis parlez à votre Mac.

Lors de la création d'une commande de dictée, vous pouvez choisir une phrase clé en haut de l'éditeur.

Prononcer cette phrase clé après avoir activé la dictée déclenchera le flux de travail que vous attachez à cette phrase.

Au-delà de cela, il n'y a aucune différence entre les commandes de dictée et les autres types de flux de travail Automator. C'est l'activation qui est distincte.

Quand utiliser les commandes de dictée

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous pouvez utiliser les commandes de dictée à la place des types de flux de travail Automator plus courants tels que les actions rapides et les applications.

Le premier est le facteur cool. Vous pouvez configurer une commande de dictée amusante, puis l'exécuter plus tard devant vos amis pour les impressionner.

Par exemple, vous pouvez mapper cette commande Terminal, qui joue à Star Wars dans l'application Terminal, à une commande de dictée. Ensuite, pour impressionner vos amis, vous pouvez dire « Ordinateur, joue à Star Wars Episode IV ».

Vous pouvez également utiliser cette commande Terminal pour avoir une conversation avec votre Mac. Définissez simplement une phrase clé telle que « Comment allez-vous en informatique? » Ensuite, demandez à une réponse automatique de dire: « Très bien, et vous-même, utilisateur? »

Si vous vous demandez: « Pourquoi quelqu'un voudrait-il faire ça? » vous êtes peut-être sur le mauvais blog.

Une autre utilisation des commandes de dictée consiste à ajouter des commandes vocales que Siri n'a pas encore. Pour être clair, vous ne pouvez pas exécuter de commandes de dictée depuis Siri. Mais comme Siri et Dictation sont activés de manière similaire, vous pouvez aborder les commandes de dictée avec un état d'esprit similaire.

Enfin, les commandes de dictée peuvent être utilisées à des fins d'accessibilité. Si vous ou quelqu'un que vous connaissez utilisez des commandes vocales pour utiliser son Mac, cela peut être extrêmement puissant pour cette personne.

Utilisez les types de flux de travail Automator pour changer la façon dont vous utilisez votre Mac

Et c'est tout! Ce sont les huit types de flux de travail Automator différents et les différentes situations dans lesquelles ils sont le mieux utilisés. En les choisissant et en les combinant de manière créative, vous pouvez maximiser votre productivité sur Mac.

Comme mentionné, j'ai couvert et continuerai de couvrir plus de conseils, astuces et guides sur l'utilisation des applications Automator et Raccourcis sur Mac et iPhone au cours des prochaines semaines. Assurez-vous donc de vous connecter le blog AppleToolBox pour ces messages !

De plus, nous approchons des mois d'août et de septembre, ce qui signifie que les rumeurs sur l'iPhone 13 sont sur le point de commencer à affluer. Assurez-vous de vous inscrire à notre newsletter pour recevoir les dernières nouvelles sur tout cela!

À plus tard!