एक्सेल में ड्रॉप-डाउन लिस्ट कैसे बनाएं

डेटा-प्रविष्टि कार्यों को दोषरहित और तेज़ बनाने के लिए, आपको यह सीखना होगा कि एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाई जाती है।

एक्सेल एक शक्तिशाली डाटा एंट्री सॉफ्टवेयर है। आप इसका उपयोग व्यक्तिगत और व्यावसायिक डेटा-प्रविष्टि आवश्यकताओं के लिए कर सकते हैं जैसे कार्यालय आपूर्ति सूची बनाना, घरेलू आपूर्ति सूची बनाना, छोटे व्यवसाय या घर के लिए सूची बनाना, और बहुत कुछ।

किसी भी डेटा-एंट्री जॉब में, आपको छोटे डेटा जैसे नाम, पता, मात्रा, स्थान, मूल्य आदि टाइप करने होंगे। जब कोई इस डेटाबेस का ऑडिट करता है, तो वे ऑडिटेड, पेंडिंग ऑडिट, एरर पाए जाने आदि जैसी टिप्पणियों को दर्ज करना चाह सकते हैं।

यदि आप या आपका कर्मचारी इसे मैन्युअल रूप से करना शुरू करते हैं, तो उद्देश्य प्राप्त करने में कई दिन लगेंगे। इसलिए, आपको उस एक्सेल शीट को स्वचालित करना होगा जहां आप डेटा कैप्चर करते हैं। एक्सेल ड्रॉप-डाउन लिस्ट कमांड बेसिक ऑटोमेशन है जिसका उपयोग आप एक्सेल के लिए विजुअल बेसिक कोडिंग सीखे बिना कर सकते हैं। एक्सेल में ड्रॉप-डाउन के साथ सूची बनाने का तरीका जानने के लिए आगे पढ़ें।

Microsoft Excel में ड्रॉप-डाउन सूची क्या है?

एक्सेल ड्रॉप-डाउन सूची एक्सेल एप्लिकेशन का डेटा वैलिडेशन टूल है। इसके लिए आपको ड्रॉप-डाउन सूची के लिए एक श्रेणी या डेटा की सूची का चयन करना होगा। फिर, डेटा प्रविष्टि के लिए सुझाव प्राप्त करने के लिए लक्ष्य सेल या सेल श्रेणियों में ड्रॉप डाउन सूची के लिए डेटा सत्यापन आदेश लागू करें।

ड्रॉप-डाउन सूचियाँ डेटा प्रविष्टि कार्य से अनुमान को समाप्त करती हैं। साथ ही, जब आप एक्सेल ड्रॉप-डाउन सूची सुविधा का उपयोग करते हैं तो आप शून्य टाइपिंग और अन्य गलतियाँ करेंगे। यह माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल पर सबसे व्यापक रूप से इस्तेमाल किया जाने वाला डेटा एंट्री ऑटोमेशन टूल भी है।

यहाँ कुछ परिदृश्य हैं जहाँ आप इस डेटा सत्यापन आदेश को लागू कर सकते हैं:

• आप एक्सेल पर एक डेटाबेस बना रहे हैं, और आपको डेटा-एंट्री ऑपरेटरों की जरूरत है कि वे आपके लिए आवश्यक डेटा टाइप करें, कोई कचरा नहीं।
• आप चाहते हैं कि डेटा एंट्री ऑपरेटर एक्सेल वर्कशीट में जानकारी दर्ज करते समय केवल वर्गीकृत डेटा का उपयोग करें।
• आप एक्सेल पर मुफ्त ऑनलाइन या ऑफलाइन फॉर्म बना रहे हैं, और आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता केवल फॉर्म में उपलब्ध डेटा दर्ज करे और कुछ नहीं।
• आपके डेटाबेस में दोहराए जाने वाले नाम, फ़ोन नंबर, पते आदि शामिल हैं। साथ ही, इन आंकड़ों के आधार पर आप बिलों या चालानों का भुगतान करते हैं। इसलिए, परियोजना के लिए सटीकता अत्यधिक महत्वपूर्ण है। ऐसे में आपको एक्सेल में ड्रॉप-डाउन लिस्ट का इस्तेमाल करना चाहिए।
• आप घरेलू आपूर्तियों के लिए एक एक्सेल शीट बना रहे हैं, और आप चाहते हैं कि परिवार के सदस्य केवल वस्तुओं की अनुमत सूची से ही प्रविष्टियां करें।
• आपकी डेटा प्रविष्टि टीम कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करना बहुत पसंद करती है, और इसके लिए एक्सेल ड्रॉप-डाउन सूचियाँ बेजोड़ सुविधा प्रदान करती हैं।
• आप एक कार्यालय की आपूर्ति या खरीद अनुरोध डेटाबेस बना रहे हैं, और आप केवल कर्मचारियों को पूर्व-अनुमोदित स्टेशनरी, आईटी हार्डवेयर या सहायक उपकरण के लिए खरीद अनुरोध बनाना चाहते हैं।

एक्सेल में ड्रॉप-डाउन एरो के साथ सूची बनाने के दो तरीके हैं। एक पूर्व-कॉन्फ़िगर डेटा श्रेणी का उपयोग करता है, और दूसरा मैन्युअल रूप से विकल्प टाइप करता है। एक्सेल में सबसे स्वचालित ड्रॉप-डाउन मेनू के लिए नीचे दिए गए चरणों का पता लगाएं:

• एक्सेल में एक नई वर्कशीट बनाएं और उसे नाम दें डेटाबेस.
• अब, सेल में एक कॉलम हैडर बनाएं ए 1 प्रकार या किसी अन्य नाम के अनुसार जिसे आप पसंद करते हैं। उदाहरण के लिए, मैं ड्रॉप-डाउन मेनू सूची को कॉलम हेडर दे रहा हूं इस ट्यूटोरियल में आईटी हार्डवेयर.
• अब, ड्रॉप-डाउन मेनू में वांछित आइटम के साथ कॉलम हेडर के नीचे की कोशिकाओं को पॉप्युलेट करने के लिए कहीं और से डेटा कॉपी-पेस्ट करें या मैन्युअल रूप से टाइप करें।
• मैं आईटी डिवाइस खरीद अनुरोध विकल्पों जैसे मॉनिटर, स्पीकर, रैम, सीपीयू, पीसी केस, जीपीयू, पीएसयू, और इसी तरह टाइप कर रहा हूं।

अब तक, आपने सफलतापूर्वक डेटाबेस बना लिया है जिससे एक्सेल डेटा वैलिडेशन कमांड ड्रॉप-डाउन सूची विकल्प या विकल्प दिखाएगा। अब, यहां बताए गए चरणों का पालन करके वास्तविक ड्रॉप-डाउन सूची बनाएं:

• उस सेल का चयन करें जहाँ आप एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची बनाना चाहते हैं।
• अब, क्लिक करें आंकड़े टैब पर एक्सेल रिबन मेनू.
• में डेटा उपकरण आदेश अनुभाग, क्लिक करें आंकड़ा मान्यीकरण ड्रॉप-डाउन तीर।
• कुछ विकल्पों के साथ एक कॉन्टेक्स्ट मेन्यू खुलेगा। चुनना आंकड़ा मान्यीकरण.
• अब, आपको देखना चाहिए डेटा सत्यापन आदेश वर्कशीट पर टूल जहां आप एक्सेल के लिए ड्रॉप-डाउन सूची जोड़ना चाहते हैं।
• इसमें तीन टैब होते हैं। ये इनपुट मैसेज, सेटिंग्स और एरर अलर्ट हैं।
• क्लिक समायोजन.
• नीचे सत्यापन मानदंड विकल्प, के नीचे ड्रॉप-डाउन सूची पर क्लिक करें अनुमति देना मेन्यू।
• चुनना सूची ड्रॉप-डाउन से।
• डिफ़ॉल्ट रूप से, इन-सेल ड्रॉपडाउन और रिक्त पर ध्यान न दें चेकमार्क चेक किया जाना चाहिए। यदि नहीं, तो उनकी जाँच करें।
• में ऊपर तीर पर क्लिक करें स्रोत मैदान। आंकड़ा मान्यीकरण डायलॉग बॉक्स अब एक खाली फ़ील्ड के साथ एक पतली पट्टी में छोटा हो जाएगा।
• पर जाएँ डेटाबेस वर्कशीट और एक्सेल ड्रॉप-डाउन सूची में सेल श्रेणी का चयन करें।
• पिछले आइटम के नीचे कुछ खाली सेल चुनें। यह स्रोत को दोबारा संपादित किए बिना सूची का विस्तार करने में आपकी सहायता करेगा।
• एक्सेल ड्रॉप-डाउन सूची के लिए स्रोत डेटा को स्वतः भर देगा। आपको बस क्लिक करना है नीचे वाला तीर पतले पर आंकड़ा मान्यीकरण छड़।
• अब आपको विस्तारित डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स फिर से दिखाई देना चाहिए। लेकिन, इस बार, आपको इसमें स्रोत डेटा श्रेणी दिखाई देगी स्रोत मैदान।
• बस क्लिक करें ठीक है, और आप पूरी तरह तैयार हैं।

बधाई हो! आपने एक्सेल में अपनी पहली ड्रॉप-डाउन सूची बना ली है। अब, बस इसे कहीं और कॉपी करें जहां आपको एक कर्मचारी या किसी अन्य उपयोगकर्ता द्वारा डेटा-एंट्री शीट में डेटा भरने पर समान आइटम दिखाने की आवश्यकता हो।

आप डेटाबेस वर्कशीट को लॉक करना चाह सकते हैं ताकि कोई भी डेटा-एंट्री वर्कशीट में ड्रॉप-डाउन सूची में विकल्पों की सूची में कोई बदलाव न कर सके। सूची आइटम सुरक्षित करने के लिए इन त्वरित चरणों का पालन करें:

• लॉक करने के लिए आवश्यक सेल रेंज चुनें।
• राइट-क्लिक करें और फिर चुनें प्रारूप कोशिकाएं.
• पर जाएँ सुरक्षा टैब और चेकमार्क करें बंद विकल्प।
• क्लिक ठीक लागू करने के लिए प्रारूप कोशिकाएं परिवर्तन।
• अब, पर जाएँ समीक्षा एक्सेल रिबन पर टैब।
• का चयन करें शीट को सुरक्षित रखें आइकन।
• पर शीट को सुरक्षित रखें संवाद बॉक्स में, रिक्त फ़ील्ड में एक पासवर्ड दर्ज करें।
• पासवर्ड दोबारा दर्ज करें, और एक्सेल वर्कशीट को हमेशा के लिए लॉक कर देगा।

यदि आप संक्षिप्त ड्रॉप-डाउन मेनू चाहते हैं, जैसे हां/नहीं, ऑडिटेड/नॉट ऑडिटेड, असाइन/ओपन, पूर्ण/अपूर्ण, आदि, तो आप डेटा श्रेणी विधि के बजाय मैन्युअल सूची का उपयोग कर सकते हैं। इससे समय की बचत होती है। यहां बताया गया है कि आप सूची आइटम का उपयोग करके एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बना सकते हैं:

• ड्रॉप-डाउन मेनू को पॉप्युलेट करने के लिए सेल पर क्लिक करें।
• चुनना आंकड़ा मान्यीकरण से आंकड़े रिबन मेनू का टैब।
• नीचे अनुमति देना मेनू, क्लिक करें सूची.
• अब, केवल आइटम्स की सूची टाइप करें स्रोत मैदान।
• प्रत्येक आइटम को अल्पविराम से अलग करना सुनिश्चित करें।
• क्लिक ठीक ड्रॉप-डाउन सूची लागू करने के लिए।

एक्सेल में सरल ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए यह सबसे आसान और तेज़ तरीका है। हालाँकि, पहली विधि तब अधिक विश्वसनीय होती है जब आप ड्रॉप-डाउन सूचियों का बहुतायत से उपयोग कर रहे हों।

एक खाली ड्रॉप-डाउन सूची डेटा-एंट्री ऑपरेटरों के लिए बहुत कुछ नहीं कह सकती है। आपको विशिष्ट निर्देश जोड़ने की आवश्यकता है, ताकि वे कोई गलती न करें। यहां बताया गया है कि आप एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूचियों में एक निर्देश संदेश कैसे जोड़ सकते हैं:

• सक्रिय वाले किसी भी सेल पर क्लिक करें डेटा सत्यापन आदेश.
• अब, पर जाएँ आंकड़े टैब > आंकड़ा मान्यीकरण > क्लिक करें आंकड़ा मान्यीकरण.
• के अंदर आंकड़ा मान्यीकरण संवाद बॉक्स में, क्लिक करें इनपुट संदेश टैब।
• के लिए एक छोटा टेक्स्ट टाइप करें शीर्षक और फिर में एक विस्तृत संदेश इनपुट संदेश मैदान।
• क्लिक ठीक परिवर्तनों को लागू करने के लिए।

अब, जब भी कोई उपयोगकर्ता एक सक्रिय ड्रॉप-डाउन सूची डेटा सत्यापन कमांड वाले सेल का चयन करता है, तो उन्हें एक संदेश दिखाई देगा कि ड्रॉप-डाउन सूची से आइटम का उपयोग करके सेल को कैसे भरना है।

यदि कोई आपकी एक्सेल डेटा-एंट्री शीट पर ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करते समय कोई त्रुटि करता है, तो आप एक त्रुटि संदेश भी दिखा सकते हैं। यह सुनिश्चित करेगा कि उपयोगकर्ता त्रुटि को हल करने के लिए कार्रवाई करता है और सेल को छोड़ता नहीं है। त्रुटि चेतावनी प्रदर्शित करें को सक्रिय करने के चरण यहां दिए गए हैं:

• जब तक आप प्राप्त नहीं करते तब तक पहले बताए गए चरणों का पालन करें आंकड़ा मान्यीकरण संवाद बकस।
• अब, का चयन करें त्रुटि चेतावनी टैब।
• एक चुनें त्रुटि शैली तीन विकल्पों में से: बंद करो, चेतावनी और सूचना।
• फिर, के लिए एक छोटा टेक्स्ट टाइप करें शीर्षक की त्रुटि चेतावनी.
• अब, में एक विस्तृत संदेश दर्ज करें त्रुटि संदेश मैदान।

महान काम! सक्रिय डिस्प्ले एरर अलर्ट के साथ, वर्कशीट एक एरर डायलॉग बॉक्स दिखाएगा यदि कोई व्यक्ति एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची में उल्लिखित वस्तुओं के अलावा कुछ भी टाइप करता है।

अब आप जानते हैं कि एक्सेल में ड्रॉप-डाउन के साथ दो अलग-अलग तरीकों से सूची कैसे बनाई जाती है। आप एक्सेल ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के तरीके आज़मा सकते हैं और अपने कर्मचारियों की मदद के लिए डेटा एंट्री फॉर्म बना सकते हैं।

आप एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूचियों का उपयोग करके किराने का सामान, हार्डवेयर, कपड़े, उपयोगिताओं और अधिक के लिए एक सहज घरेलू आपूर्ति सूची भी बना सकते हैं।

यदि आप एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने का एक और अच्छा तरीका जानते हैं तो नीचे टिप्पणी करना न भूलें।

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