एक्सेल में टेक्स्ट की तुलना कैसे करें: 8 सर्वश्रेष्ठ तरीके

यदि आप एक्सेल स्प्रेडशीट में एक विशाल डेटाबेस के साथ काम कर रहे हैं और डुप्लिकेट प्रविष्टियों के लिए डेटाबेस को साफ़ करने की आवश्यकता है, तो आप एक्सेल में पाठ की तुलना करने के लिए निम्न तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं।

एक्सेल स्प्रेडशीट केवल वित्तीय खातों, पता पुस्तिकाओं या टेक्स्ट डेटाबेस को बनाए रखने के लिए नहीं है। यह डुप्लिकेट प्रविष्टियों को मिटाने के लिए डेटा का विश्लेषण करने में भी आपकी मदद कर सकता है। इसके अतिरिक्त, आप एक्सेल वर्कशीट के कुछ आसान फॉर्मूले और तार्किक कार्यों का उपयोग कर सकते हैं ताकि आप उन विशिष्ट मूल्यों का पता लगा सकें जिन्हें आप खोज रहे हैं।

यद्यपि आप डुप्लिकेट या लक्ष्य मानों के लिए संपूर्ण वर्कशीट के माध्यम से नेत्रहीन परिमार्जन कर सकते हैं, यह आदर्श विधि नहीं हो सकती है जब एक्सेल वर्कशीट में हजारों प्रविष्टियाँ हों। इसके अलावा, इसके विभिन्न कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग फ़ंक्शंस आपको सेल को स्वचालित रूप से हाइलाइट करने की अनुमति देते हैं जब यह आपके द्वारा खोजे जा रहे मान का पता लगाता है।

एक्सेल में टेक्स्ट की तुलना कैसे करें, यह जानने के लिए आगे पढ़ें। आप यह भी जानेंगे कि सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके Excel दो स्तंभों में पाठ की तुलना कैसे करता है। चलो खोदो!

एक्सेल फ़ंक्शन में टेक्स्ट की तुलना करने के अनंत कारण हो सकते हैं। हालाँकि, निम्नलिखित सबसे अधिक बार होते हैं जिनका आप अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन में सामना कर सकते हैं:

• आप एक व्यवसाय चलाते हैं और आपने यूएसए के सभी 50 राज्यों के ग्राहकों के लिए अलग-अलग एक्सेल डेटाबेस बनाए हैं। अब, किसी ने ग्राहकों के नाम मिला दिए। यहां, वर्कशीट को मैन्युअल रूप से खंगालने के बजाय, आप 50 राज्यों के बीच मिश्रित ग्राहक नामों को खोजने के लिए एक्सेल में तुलना पाठ का उपयोग कर सकते हैं।
• आपके ईकामर्स स्टोर से मर्चेंडाइज डिलीवरी के लिए आपके व्यवसाय के पास ब्लैकलिस्टेड और व्हाइटलिस्टेड पतों के लिए दो अलग-अलग डेटाबेस हैं। एक कर्मचारी ने पतों को मिला दिया। इस भयानक स्थिति में, आप एक्सेल स्ट्रिंग तुलना फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।
• आपने पूरे महीने के लिए किराने की खरीदारी की सूची बनाई और सूची को पिछले महीने मिले कुछ किराने के सामान के साथ मिला दिया। यहां, आप एक्सेल में तुलना टेक्स्ट का उपयोग कर सकते हैं।
• यदि आप एक उच्च विद्यालय के शिक्षक हैं और स्वचालित रूप से प्रश्नों के प्रति छात्र प्रतिक्रियाओं का मूल्यांकन करने की आवश्यकता है, तो आप कॉलम और पंक्तियों की तुलना करने के लिए एक्सेल स्ट्रिंग का उपयोग कर सकते हैं।
• व्यवसाय को बढ़ावा देने के उद्देश्य से, आप हज़ारों ग्राहकों को डिस्काउंट कोड दे रहे हैं। अब, आप उन ग्राहकों को पुनः लक्षित करना चाहते हैं, जिन्होंने प्रीमियम उत्पादों और सदस्यताओं को पेश करने के लिए डिस्काउंट कोड का उपयोग किया था। जिन ग्राहकों को आपने प्रोमो ईमेल भेजे थे, उनके मास्टर डेटाबेस से प्रोमो कोड का उपयोग करने वाले ग्राहकों के नामों का मिलान करने के लिए आप Excel तुलना टेक्स्ट को दो कॉलम फ़ंक्शन में उपयोग कर सकते हैं।

एक्सेल में मूल्यों और ग्रंथों की तुलना करने के हजारों अन्य कारण हो सकते हैं। कारण चाहे जो भी हो, आपको एक्सेल के लिए निम्नलिखित आठ विधियाँ दो स्तंभों में पाठ की तुलना करने में उपयोगी लगेंगी:

उदाहरण के लिए, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए डेटा के दो स्तंभों की तुलना करने की आवश्यकता है कि आपको सभी आवश्यक आपूर्तियां मिल गई हैं। यहां, आप केस-असंवेदी तुलना ऑपरेटर Equals का उपयोग करके अनुरोधित आपूर्तियों का मिलान वितरित आपूर्तियों से कर सकते हैं।

इस प्रकार, आप संदर्भ डेटा को एक ऐप से कॉपी कर सकते हैं और संदर्भ या अनुरोधित आपूर्ति कॉलम के तहत पेस्ट कर सकते हैं। फिर, आप किसी अन्य ऐप से लक्ष्य डेटा आयात कर सकते हैं और डेटा को लक्ष्य या आपूर्ति प्राप्त कॉलम के अंतर्गत पेस्ट कर सकते हैं।

हालांकि आप विभिन्न ऐप्स से डेटा आयात कर रहे हैं, लेकिन आपको सेल टेक्स्ट के मामलों और मूल्यों के मिलान के बारे में सोचने की ज़रूरत नहीं है। यहां बताया गया है कि केस-असंवेदनशील तुलना कैसे काम करती है:

• निम्न सूत्र को सेल में कॉपी और पेस्ट करें जहाँ आप तुलना परिणाम चाहते हैं:

=ए2=बी2

• मार प्रवेश करना और एक्सेल संदर्भ और लक्ष्य डेटा के आधार पर या तो सही या गलत दिखाएगा।

• यदि सूत्र अच्छा दिखता है, तो प्राप्त माल बनाम ऑर्डर किए गए सामान के बारे में तत्काल विचार प्राप्त करने के लिए इसे पूरे कॉलम में कॉपी और पेस्ट करें।

आइए मान लें कि आप एक ऐसे प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं जहां एक्सेल वर्कशीट में कॉलम के बीच मूल्यों का मिलान करते समय केस सेंसिटिविटी एक महत्वपूर्ण विचार है। इस परिदृश्य में, आप एक्सेल में पाठ की तुलना करने के लिए बराबर ऑपरेटर का उपयोग नहीं कर सकते।

इस नाजुक परिदृश्य में, आप नीचे दिखाए गए सटीक सूत्र का उपयोग कर सकते हैं:

• एक उपयुक्त कॉलम हेडर बनाएं और कॉलम के नीचे की पंक्तियों में संदर्भ डेटा दर्ज करें।
• इसी तरह, पहले कॉलम के बगल में मूल्यांकन किए जाने वाले कॉलम में डेटा बनाएं और नीचे की पंक्तियों में डेटा पॉप्युलेट करें।

• एक बार हो जाने के बाद, एक डाल दें बराबर चिह्न (=) उस कक्ष में जहाँ आप एक तुलना परिणाम चाहते हैं, TRUE या Fales, और निम्न सूत्र टाइप करें:

=EXACT(B2,C2) (उसी वर्कशीट के लिए)

=EXACT(शीट8!बी2,शीट9!सी2) (विभिन्न वर्कशीट के लिए)

• आप उसी एक्सेल वर्कबुक के किसी अन्य वर्कशीट से संदर्भ या लक्ष्य डेटा का चयन भी कर सकते हैं।
• मार प्रवेश करना और आपको दिए गए टेक्स्ट के अपर केस और लोअर केस के आधार पर त्वरित तुलना मिलती है।

आइए मान लें कि आप पाठ की तुलना करने के लिए या तो सटीक सूत्र या बराबर ऑपरेटर का उपयोग करना चाहते हैं लेकिन आप तुलना परिणाम के रूप में TRUE या FALSE नहीं देखना चाहते हैं। वास्तव में, आप मिलान किए गए और मिलान नहीं किए गए टेक्स्ट दिखाना चाहते हैं। उस स्थिति में, आप ऊपर दिए गए किसी भी फॉर्मूले को IF फ़ंक्शन के अंदर नीचे बताए अनुसार नेस्ट कर सकते हैं:

• एक दर्ज करें बराबर चिह्न (=) और सूत्र के साथ शुरू करें अगर.
• फिर, उपरोक्त किसी भी सूत्र को IF फ़ंक्शन की तार्किक चुनौती के रूप में दर्ज करें।
• तार्किक चुनौती के बाद, दिखाए जाने वाले पाठ को दर्ज करें, जैसे मेल खाने वाले उद्धरण चिह्नों के भीतर।

• यदि तार्किक चुनौती विफल हो जाती है तो एक अल्पविराम लगाएं और फिर दूसरा पाठ डालें जो आप चाहते हैं कि एक्सेल प्रदर्शित करे। इस मामले में, मिलान नहीं उद्धरणों से घिरा हुआ है।
• इस प्रकार, अंतिम सूत्र नीचे दिखाया गया है:

=IF(EXACT(B2,C2),“मिलान किया”, “मेल नहीं खाता”)

उदाहरण के लिए, आपको ग्रुप ए से शॉर्टलिस्ट किए गए उम्मीदवारों के नाम खोजने होंगे। यहां, आपको सभी शॉर्टलिस्ट किए गए उम्मीदवारों के कॉलम में नामों के साथ ग्रुप ए में नामों का मिलान करना होगा।

यहां, एक्सेल को दो कॉलम में टेक्स्ट की तुलना करने के लिए आप आसानी से VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। यहां बताया गया है कि यह कैसे किया जाता है:

• वर्कशीट के पहले कॉलम में से नाम होने चाहिए समूह अ.
• अगले कॉलम में आप शॉर्टलिस्ट किए गए उम्मीदवारों के नाम कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं।

• सबसे बाहरी कॉलम में, आप तुलना परिणाम प्राप्त कर सकते हैं जो उन उम्मीदवारों का नाम दिखाएगा जो पहले दौर में योग्य हो गए हैं।
• अब, केवल निम्न सूत्र को कॉपी और पेस्ट करें जहाँ आप तुलना सूची चाहते हैं समूह अ से नाम शॉर्टलिस्ट किए गए नाम.

= वीलुकअप (A2,$C2:2:सी $15,1,असत्य)

• प्रतिस्थापित करने के लिए #एन/ए विफल पाठ के साथ त्रुटियाँ, नीचे उल्लिखित इस सूत्र का उपयोग करें:

= आईएफएनए (वीलुकअप (ए 2, $ सी2:2:C$15,1, FALSE),“विफल”)

आइए विचार करें, आप एक तकनीकी सम्मेलन के लिए ईवेंट समन्वयक हैं। सेमिनार में उपस्थित होने वाले व्यक्तियों को ही प्रमाण पत्र भेजने के लिए आपको पंजीकृत व्यक्तियों की सूची के साथ उपस्थित लोगों का मिलान करना होगा। यहां बताया गया है कि आप इसे VLOOKUP और IFNA फ़ॉर्मूला का उपयोग करके कैसे कर सकते हैं, जहां आप दो कॉलम के बीच टेक्स्ट की तुलना कर रहे हैं:

• के लिए एक कॉलम हेडर बनाएं दर्ज कराई और नामों को नीचे की पंक्तियों में रखें।
• इस कॉलम के दाईं ओर, उन लोगों के लिए एक और कॉलम बनाएं, जो वास्तव में सेमिनार में शामिल हुए थे।

• तीसरे कॉलम में, निम्न सूत्र दर्ज करें:

= आईएफएनए (वीलुकअप (ए 2, $ सी2:2:सी $15,1,गलत),“अनुपस्थित”)

• पंजीकृत व्यक्तियों की वर्तमान या अनुपस्थित स्थिति प्राप्त करने के लिए सूत्र को नीचे की ओर कॉपी और पेस्ट करें।

जहाँ आप नाम चाहते हैं, वहाँ तीसरे कॉलम में परिणाम दिखाने के लिए एक्सेल संदर्भ कॉलम से पंजीकृत नामों का मिलान करेगा। साथ ही, IFNA सूत्र यह सुनिश्चित करेगा कि यदि कोई #N/A त्रुटि दिखाई देती है, तो Excel त्रुटि कोड को अनुपस्थित पाठ से बदल देता है।

मान लीजिए कि आपको कॉलम ए और बी के बीच टेक्स्ट की तुलना करने की आवश्यकता है, लेकिन आप एक पूर्ण मिलान की तलाश नहीं कर रहे हैं। इस स्थिति में, आपको FIND सूत्र का उपयोग करना चाहिए जैसा कि नीचे बताया गया है:

• संदर्भ टेक्स्ट डेटा को नीचे रखें कॉलम ए और लक्ष्य डेटा में कॉलम बी.

• में कॉलम सी, Excel में आंशिक पाठ तुलना के लिए मान खोजने और दिखाने के लिए निम्न सूत्र दर्ज करें:

= FIND (C2, A2) 

• पाना फ़ंक्शन एक त्रुटि लौटाता है जहां यह आंशिक मिलान नहीं ढूंढ पाता है। मैंने नेस्ट किया पाना के अंदर कार्य करें इसनंबर समारोह। अब सूत्र दिखाएगा सत्य जब आंशिक मैच हो और असत्य जब कोई मेल नहीं है।

=ISNUMBER(खोजें(C2,A2))

विचार करें कि आप एक ऐसे कार्यालय में हैं जहां आप सभी खरीदारियों की समीक्षा करने के प्रभारी हैं। आपको व्यवसाय के विभिन्न विभागों से अलग-अलग खरीद आवश्यकताएं मिलती हैं। यह सुनिश्चित करना आपका कर्तव्य है कि आपका संगठन डुप्लीकेट आइटम के लिए खरीद आदेश सबमिट नहीं कर रहा है।

इस परिदृश्य में, एक्सेल की सशर्त स्वरूपण डेटा के दो या अधिक स्तंभों की तुलना कर सकती है और उन कोशिकाओं को हाइलाइट कर सकती है जिनमें डुप्लिकेट मान होते हैं। एक्सेल में टेक्स्ट ट्रिक की तुलना करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

• उन ग्रंथों का डेटाबेस संकलित करें जिनकी आप तुलना करना चाहते हैं।
• पूरी रेंज का चयन करें और क्लिक करें सशर्त स्वरूपण पर घर एक्सेल रिबन का मेनू।

• ड्रॉप-डाउन सूची पर, माउस कर्सर को पर होवर करें हाइलाइट सेल नियम विकल्प।

• एकाधिक सेल नियम दिखाई देंगे। चुनना डुप्लिकेट मान.
• डुप्लिकेट मान पॉप-अप पर, आप क्लिक करके हाइलाइटिंग प्रारूप का चयन कर सकते हैं मान के साथड्रॉप डाउन सूची.

यदि आपको टेक्स्ट के समूह के भीतर टेक्स्ट का एक सेट खोजने की आवश्यकता है, तो आप यहां दिखाए गए खोज फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं:

• संदर्भ के लिए टेक्स्ट का एक कॉलम और टेस्ट टेक्स्ट के लिए दूसरा कॉलम बनाएं।
• अब, तीसरे कॉलम में निम्न सूत्र दर्ज करें:

= खोज (C2, A2)

• मार प्रवेश करना. अब, तीसरे कॉलम की कोशिकाओं में सूत्र को कॉपी और पेस्ट करें।

• प्रेस प्रवेश करना अधिक परिणाम प्राप्त करने के लिए।

एक्सेल उस वर्ण संख्या को दिखाएगा जहां से वह संदर्भ कॉलम पर परीक्षण पाठ के लिए एक मैच पाता है।

एक्सेल में दो या दो से अधिक सेल या कॉलम के बीच टेक्स्ट का मिलान करने के लिए कई अन्य सूत्र और नेस्टेड सूत्र हो सकते हैं। लेकिन सबसे आसान और सबसे व्यापक रूप से इस्तेमाल की जाने वाली विधियाँ इस लेख में ऊपर बताई गई हैं।

यदि आप एक्सेल में टेक्स्ट की तुलना करने के लिए कोई अन्य सहज ज्ञान युक्त तरीका जानते हैं, तो नीचे दिए गए कमेंट बॉक्स में विधि का उल्लेख करना न भूलें। इस बीच आप सीख सकते हैं एक्सेल के IF-THEN फॉर्मूला का उपयोग कैसे करें.