टीम के सदस्यों और बाहरी भागीदारों के साथ शीघ्रता से सहयोग करने में सक्षम होना आज की तेज़-तर्रार व्यावसायिक दुनिया में महत्वपूर्ण है।
Microsoft Office 365 संगठनों को संगठन से बाहर के लोगों के साथ सहयोग करने की अनुमति देता है। इस सुविधा को कहा जाता है समूहों और आप इसका उपयोग बाहरी सहयोगियों को समूह वार्तालापों में शामिल होने, फ़ाइलों तक पहुँचने, कैलेंडर ईवेंट आदि का अधिकार देने के लिए कर सकते हैं।
लेकिन आप वास्तव में मेहमानों को अपने संगठन के समूहों में कैसे शामिल होने देते हैं? हम इस आसान गाइड में अनुसरण करने के लिए चरणों की सूची देंगे।
सबसे पहले, यहाँ प्रक्रिया का एक त्वरित अवलोकन है:
- समूह का स्वामी या समूह का कोई सदस्य समूह में नए अतिथि को जोड़ता है।
- केवल समूह स्वामी ही अतिथि पहुंच को स्वीकृत कर सकता है और यह तय कर सकता है कि अतिथि उपयोगकर्ता किस प्रकार की सामग्री और फ़ाइलें एक्सेस कर सकते हैं।
- अतिथि उपयोगकर्ताओं को एक पुष्टिकरण ईमेल मिलता है जो उन्हें समूह वार्तालापों और फ़ाइलों तक पहुंच प्रदान करता है।
ध्यान रखें कि अतिथि पहुंच आईटी प्रशासकों द्वारा स्थापित की जाती है।
ऑफिस 365 ग्रुप्स में मेहमानों को कैसे जोड़ें
यदि आप जिस अतिथि को जोड़ना चाहते हैं, वह आपकी निर्देशिका में पहले से मौजूद है, तो उन्हें प्राप्त होने वाले निमंत्रण के बाद, यहां इन चरणों का पालन करना है:
- के पास जाओ व्यवस्थापन केंद्र → सब दिखाएं
- पर जाए समायोजन → संगठन सेटिंग
- को चुनिए सेवाएं टैब
- पर क्लिक करें माइक्रोसॉफ्ट 365 समूह और बाहरी सहयोगियों को आपके समूहों तक पहुंचने दें
- व्यवस्थापन केंद्र पर वापस जाएं और नेविगेट करें समूहों → चुनें समूहों पृष्ठ
- उस समूह का चयन करें जिसमें आप एक नया अतिथि उपयोगकर्ता जोड़ना चाहते हैं (यह आपकी निर्देशिका में दिखाई देना चाहिए)
- क्लिक सभी देखें और चुनें सदस्यों समूह के सदस्यों को प्रबंधित करने के लिए टैब
- चुनते हैं सदस्यों को जोड़ें और नया अतिथि उपयोगकर्ता जोड़ें
- परिवर्तनों को सुरक्षित करें।
Office 365 से अतिथि उपयोगकर्ता को कैसे निकालें
यदि आपकी टीम या समूह अब किसी अतिथि उपयोगकर्ता के साथ सहयोग नहीं करता है, तो आप उन्हें शीघ्रता से हटा सकते हैं समूह से संबंधित सामग्री और फ़ाइलों को आगे एक्सेस करने से रोकने के लिए समूह गतिविधि।
- अपने Microsoft 365 व्यवस्थापन केंद्र पर जाएँ
- विस्तार करना उपयोगकर्ताओं
- चुनते हैं अतिथि उपयोगकर्ता
- उस उपयोगकर्ता का चयन करें जिसे आप हटाना चाहते हैं
- क्लिक हटाएं संबंधित अतिथि उपयोगकर्ता को हटाने के लिए।
और इस प्रकार समूह स्वामी और IT व्यवस्थापक Office 365 में अतिथि उपयोगकर्ता पहुँच को सक्षम कर सकते हैं।