Ha az egyes dokumentumok tartalmának személyre szabásával nehéz e-maileket vagy e-maileket tömegesen küldenie az ügyfeleknek, akkor a körlevél-egyesítés segíthet. Levélegyesítéshez a legjobb kombináció az Excel és a Word. Itt megtudhatja, hogyan lehet levélegyesítést készíteni Excelből Wordbe két egyszerű módszerrel.
A körlevél az irodai munka automatizálásának legolcsóbb formája asztali és hordozható számítógépeken. Csak be kell állítania a Microsoft Word alkalmazást, hogy lekérje a helyőrző szövegek adatait egy adatbázisból, például Excel-fájlból egyetlen dokumentumhoz.
A beállítást követően egyetlen kattintással létrehozhat személyre szabott leveleket, borítékokat, e-maileket, címtárakat, címcímkéket stb. Ha megtanulja, hogyan kell egyesítést készíteni Excelből Wordbe, számlákat, havi számlákat, előfizetési adatok és sok más hivatalos dokumentum több száz és több ezer ügyfél számára néhány helyen kattintások.
Azáltal, hogy megtanulja, hogyan kell egyesítést készíteni a Wordben az Excelből, adatban gazdag e-maileket és leveleket hozhat létre, és elkerülheti az emberi hibákat, amelyek kockázatot jelentenek az ilyen dokumentumok manuális létrehozása során. Tehát kezdjük azokkal a módszerekkel, amelyek segítségével az Excelből a Wordbe egyesíthető.
Körlevél-egyesítés Excelből Wordbe: Kézi módszer
Kétféleképpen lehet egyesítést készíteni Excelből Wordbe. Az első a kézi módszer, amikor egy dokumentumhoz saját maga adja hozzá a helyőrző szövegeket, a Word pedig a többit a többi e-mailhez vagy e-mailhez. Itt megtudhatja a kézi levélegyesítés lépéseit:
Hozza létre az adatforrást egy Excel munkalapon
Először is létre kell hoznia egy adatbázist, amelyből az MS Word lekéri az adatokat a körlevél mezőkbe a sablon e-mailben, levélben, számlában stb. Az Excel adatbázist úgy kell létrehozni, hogy az egy címzetthez kapcsolódó összes adat egy sorban elérhető legyen.
Különféle adatokat különíthet el egyetlen sorban, különböző oszlopfejlécek alatt. Ezek az oszlopfejlécek a Word egyesítési mezőinek megfelelőjeként működnek. Most tetszés szerint létrehozhatja az oszlopfejlécet. Később azonban kisebb módosításokat kell végeznie az oszlopfejléceken, hogy megfeleljen a Word mezőinek.
Az alábbiakban megtalálja az alapvető lépéseket, amelyek alapján létrehozhat egy adatbázist a körlevélkészítéshez az Excelben. Ez az oktatóanyag számlát hoz létre egy kis vagy otthoni vállalkozás számára, ahol tömeges számlákat küldhet és havi számlák több ezer ügyfélnek megfizethető áron anélkül, hogy költséges online megoldásokra vagy harmadik felekre támaszkodna ügynökségek:
- Hozzon létre egy üres Excel-fájlt, és nevezze át a munkalap nevét erre Számlák.
- Ezen a munkalapon fel kell töltenie a körlevél-összevonáshoz szükséges összes adatot.
- Most hozza létre a körlevél dokumentumba felvenni kívánt elemeket más néven oszlopfejlécek. Ezek így fognak működni Körlevél mezők a Wordben.
- Írja be az ügyfél nevét és az összes többi kapcsolódó információt a megfelelő oszlopfejléc alá ugyanabban a sorban. Ha ugyanahhoz az ügyfélhez módosítja a sorokat, a Word nem tudja feltölteni a megfelelő információkat az egyesített dokumentumban.
- Ahogy az ügyfélkör növekszik, elkezdheti új ügyfélnevek hozzáadását a alatt Ügyfél oszlopfejléc.
- Ezenkívül új adatokat is hozzáadhat a meglévő vagy új ügyfelekhez az adott oszlopfejlécekhez.
- Minden alkalommal, amikor frissíti ezt az adatbázist, a Word körlevél-összevonás automatikusan létrehoz egy új ügyféldokumentumot a hozzáadáshoz ügyfeleket, hagyja ki az ügyfeleket, ha töröl néhányat, és frissítse a dokumentumban szereplő számadatokat is az Excel információi szerint adatbázis.
- A Word-összevonás nem importálja a számformátumot az Excelből. A számformázó elemek (például tizedesjegyek, pénznemszimbólumok stb.) megtartásához rövid kódot kell beillesztenie bizonyos körlevélmezőkbe. Később megemlítem a kódot és a használati trükköt ebben az oktatóanyagban.
Ez az! Sikeresen létrehozta az Excel adatbázist a körlevél-projekthez. Nagyszerű munka! Kezdjük el a körlevél-sablon létrehozását a Microsoft Word programban.
Hozzon létre egy e-mailt vagy levelet ügyfele számára
Először is meg kell vázolnia azt a számla e-mailt vagy e-mailt, amelyet el szeretne küldeni ügyfeleinek és ügyfeleinek. A levélnek tartalmaznia kell néhány alapvető információt Önről, az alábbiak szerint. Ezek statikusak minden e-mailre és e-mailre.
- A neved
- A vállalkozás neve
- Az Ön üzleti címe
- A cég logója (ha van)
- Egy aláírás sor
Körlevélkészítés Excelből Wordbe
Most, hogy létrehozta a Word-sablont, amelyhez körlevél-mezőket fog hozzáadni, nézzük meg az alábbi lépéseket:
- Kattintson a Levelezések fülre a Word szalagon, majd válassza ki Indítsa el a Körlevél funkciót.
- Tól legördülő lista, válassza ki az elkészíteni kívánt dokumentum típusát. Válasszunk E-mail üzenetek.
- Most kattintson újra Levelezések de ezúttal válasszon Válassza a Címzettek lehetőséget.
- Mivel az Excelből Wordbe szeretne egyesíteni, válassza ki a Használjon egy meglévő listát választási lehetőség.
- Most keresse meg az Excelben korábban létrehozott körlevél-adatbázist, és válassza ki a Számlák munkalap a Válassza a Táblázatot párbeszédablak.
- Most látnia kell, hogy a Mezők írása és beszúrása parancscsoport aktiválódik a Word szalagmenüjében > Levelezések.
Eddig a körlevél-egyesítéshez használt Excel adatbázist csatlakoztatta a Wordhöz. Ezután megtudjuk, hogyan kell kitölteni a kötelező mezőket az alábbi körlevélsablon dokumentumban:
- Kattints a Üdvözlet vonal opciót a Levelezések lapon, és hozza létre a hozzáadni kívánt üdvözlő sort. A "GreetingLine" helyőrző szöveg jelenik meg.
- Most már írhat egy nyilatkozatot a számla kifizetéséről. Ez egy statikus nyilatkozat lesz, amely minden címzetthez eljut.
- Az üdvözlő sor alá további körlevél-mezőket is hozzáadhat, például Felhasználói e-mail«Customer_Email»; Számla száma: «Számla_száma»; Számla dátuma: «Számla_dátuma»stb.
- Ezután kattintson a Egyesítési mező beszúrása lehetőséget a körlevél-projekt dinamikus összetevőinek hozzáadásához.
- Az Egyesítési mező beszúrása parancs megjeleníti az összes elérhető oszlopfejlécet az Excel adatbázisban, amelyet hozzáadott a körlevél dokumentumhoz. Szánjon időt a kívánt mezők hozzáadására.
- Hozzáadhatja például ezeket az egyesítési mezőket: «Szolgáltatások_Line_1»; «Dátum_sor_1»; «Amount_Line_1»; «Szolgáltatások_sor_2»; «Dátum_sor_2»; «Amount_Line_2»; «Össz_összeg_».
- Most, hogy hozzáadta az összes dinamikus mezőt, bezárhatja e-mailjét egy záró megjegyzés és aláírás sor hozzáadásával. Ez megint egy statikus komponens lenne.
- Most rákattinthat a Eredmények előnézete gombot a Levelezések lapon az első egyesített dokumentum megtekintéséhez.
Amint az előnézetben látható, a számla összege nem mutatja a pénznemet vagy a tizedesvesszőt. Ennek megoldásához kövesse az itt leírt lépéseket:
- Kattintson jobb gombbal a «Amount_Line_1» levelező egyesítés mezőt, és kattintson Mezőkódok váltása.
- Most látnia kell a MERGEFIELD-t, majd a mezőt.
- Írja be a következő kódot a fenti képen látható módon:
#$0.00
- Most jelölje ki újra a mezőt, kattintson a jobb gombbal, és Mezőkódok váltása.
- Ezután tekintse meg az előnézetet, és ellenőrizze, hogy a körlevél importálja-e a számformátumot vagy sem.
- Most már beírhatja a fenti kódot más levelező-egyesítési mezőkbe, például számokkal «Amount_Line_2» és «Össz_összeg_».
Most kiemelheti a fontos adatokat az e-mail sablonban. A Word körlevél-összevonás a formázást minden más dokumentumban hordozza, amelyet ebben a körlevél-projektben hoz létre.
Ha kész, kattintson Befejezés és összevonás > Egyedi dokumentumok szerkesztése > Minden ban,-ben Rekordok egyesítése párbeszédablak. Kattintson rendben az összes egyesített dokumentum létrehozásához minden egyes ügyfél számára az Excel adatbázisban.
A Word levelezőegyesítés új dokumentumot hoz létre az egyesített e-mailekkel. Tehát külön kell mentenie a fájlt, vagy azonnal el kell küldenie e-maileket.
Körlevélkészítés Excelből Wordbe: Körlevél varázsló
A körlevélkészítés második módja a Microsoft Word Körlevél varázslójának használata. Ez azonban egy trükkös módszer. Módosítania kell a forrásadatbázist az Excelben a Wordben elérhető Körlevél mezőinek megfelelően. Íme, mit kell tennie az automatikus levelezőegyesítés kipróbálásához a Wordben:
- Hozza létre a Word dokumentumsablont, majd kattintson a gombra Levelezések > Indítsa el a Körlevél funkciót > az előállítani kívánt dokumentum típusát.
- Ezután kattintson Indítsa el a Körlevél funkciót újra, majd válassza ki Lépésről lépésre a körlevél varázsló.
- Az utasítások hat lépésben jelennek meg a Word jobb oldali navigációs ablaktábláján.
- El kell végeznie az első lépésben látható feladatot, majd kattintson a Tovább: Kezdő dokumentum gombra a varázsló követéséhez.
Körlevél-egyesítés Excelből Wordbe: GYIK
Hogyan egyesíthetem automatikusan az adatokat Excelből Wordbe?
A Word levelezőegyesítési funkciójával automatikusan egyesítheti az adatokat az Excelből a Wordbe. Ehhez az Excel fájlnak nálad kell lennie. Ezután hozzon létre egy új Word-dokumentumot, és kezdje el írni az e-mailt vagy a levelet. Azokon a helyeken, ahol értékeket kell importálnia az Excelből, kattintson a Körlevél beszúrása mezőre, és adja hozzá a kívánt értéket.
Mielőtt ezt megtenné, fel kell vennie az Excel-adatbázist a Levelezések > Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata menüpontban, és válassza ki az Excel-fájlt. Miután manuálisan létrehozta a sablondokumentumot, véglegesítse a körlevél-összevonást, és a Word automatikusan létrehozza az összes többi e-mailt vagy levelet a megfelelő címzettekhez.
Hogyan készíthetek körlevelet Excel adatokból?
Létrehozhat egy levelező egyesítést az Excel-adatokból, mint általában az új névjegylistánál vagy az Outlook névjegyeinél. Az Excel munkalap adatainak felhasználásához kövesse az alábbi lépéseket:
- Mentse az Excel-fájlt és a Word-összevonási sablont a helyi tárhelyre.
- Nyissa meg a Word fájlt, és kattintson a Levelezések elemre.
- Most válassza a Címzettek kiválasztása lehetőséget, és kattintson a Meglévő lista használata elemre.
- Most keresse meg azt a meghajtót, ahol az Excel fájl létezik, jelölje ki, majd kattintson a Megnyitás gombra.
- Ez az! Sikeresen összekapcsolta az Excel-fájlt a körlevélkészítéshez.
Mi a körlevél-egyesítés hat lépése?
A Lépésről lépésre történő körlevél-összevonás varázsló szerint a következő hat lépés a levelek egyesítéséhez a Wordben:
- Válassza ki a dokumentum típusát, például levelek, borítékok, könyvtárak stb.
- Válassza ki a kezdő dokumentumot, például az aktuális dokumentumot vagy a meglévő dokumentumot
- Válassza ki a címzetteket egy meglévő listából (Excel), Outlook-névjegyekből vagy egy új listából
- Írja meg a levelét
- Tekintse meg a leveleit
- Fejezze be az egyesítést
Következtetés
Most már tudja, hogyan lehet levélegyesítést készíteni Excelből Wordbe a kézi módszer vagy a Word körlevél varázsló követésével. Próbálja ki bármelyik módszert a körlevél-dokumentumtól, az adatbázistól és a szükséges személyre szabás mértékétől függően.
Ne felejtsen el megjegyzéseket fűzni alább, ha tud más egyszerű módszert arról, hogyan készítsen egyesítést a Wordben az Excelből. Azt is szeretné tudni hogyan lehet címkéket nyomtatni Excelből MS Word körlevél-egyesítéssel és több dokumentum megjegyzéseinek és módosításainak egyesítése.