Saat Anda mengerjakan dokumen dengan tim, file itu akan melalui berbagai draf. Tetapi bagaimana jika Anda menyukai draf sebelumnya? Jika Anda baru saja mengganti teks lama dengan teks baru dan tidak menyimpan draf versi tertentu, Anda dapat menganggapnya hilang. Tetapi tidak harus seperti itu, berkat Google Documents.
Salah satu dari banyak opsi berguna yang dimiliki Google Documents adalah melihat berbagai versi dokumen s. Dengan begitu, jika Anda masih menyukai bagaimana draf sebelumnya dibuat, Anda masih dapat memulihkannya. Berikut adalah dua cara Anda dapat melihat versi berbeda dari file Google Documents Anda.
Cara Menggunakan Mode Saran untuk Melihat Hasil Edit
Dengan Mode Saran, Anda dapat melihat semua pengeditan yang dibuat tim Anda dalam warna yang berbeda sehingga Anda dapat membedakannya dengan lebih mudah. Anda juga akan melihat versi ringkasan modifikasi di samping, dan Anda dapat menerima atau menolak perubahan yang disarankan.
Untuk memulai, klik ikon pensil di kanan atas dan pilih opsi Menyarankan.
Setelah Anda memilih opsi ini, Anda akan melihat pesan singkat yang memberi tahu Anda bahwa opsi menyarankan telah diaktifkan. Jika Anda ingin beralih ke opsi lain, klik pensil hijau. Opsi ini memungkinkan Anda untuk melakukan hal itu, saran. Semua teks yang Anda tambahkan tidak akan mengubah versi aslinya. Jika Anda ingin mengubah saran, cukup klik dan kursor akan mulai berkedip.
Cara Meninjau Saran Edit di Google Documents
Ketika akhir hari telah tiba, saatnya untuk meninjau saran-saran itu. Klik pada tab alat di bagian atas dan klik Tinjau saran. Anda akan melihat opsi untuk menerima atau menolak saran. Anda tidak akan melihat daftar saran di sana; Google Documents akan menyorot langsung pada dokumen tempat saran tersebut berada.
Anda dapat berpindah melalui pengeditan yang disarankan dengan mengklik panah atas dan bawah. Anda akan mengetahuinya karena Google Documents akan menyorot tempat Anda berada. Dengan memilih Pratinjau Terima Semua, Anda akan melihat semua pengeditan yang disarankan pada dokumen, dan yang harus Anda lakukan untuk menerima semuanya adalah mengklik tombol biru besar Terima Semua.
Saat Anda memilih opsi Pratinjau Tolak Semua, semua saran akan hilang dari dokumen. Untuk menyelesaikan, cukup klik tombol Tolak Semua. Jika Anda sudah menerima atau menolak saran tetapi menyesal melakukannya, Anda dapat kembali dengan mengklik panah kembali untuk membuat perubahan baru.
Riwayat Versi
Anda juga dapat melihat berbagai versi file Anda dengan membuka:
- Mengajukan
- Riwayat Versi
- Lihat Riwayat Versi
Di sebelah kanan, Anda akan melihat semua versi file yang berbeda. Klik pada titik-titik, dan Anda dapat memberi nama versi tertentu atau membuat salinannya. Anda juga akan melihat hal-hal seperti tanggal dan waktu pengeditan terakhir. Di sinilah Anda akan menemukan opsi untuk memulihkan versi ini, tetapi Anda juga akan melihatnya di tombol biru besar di bagian atas.
Anda juga akan melihat nama semua orang yang mengedit file pada tanggal tertentu. Dengan mengaktifkan Hanya tampilkan versi bernama, Anda dapat dengan cepat menemukan versi yang Anda beri nama. Semua yang lain akan dihapus tetapi tidak terhapus.
Untuk mengomentari saran yang Anda buat, sorot teks yang ingin Anda komentari dan klik opsi Komentar. Ini akan menjadi yang terakhir dalam daftar. Ke buat perubahan pada komentar Anda, klik titik di sebelah kanan dan pilih Edit. Anda juga dapat menautkan ke komentar ini dan menghapusnya jika berubah pikiran selama Anda berada di sana.
Untuk menjawab komentar dari rekan satu tim, klik pada komentar. Masukkan teks Anda dan klik tombol Balas atau Selesaikan. Saat Anda siap mengunduh file dengan membuka File > Unduh, Anda dapat memilih dari berbagai macam format.
Anda dapat memilih dari:
- Kata
- Format Dokumen Terbuka
- format teks Rick
- Teks biasa
- halaman web
- EPUB
Android
Untuk melakukan hal yang disebutkan sebelumnya tetapi pada perangkat Android Anda, Anda harus mengakses opsi yang berbeda. Untuk menyarankan pengeditan dan melihat dua versi, ketuk pada pensil di kanan bawah, tetapi sebelum Anda mulai mengetik, ketuk titik di kanan atas dan pilih Sarankan perubahan pilihan.
Sama seperti di desktop, semua yang Anda sarankan akan memiliki warna yang berbeda.
Cara Mengomentari File Google Documents – Android
Jika Anda memiliki sesuatu untuk dikatakan, katakanlah. Anda dapat mengomentari file Google Documents di perangkat Android Anda dengan menekan lama pada kata atau frasa yang ingin Anda komentari, diikuti dengan titik. Anda sekarang akan melihat opsi tambahkan komentar.
Anda akan tahu di mana komentar Anda karena akan disorot. Ke lihat komentar Anda dan lainnya, ketuk di atasnya. Pilih Lihat komentar, dan Anda akan melihat apa yang Anda ketik. Anda dapat mengedit, menghapus, atau mendapatkan tautan yang dapat dibagikan untuk komentar dengan mengetuk titik. Jika masalah di balik komentar telah ditangani, Anda dapat mengetuk opsi Selesaikan untuk menghilangkannya.
Jika Anda secara tidak sengaja mengetuk opsi penyelesaian, Anda akan melihat (selama beberapa detik) opsi batalkan. Ketuk untuk membuka kembali komentar. Anda akan melihat pesan di dekat komentar yang telah dibuka oleh Anda. Untuk melihat komentar lain, ketuk panah untuk bolak-balik.
Pastikan Anda yakin dengan saran yang akan Anda buat karena penulis atau penulis akan mendapatkan email pemberitahuan untuk setiap saran. Bahkan jika Anda berubah pikiran, mereka masih mengerti. Jika Anda penulisnya dan tidak ingin mendapatkan notifikasi untuk setiap saran kecil, Anda dapat menonaktifkannya dengan membuka setelan Google Drive dengan:
- Pergi ke Pengaturan
- Notifikasi
- Hapus centang pada kotak untuk kedua opsi
Cara Membagikan Dokumen Google Documents
Anda pikir Anda memiliki segalanya untuk mengedit dokumen dan ingat bahwa Anda lupa menambahkan seseorang. Untuk membagikan file Google Documents Anda, klik tombol Bagikan berwarna biru di kanan atas.
Klik di mana dikatakan Tambahkan orang dan grup dan tambahkan kontak Anda. Ingatlah untuk memberikan izin mengedit kontak itu dengan mengeklik menu tarik-turun di sebelah kanan. Pastikan Anda memilih opsi pengeditan.
Cara Mengubah Izin Pengeditan di Google Documents
Jika seseorang telah mendapatkan penghapusan dari dokumen, Anda dapat mengklik tombol bagikan. Di bawah opsi untuk menambahkan seseorang, Anda akan melihat semua pengguna yang telah Anda tambahkan.
Di sebelah kanan, Anda akan melihat menu tarik-turun tempat Anda dapat memilih opsi lain.
Anda juga akan memiliki opsi tautan di mana siapa saja yang memiliki tautan dapat mengakses file atau hanya orang yang telah Anda tambahkan. Anda akan melihat opsi untuk mengubah setelan ini atau menyalin tautan untuk dibagikan. Dengan mengklik roda gigi, Anda dapat mengubah pengaturan seperti:
- Editor dapat mengubah izin dan berbagi.
- Pemirsa dan pemberi komentar dapat melihat opsi untuk mengunduh, mencetak, dan menyalin.
Kesimpulan
Dengan melihat perubahan, file melewati, Anda dapat melihat apakah perubahan meningkatkan dokumen. Komentar juga dapat membangun dalam meningkatkan file, dan sekarang Anda tahu bagaimana Anda dapat menambahkan atau mengubahnya. Apakah Anda sering bekerja dengan orang lain pada dokumen di Google Documents atau jarang? Bagikan pemikiran Anda di komentar di bawah, dan jangan lupa untuk membagikan artikel ini kepada orang lain di media sosial.