Essere in grado di collaborare rapidamente con i membri del team e i partner esterni è fondamentale nel mondo degli affari frenetico di oggi.
Microsoft Office 365 consente alle organizzazioni di collaborare con persone esterne all'organizzazione. Questa funzione è chiamata Gruppi e puoi usarlo per concedere a collaboratori esterni il diritto di partecipare a conversazioni di gruppo, accedere a file, eventi del calendario e altro ancora.
Ma in che modo esattamente consenti agli ospiti di unirsi ai gruppi della tua organizzazione? Elencheremo i passaggi da seguire in questa pratica guida.
Innanzitutto, ecco una rapida panoramica del processo:
- Il proprietario del gruppo o un membro del gruppo aggiunge il nuovo ospite al gruppo.
- Il proprietario del gruppo è l'unico che può approvare l'accesso come ospite e decidere a quale tipo di contenuto e file possono accedere gli utenti ospiti.
- Gli utenti ospiti ricevono un'e-mail di conferma che consente loro di accedere alle conversazioni e ai file di gruppo.
Tieni presente che l'accesso ospite è configurato dagli amministratori IT.
Come aggiungere ospiti ai gruppi di Office 365
Se l'ospite che desideri aggiungere esiste già nella tua directory a seguito di un invito ricevuto, ecco questi passaggi da seguire:
- Vai al Centro di amministrazione → Mostra tutto
- Navigare verso Impostazioni → Impostazioni organizzazione
- Seleziona il Servizi tab
- Clicca su Gruppi di Microsoft 365 e consenti ai collaboratori esterni di accedere ai tuoi gruppi
- Torna al Centro di amministrazione e vai a Gruppi → seleziona il Gruppi pagina
- Seleziona il gruppo a cui vuoi aggiungere un nuovo utente ospite (dovrebbe essere visibile nella tua directory)
- Clic Mostra tutto e seleziona il Membri scheda per gestire i membri del gruppo
- Selezionare Aggiungi membri e aggiungi il nuovo utente ospite
- Salva le modifiche.
Come rimuovere un utente ospite da Office 365
Se il tuo team o gruppo non collabora più con un utente ospite, puoi rimuoverlo rapidamente dal gruppo per impedire loro di accedere ulteriormente a contenuti e file relativi al gruppo attività.
- Vai all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365
- Espandere Utenti
- Selezionare Utenti ospiti
- Seleziona l'utente che vuoi rimuovere
- Clic Elimina per rimuovere il rispettivo utente ospite.
Ed è così che i proprietari dei gruppi e gli amministratori IT possono abilitare l'accesso degli utenti guest in Office 365.