Migliora la tua esperienza utente Gmail con questi sette hack per la produttività.
Gmail è uno dei servizi di posta elettronica più popolari per uso personale. Molte organizzazioni che utilizzano Google Workspaces offrono anche Gmail come client di posta elettronica. Per impostazione predefinita, Google ne offre molti funzionalità interessanti in Gmail che funzionano come pubblicizzato. Ma con alcune piccole modifiche, potresti davvero contribuire a migliorare la tua intera esperienza con Gmail.
Hai mai inviato un'e-mail, solo per renderti conto che era piena di errori di battitura e desideravi non averla inviata? Che ne dici delle scorciatoie da tastiera su Gmail? Sapevi che puoi creare modelli di risposte per la routine e-mail? Se non ti sei mai preso la briga di armeggiare nel menu Impostazioni di Gmail, ecco sette semplici modi per diventare un utente esperto di Gmail.
7 Tasti rapidi
Fai tutto con la tastiera
Uno dei principali segnali dell'essere un utente esperto di qualsiasi applicazione è conoscere le scorciatoie da tastiera, indipendentemente dal fatto che tu sia su un PC Windows, Mac o
Vuoi creare le tue scorciatoie? Quindi fare clic sull'icona a forma di ingranaggio nella parte in alto a destra del browser Gmail. Vai a Icona dell'ingranaggio >Visualizza tutte le impostazioni > Avanzate > Scorciatoie da tastiera personalizzate e seleziona Abilita. Una volta abilitato, vedrai una scheda Impostazioni tastiera, che mostra tutte le azioni insieme ai tasti ad essa corrispondenti. Puoi personalizzarlo a tuo piacimento e fare clic su Salvare le modifiche. Assicurati solo che il comando che personalizzi non sia in conflitto con altri comandi di scelta rapida.
6 Annulla invio
Come ottenere più tempo per annullare l'invio di un'e-mail?
Tutti noi, ad un certo punto, abbiamo inviato una mail in fretta, solo per renderci conto che ci eravamo persi alcuni aspetti che lo erano da discutere nella risposta, la mail era piena di errori di battitura o, peggio, la mail era stata inviata alla direzione sbagliata destinatario. Gmail offre un comando Annulla invio predefinito di 5 secondi, ma può essere aumentato a 30 secondi.
Clicca sul Icona dell'ingranaggio >Visualizza tutte le impostazioni > Generali > Annulla invio. Dal menu a discesa accanto, seleziona tra 5, 10, 20 e 30 secondi di tempo di buffer, quindi premi Salvare le modifiche. Ora, ogni volta che invii un'e-mail, vedrai un'opzione Annulla nella barra nera mobile che appare dopo aver inviato un'e-mail.
5 Modelli
Sbarazzati della composizione di e-mail ripetitive
Ci sono momenti in cui alcune email richiedono risposte uguali o simili. In una situazione del genere, non è necessario digitare nuovamente l'intero messaggio ogni volta. Puoi invece creare modelli di risposta. Clicca sul Icona dell'ingranaggio >Vedi tutte le impostazioni > Avanzate > Modelli e seleziona Abilitare E Salva le impostazioni.
Ora, ogni volta che scrivi un testo ridondante in a Nuovo messaggio (assicurarsi che la firma dell'e-mail venga eliminata), il testo può essere salvato come modello facendo clic su Altre opzioni > Modelli > Salva bozza come modello > Salva come nuovo modello. Puoi dare un nome al modello. La prossima volta, ogni volta che vorrai rispondere con lo stesso testo, seleziona semplicemente il modello necessario invece di digitare nuovamente il messaggio.
4 Regolazione del riquadro di lettura
Ottimizza lo spazio espositivo
Il modo predefinito in cui Gmail ti mostra i tuoi messaggi quando li apri non sfrutta al meglio lo spazio di visualizzazione. Ciò è particolarmente vero se si dispone di display più grandi. Questo può essere modificato abilitando il riquadro di lettura.
Clicca sul Icona a forma di ingranaggio > Seleziona tutte le impostazioni > Posta in arrivo > Abilita riquadro di lettura. Seleziona il Diritto di posta in arrivo O Sotto la posta in arrivo opzione per ottenere riquadri di anteprima per le tue e-mail che non richiedono di perdere di vista le altre e-mail.
3 Passaggio tra molte firme
Sollievo dalla modifica manuale dei dettagli della firma
In una configurazione professionale, è pertinente avere una firma e-mail. Ma a volte potresti non voler condividere alcuni dettagli della tua firma, come il tuo numero di telefono. È noioso aggiungere o rimuovere manualmente elementi da una firma. Invece, puoi creare più firme e semplicemente alternarle a seconda del contesto o del destinatario.
Clicca sul Icona a forma di ingranaggio > Seleziona tutte le impostazioni > Generale > Firma. Fare clic sulla casella Crea nuova per aggiungere una nuova firma. Le firme più vecchie verranno visualizzate nella casella a sinistra. È possibile selezionare Impostazioni predefinite firma dai menu a discesa seguenti: Per le nuove email utilizzare E In risposta/inoltro utilizzare. Quindi fare clic su Salvare le modifiche. Ora, quando ti trovi nella casella di composizione, facendo clic sul simbolo della penna verranno visualizzate tutte le firme che hai salvato. Puoi semplicemente selezionare quello che desideri utilizzare.
2 Formati stellari multipli
Un modo più intelligente per classificare le email importanti
Che si tratti del tuo account personale o professionale, ci sono alcune email che vuoi contrassegnare per raggiungere rapidamente nella sezione Speciali di Gmail. Per impostazione predefinita, Gmail ti consente di utilizzare solo la stella gialla. Se hai molte email speciali, potrebbe anche essere noioso individuare rapidamente l'email giusta che stavi cercando.
Clicca sul Icona a forma di ingranaggio > Visualizza tutte le impostazioni > Generali> Stelle. Qui puoi scegliere tra 1 stella, 4 stelle e tutte le stelle, a seconda delle tue preferenze, seguite da Salvare le modifiche. Ora puoi passare da una stella all'altra facendo clic successivamente sull'icona della stella. In questo modo, puoi avere ottimi segnali visivi per diversi tipi di email prioritarie. Passando il mouse sopra la stella ti verrà detto il suo nome. Quando sei nella sezione Speciali e desideri visualizzare solo le email con cui hai aggiunto Speciali stella blu, digita semplicemente questo comando nella casella di ricerca di Gmail: ha: stella blu. Potresti anche assegnare determinate icone a forma di stella per determinati tipi di e-mail.
1 Filtrare le email con un esempio
Potenzia la tua casella di posta
Questa è una delle funzionalità più potenti di Gmail e, se utilizzata con consapevolezza, può davvero aiutarti a organizzare la tua casella di posta, eliminare le email indesiderate e creare cartelle per tipi specifici di email. Sebbene Gmail disponga di schede come Promozione, Aggiornamenti e Social, a volte alcune email sfuggono a queste e vengono visualizzate nella scheda Principale. Desideri che la scheda Principale contenga solo le email assolutamente importanti.
Clicca sul Mostra opzioni di ricerca, situato sul lato destro nella barra di ricerca su Gmail. Ora, a seconda dell'obiettivo che vuoi raggiungere, puoi aggiungere i dettagli nei rispettivi campi per creare dei filtri.
Diciamo che voglio aggiungere una newsletter (da Il navigatore) che appare nella mia scheda Principale, in una cartella in cui ho tutte le newsletter a cui sono iscritto. In tal caso, aggiungerò l'ID e-mail di Il navigatore newsletter e fare clic Crea filtro. Nella schermata successiva, mi vengono presentate più opzioni. Ho selezionato Salta la posta in arrivo, Applicare l'etichetta (il nome della cartella Notiziario), E Applica anche il filtro alle conversazioni corrispondenti. Ciò garantirà che ogni email proveniente da Il navigatore verrà visualizzato nella mia cartella Newsletter e non verrà visualizzato nella mia casella di posta.
Puoi fare molte cose, come archiviare automaticamente le email di marketing o svuotare la posta in arrivo di Gmail si sta riempiendo, eliminando automaticamente le e-mail da determinati ID e-mail o dalla cartella Spam e molto altro Di più.
Presa in carico del tuo account Gmail
I sette hack discussi sopra miglioreranno sicuramente il livello della tua esperienza con Gmail in una certa misura. Familiarizzare con il menu Impostazioni di Gmail e Mostra opzioni di ricerca ti trasformerà sicuramente in un utente esperto di Gmail. L'utilizzo di questi suggerimenti consente inoltre di risparmiare molto tempo che altrimenti verrebbe dedicato ad attività ridondanti. Non dimenticare di controllare anche come puoi gestire le tue password con Google.