Excel でドロップダウン リストを作成する方法

データ入力タスクを完璧かつ迅速に行うには、Excel でドロップダウン リストを作成する方法を学ぶ必要があります。

Excel は強力なデータ入力ソフトウェアです。 事務用品リストの作成、家庭用品リストの作成、中小企業や家庭の在庫の作成など、個人的および専門的なデータ入力のニーズに使用できます。

データ入力の仕事では、名前、住所、数量、場所、価格などの小さなデータを入力する必要があります。 誰かがこのデータベースを監査するとき、監査済み、保留中の監査、エラーが見つかったなどのコメントを入力したい場合があります。

あなたやあなたの従業員が手動でこれを始めた場合、目標を達成するのに何日もかかります。 したがって、データをキャプチャする Excel シートを自動化する必要があります。 Excel ドロップダウン リスト コマンドは、Excel の Visual Basic コーディングを学習しなくても使用できる基本的な自動化です。 ドロップダウンを使用して Excel でリストを作成する方法を学びましょう。

Microsoft Excel のドロップダウン リストとは何ですか?

Excel ドロップダウン リストは、Excel アプリケーションのデータ検証ツールです。 ドロップダウン リストのデータの範囲またはリストを選択する必要があります。 次に、ターゲット セルまたはセル範囲のドロップ ダウン リストにデータ検証コマンドを適用するだけで、データ入力の候補が表示されます。

ドロップダウン リストにより、データ入力タスクから当て推量が排除されます。 また、Excel のドロップダウン リスト機能を使用すると、入力ミスやその他のミスがゼロになります。 また、Microsft Excel で最も広く使用されているデータ入力自動化ツールでもあります。

このデータ検証コマンドを適用できるいくつかのシナリオを次に示します。

• Excel でデータベースを作成していて、必要なデータを入力するためのデータ入力演算子が必要です。ゴミはありません。
• データ入力オペレーターが Excel ワークシートに情報を入力するときに、分類されたデータのみを使用するようにします。
• Excel で無料のオンライン フォームまたはオフライン フォームを作成していて、フォームでのみ利用可能なデータをユーザーに入力させ、他には何も入力させないようにしたいとします。
• データベースには、繰り返しの名前、電話番号、住所などが含まれています。 また、これらのデータに応じて、請求書または請求書を支払います。 したがって、正確性はプロジェクトにとって非常に重要です。 このような場合、Excel のドロップダウン リストを使用する必要があります。
• 家庭用品の Excel シートを作成していて、許可されたアイテムのリストからのみ家族にエントリを作成してもらいたいとします。
• データ入力チームはキーボード ショートカットを頻繁に使用します。そのために、Excel のドロップダウン リストは比類のない便利さを提供します。
• 事務用品または購入要求データベースを作成していて、事前承認済みの文房具、IT ハードウェア、または付属品の購入要求のみを従業員に作成させたいとします。

Excel でドロップダウン矢印を使用してリストを作成するには、2 つの方法があります。 1 つは事前構成されたデータ範囲を使用し、もう 1 つは手動でオプションを入力します。 Excel で最も自動化されたドロップダウン メニューの手順を以下に示します。

• Excel で新しいワークシートを作成し、名前を付けます データベース.
• 次に、セルに列ヘッダーを作成します A1 好きなタイプまたは他の名前に応じて。 たとえば、ドロップダウン メニュー リストに列ヘッダーを付けています。 このチュートリアルの IT ハードウェア.
• ここで、別の場所からデータをコピーして貼り付けるか、手動で入力して、列ヘッダーの下のセルにドロップダウン メニューに必要な項目を入力します。
• モニター、スピーカー、RAM、CPU、PC ケース、GPU、PSU などの IT デバイスの購入リクエスト オプションを入力しています。

ここまでで、Excel Data Validation コマンドがドロップダウン リストのオプションまたは選択肢を表示するデータベースを正常に作成できました。 それでは、ここに記載されている手順に従って、実際のドロップダウン リストを作成しましょう。

• Excel でドロップダウン リストを作成するセルを選択します。
• 次に、 データ のタブ Excel リボン メニュー.
• の中に データツール コマンドセクションで、 データ検証 ドロップダウン矢印。
• コンテキスト メニューが開き、いくつかのオプションが表示されます。 選ぶ データ検証.
• 今、あなたは見るはずです データ検証コマンド Excel のドロップダウン リストを追加するワークシート上のツール。
• 3 つのタブが含まれています。 これらは、入力メッセージ、設定、およびエラー アラートです。
• クリック 設定.
• 下 検証基準 オプションで、 許可する メニュー。
• 選ぶ リスト ドロップダウンから。
• デフォルトでは、 セル内ドロップダウン と 空白を無視 チェックマークをオンにする必要があります。 そうでない場合は、それらを確認してください。
• の上向き矢印をクリックします。 ソース 分野。 の データ検証 ダイアログ ボックスは、空白のフィールドを持つ細いバーに最小化されるようになりました。
• に行く データベースワークシート をクリックし、Excel ドロップダウン リストでセル範囲を選択します。
• 最後の項目の下にあるいくつかの空白セルを選択します。 ソースを再度編集せずにリストを拡張するのに役立ちます。
• Excel は、ドロップダウン リストのソース データを自動入力します。 をクリックするだけです。 下矢印 薄い上に データ検証 バー。
• 展開された [Data Validation] ダイアログ ボックスが再び表示されます。 ただし、今回は、ソース データ範囲が ソース 分野。
• クリックするだけ OK、 これで準備完了です。

おめでとう！ Excel で最初のドロップダウン リストを作成しました。 ここで、従業員または他のユーザーがデータ入力シートにデータを入力するときに同じ項目を表示する必要がある他の場所にこれをコピーするだけです.

データ入力ワークシートのドロップダウン リストにあるオプションのリストを誰も変更できないように、データベース ワークシートをロックすることができます。 次の簡単な手順に従って、リスト アイテムを保護します。

• ロックする必要があるセル範囲を選択します。
• 右クリックして選択 セルの書式設定.
• に行く 保護 タブをクリックし、 ロックされた オプション。
• クリック OK 適用する セルの書式設定 変化します。
• 今、に行きます レビュー タブをクリックします。
• を選択 プロテクトシート アイコン。
• 上で プロテクトシート ダイアログ ボックスで、空白のフィールドにパスワードを入力します。
• パスワードを再入力すると、Excel はワークシートを完全にロックします。

はい/いいえ、監査済み/未監査、割り当て済み/オープン、完了/未完了などの短いドロップダウン メニューが必要な場合は、データ範囲メソッドの代わりに手動リストを使用できます。 時間を節約できます。 リスト アイテムを使用して Excel でドロップダウン リストを作成する方法は次のとおりです。

• セルをクリックして、ドロップダウン メニューを設定します。
• 選択する データ検証 から データ リボン メニューのタブ。
• 下 許可する メニュー、クリック リスト.
• 次に、アイテムのリストを ソース 分野。
• 各項目はコンマで区切ってください。
• クリック OK ドロップダウン リストを適用します。

これは、Excel で単純なドロップダウン リストを作成する最も簡単で最速の方法です。 ただし、ドロップダウン リストを頻繁に使用する場合は、最初の方法の方が信頼性が高くなります。

空のドロップダウン リストは、データ入力オペレーターにはあまり意味がないかもしれません。 間違いを犯さないように、具体的な指示を追加する必要があります。 Excel のドロップダウン リストに指示メッセージを追加する方法は次のとおりです。

• アクティブなセルを含む任意のセルをクリックします データ検証コマンド.
• 今、に行きます データ タブ > データ検証 > クリック データ検証.
• 内部 データ検証 ダイアログ ボックスで、 入力メッセージ タブ。
• の小さなテキストを入力します タイトル その後、詳細なメッセージが 入力メッセージ 分野。
• クリック OK をクリックして変更を適用します。

これで、ユーザーがアクティブなドロップダウン リストのデータ検証コマンドを含むセルを選択するたびに、ドロップダウン リストのアイテムを使用してセルを埋める方法に関するメッセージが表示されます。

Excel のデータ入力シートでドロップダウン リストを使用中にエラーが発生した場合は、エラー メッセージを表示することもできます。 これにより、ユーザーがセルをスキップせずにエラーを解決するためのアクションを実行できるようになります。 エラー アラートの表示を有効にする手順は次のとおりです。

• を取得するまで、前述の手順に従います。 データ検証 ダイアログボックス。
• 次に、 エラーアラート タブ。
• を選択 エラー スタイル 停止、警告、および情報の 3 つのオプションから選択します。
• 次に、短いテキストを入力します タイトル の エラーアラート.
• ここで、詳細なメッセージを エラーメッセージ 分野。

すごい仕事！ [エラー アラートの表示] を有効にすると、誰かが Excel のドロップダウン リストに記載されている項目以外を入力すると、ワークシートにエラー ダイアログ ボックスが表示されます。

これで、2 つの異なる方法でドロップダウンを使用して Excel でリストを作成する方法がわかりました。 Excel のドロップダウン リストを作成する方法や、従業員を支援するデータ入力フォームを作成する方法を試すことができます。

Excel のドロップダウン リストを使用して、食料品、ハードウェア、衣料品、ユーティリティなどの直感的な家庭用品リストを作成することもできます。

Excel でドロップダウン リストを作成する別のクールな方法を知っている場合は、以下にコメントすることを忘れないでください。

次は、次のことを学びましょう Excel で行または列を再表示する いくつかの 任意の年の Excel カレンダー テンプレート.