Door uw bestanden in mappen organiseren, kunt u ze sneller vinden. Afhankelijk van de service die u gebruikt, kunt u zelfs voeg er kleur aan toe. Dropbox gebruikt ook mappen om je te helpen je bestanden georganiseerd te houden en ze gemakkelijk terug te vinden. U kunt zelfs submappen maken als u daarmee op de hoogte blijft.
Zelfs als u niet technisch onderlegd bent, kunt u eenvoudig mappen maken en wissen. Dropbox verbergt deze opties niet helemaal naar beneden in de Instellingen. Je vindt ze gemakkelijk op de hoofdpagina.
Een map maken en wissen in Dropbox
Je kunt een map die je niet hebt gemaakt niet wissen, dus om een map op Dropbox te maken, moet je op de optie Maken klikken. Kies de mapoptie wanneer het menu verschijnt.
Op de volgende pagina moet u uw map een naam geven en beslissen wie er toegang toe heeft. Je kunt kiezen uit twee opties: Alleen jij of Specifieke personen. Als u ervoor kiest om de map met anderen te delen, moet u in de volgende stap hun e-mails toevoegen. Maak aan op de blauwe knop Aanmaken om je nieuwe map te gaan gebruiken.
Nadat de map is gemaakt, ziet u aan de rechterkant drie stippen. Door erop te klikken, krijgt u toegang tot opties zoals:
- Delen
- Kopieer link
- Open in
- Downloaden
- Automatisering toevoegen
- Verwijderen
- Hernoemen
- Beweging
- Kopiëren
- Ster
- Vastmaken aan Dropbox
- Werkzaamheid
Met de optie Automatisering toevoegen kunt u de bestanden in uw map op verschillende manieren ordenen. U kunt bijvoorbeeld kiezen uit opties als:
- Kies een categorie om bestanden op te sorteren – Wanneer een bestand wordt toegevoegd, is het geordend in mappen, gegroepeerd op maand of jaar.
- Stel een regel in die bestanden hernoemt – Wanneer u een bestand toevoegt, wordt het hernoemd op datum, worden de initialen met een hoofdletter geschreven en worden de scheidingstekens in rekening gebracht met spacer/underscore/streepjes.
- Bestanden converteren naar PDF's – Converteert het bestand naar PDF's.
- Kies een afbeeldingsformaat om bestanden naar te converteren – Wanneer je een bestand toevoegt dat je hebt gemarkeerd als ondersteund, converteert Dropbox het automatisch naar JPG OF PNG.
- Kies een bestandsindeling om video's naar te converteren – Wanneer je het type bestanden kiest dat Dropbox moet herkennen, kun je ze opslaan als MP4 of MOV.
- Bestanden uitpakken – Doet wat de naam zegt
- Kies een bestandsindeling om audiobestanden naar te converteren – Nadat u de typen audiobestanden hebt gekozen die u door uw bestanden wilt laten ondersteunen, kunt u ze door Dropbox laten opslaan in MP3 WAV of M4A.
De map wissen
Als u ooit uw map moet wissen, selecteert u deze zodat deze is gemarkeerd en klikt u bovenaan op de optie Verwijderen.
Tags toevoegen aan Dropbox-mappen
Na een tijdje kun je zoveel mappen maken dat het moeilijk kan worden om ze te vinden. Je kunt ze gemakkelijk vinden in de zoekbalk door tags toe te voegen. Om een tag aan een map toe te voegen, klikt u op het vak aan de linkerkant van de map. Het vak verschijnt wanneer u de cursor erop plaatst. In het rechterdeelvenster ziet u dit tempo waarin u uw tags kunt toevoegen.
De volgende keer dat je naar die tag zoekt, toont Dropbox je een lijst met alle beschikbare mappen met die tag.
Houd er bij het maken van tags rekening mee dat ze minder dan 32 tekens lang moeten zijn en alleen onderstrepingstekens, letters en cijfers mogen bevatten. U kunt maximaal 20 tags aan een enkele map toevoegen. Naast het gebruik van de zoekbalk bovenaan, zie je ook de tags die je hebt gemaakt in het rechterdeelvenster. Klik op één tag en Dropbox toont u alle mappen met die tag.
Tags verwijderen
Als u een tag uit een map moet verwijderen, vinkt u het vakje aan de linkerkant van het vakje aan om de map te selecteren. Klik nu op de X van de tag die u in het rechterdeelvenster ziet. Dat is alles. Als voor andere mappen een tag moet worden verwijderd, herhaalt u het proces voor elke map.
Een Dropbox-map in een andere plaatsen
Het is ook mogelijk om de ene map naar de andere te verplaatsen als dat iets is dat u moet doen. Selecteer de map zodat deze is gemarkeerd, klik op de stippen bovenaan en kies de optie Verplaatsen.
U moet in het volgende venster kiezen naar welke map u het wilt verplaatsen.
Vergeet niet op de blauwe knop Verplaatsen te klikken om uw wijzigingen af te ronden en op te slaan. U kunt een map ook gemakkelijker te vinden maken door deze vast te pinnen. Klik op de stippen aan de rechterkant en kies de optie Pin to Dropbox.
Nadat u de map hebt vastgezet, vindt u die vastgezette mappen in het rechterdeelvenster onder Vastgezette items.
Hoe u uw Dropbox-mappen kunt delen
Je weet wat ze zeggen, 'sharing is care'. Wanneer er een map is die u wil delen, plaats de cursor op de map die u wilt delen. De Share-knop verschijnt; het heeft een pijl die naar boven wijst.
In de volgende stap moet u de e-mails toevoegen. Maar een ding om te bekijken is wat deze mensen met het bestand mogen doen. Standaard wordt het zo ingesteld dat iedereen het kan bewerken. Klik op het vervolgkeuzemenu om ze alleen toe te staan de map te bekijken en niet te bewerken.
Door op Instellingen te klikken, krijgt u de link om te bewerken en te bekijken. U kunt ook de toegang beheren en kiezen tussen mapleden of alleen de eigenaar.
Je Dropbox-activiteit bekijken
Weten hoe je je Dropbox-activiteit kunt bekijken, kan handig zijn. U hebt bijvoorbeeld zoveel mappen en andere dingen gemaakt dat u de naam van een ervan niet meer weet. In de optie voor het bekijken van je activiteit kun je je activiteit filteren op wat je hebt gedaan. U kunt filteren op zaken als:
- Toegevoegd
- verwijderd
- Bewerkt
- Verplaatst of hernoemd
- terugspoelen
Conclusie
Zoals je kunt zien, kun je veel doen met je Dropbox-mappen. U kunt er eenvoudig zoveel maken als u nodig heeft en ze wissen. Je kunt Dropbox je bestanden laten converteren naar wat je hebt gekozen wanneer een nieuw bestand wordt toegevoegd. Dan is er de mogelijkheid om de ene map in de andere toe te voegen om deze gemakkelijk te kunnen vinden. Hoe houdt u uw mappen overzichtelijk? Deel je mening met mij in de reacties hieronder en vergeet niet om het artikel met anderen te delen op sociale media.