Te midden van nieuwe zorgen over het coronavirus en een steeds technologischer netwerk, groeit online activiteit als een alternatief communicatiemiddel voor collega's en studenten om de productiviteit te verhogen. Verschillende websites en applicaties zijn in populariteit gegroeid om efficiëntere vormen van communicatie en discussie zowel binnen als buiten de werkplek mogelijk te maken.
Laten we eens kijken naar Gmail en Slack, twee applicaties die, wanneer ze productief worden gebruikt, grotendeels gunstig kunnen zijn voor gebruik op de werkplek.
Productiviteitshacks voor Gmail
Gmail functioneert als een e-mailservice van Google. Via de applicatie kunnen mensen e-mails, documenten, foto's, video's en soms zelfs klasnotificaties verzenden en ontvangen. Met Gmail kunnen collega's, docenten en mensen in het algemeen om verschillende redenen contact met elkaar opnemen met veel verschillende bijlagen. Hoewel is vastgesteld dat Gmail een nuttige toepassing is, zijn hier verschillende aanvullende manieren om uw Gmail-productiviteit te verbeteren:
1. Apps en meldingen
Download Gmail voor je smartphone uit de App Store of Google Play Store. Maak er een bladwijzer van op uw laptop. Ervan uitgaande dat u een Gmail-account heeft en uw e-mail controleert om met anderen te communiceren, maakt het voor u gemakkelijker om deze dingen te doen: toegang krijgen tot uw account en daardoor responsiever en proactiever worden als het erom gaat productief te blijven communicatie. Elke keer dat u een e-mail ontvangt, kunt u meldingen inschakelen, zodat u zeer snel kunt antwoorden en op de hoogte kunt blijven van de zeer belangrijke meldingen.
2. E-maillijsten
Stuur groeps-e-mails met e-maillijsten. Als je een directeur of een clubleider bent en een massale e-mail wilt sturen naar meerdere mensen over vergaderingen, zou het handig zijn om: maak groepen aan en stuur de e-mail naar een groep, in plaats van de individuele e-mail van elke ontvanger voor elk individu te typen e-mail. Gebruik hiervoor Google Contacten, toegankelijk via de negen stippen in de rechterbovenhoek op gmail.com. Selecteer de contacten voor wie u een groep wilt maken en gebruik het bladwijzertabblad in de rij direct onder de zoekbalk om de groep een naam te geven. Wanneer u een e-mail opstelt in Gmail, kunt u nu de naam van de groep typen in plaats van de naam van elk individu dat u probeert te e-mailen. Dit zal u onvermijdelijk veel tijd besparen.
3. E-mail plannen
Als het zondagnacht / maandagochtend 3.37 uur is, realiseer je je misschien ineens dat je iemand bent vergeten te e-mailen met belangrijke informatie, maar deze ook niet op een vreemd uur wilt verzenden. Om te voorkomen dat u vergeet de e-mail op een later tijdstip te verzenden, kunt u de e-mail opstellen en op het driehoekje rechts van de verzendknop klikken en vervolgens verzending plannen kiezen. U kunt deze e-mail op een later tijdstip automatisch verzenden, zodat de mensen die deze ontvangen niet twijfelen aan uw slaapschema of vergeetachtigheid.
Productiviteitshacks voor Slack
Slack functioneert als een alternatieve, meer collaboratieve software. Het lijkt meer op sms'en dan op e-mailen. Slack legt de nadruk op teamwork en integratie door middel van directere communicatie. Slack is ook een zeer nuttige toepassing, maar hier zijn nog enkele methoden om uw slappe productiviteit te verbeteren:
1. Apps en waarschuwingen
Net als bij Gmail, is het toegankelijker maken van Slack een belangrijke manier om uw productiviteit via de software te verhogen. Download de applicatie op je telefoon en deze is ook beschikbaar als applicatie of online link voor desktops/laptops. Elke keer dat iemand een bericht stuurt, kun je ervoor zorgen dat je meldingen ontvangt en op de hoogte blijft van belangrijke informatie.
2. Sterrenkanalen
Als je veel verschillende kanalen hebt en soms moeite hebt om de juiste te vinden, kan het handig zijn om belangrijke kanalen een ster te geven. Op deze manier verschijnen de belangrijke kanalen helemaal bovenaan de linkerkolom op Slack en zijn ze gemakkelijk toegankelijk. Als je wordt overspoeld met berichten van Slack en ze niet noodzakelijk allemaal als relevant worden beschouwd, kun je de meldingsinstellingen wijzigen in de meldingsvoorkeuren voor een kanaal. Door dit te doen, kunt u zich concentreren op het prioriteren van belangrijk werk en het controleren van Slack op de cruciale updates die u echt nodig heeft.
3. Gesprekken zoeken
Als er iets heel belangrijks is dat eerder in het kanaal is genoemd, kun je het gemakkelijk zoeken via de zoekbalk in de rechterbovenhoek. Typ gewoon trefwoorden in en je hebt gemakkelijk toegang tot een bestand dat je ooit hebt geüpload of belangrijke informatie die iemand ooit heeft verzonden.
Over het algemeen zijn deze twee toepassingen ongelooflijke toepassingen van technologie voor het verhogen van de productiviteit op de werkplek. Via Gmail en Slack wordt het zoveel gemakkelijker voor mensen om met elkaar te communiceren op verschillende platforms en om belangrijke informatie te delen via een groot netwerk. Het gebruik van enkele van de hierboven genoemde tips zal u helpen om nog handiger te worden met het gebruik van deze applicaties en uw productiviteit als werkstudent, onderwijzer, directeur en technologisch verbonden mens zal alleen toename.