Hoe automator te gebruiken om reguliere taken uit te voeren zonder tussenkomst?

Hoewel vrijwel iedereen weet van de gebruiksvriendelijke basisprogramma's van Mac OS X, zijn veel mensen zich niet bewust van een van de grootste troeven: Automator. De applicatie werd in 2005 door Apple geïntroduceerd als onderdeel van het Mac OS X 10.4 "Tiger"-besturingssysteem, ontworpen om een ​​point-and-click-interface te bieden voor het automatiseren van routinetaken. Of het nu gaat om het ordenen van bestanden, het plaatsen van afbeeldingen in bepaalde albums, inloggen op bepaalde delen van de bediening systeem, of iets heel anders, de verschillende panelen en bedieningselementen in Automator kunnen het in slechts een paar minuten gedaan krijgen seconden.

Voor degenen die nieuw zijn bij Mac OS X, of degenen die gewoon nieuw zijn in hoe Automator werkt, kan dit worden gedaan door een paar eenvoudige stappen te volgen. Deze stappen zullen resulteren in wat in Mac OS X bekend staat als een "workflow", in staat om dezelfde taak elke keer op identieke wijze uit te voeren.

Stap 1: Open de Automator-toepassing en ga aan de slag

Om te beginnen met het maken van een nieuwe Automator-routine, opent u de Automator-toepassing door ernaar te bladeren in de map "Toepassingen" van de Finder of door een Spotlight-zoekopdracht voor de toepassing uit te voeren.

Zodra Automator wordt geopend, wordt een dialoogvenster weergegeven waarmee gebruikers het type document kunnen kiezen dat ze proberen te maken.

In dit geval moeten gebruikers de optie "workflow" selecteren. Hiermee wordt een eenvoudig script gemaakt dat een routinetaak uitvoert. Andere opties, zoals het maken van een toepassing of zelfs een Mac OS X-service, kunnen worden uitgevoerd met Automator, maar zullen in een andere zelfstudie worden behandeld.

Als u de optie selecteert om een ​​workflow te maken, wordt het dialoogvenster geëlimineerd en wordt onthuld wat in wezen een leeg canvas is vol beschikbare acties en procedures. Dit creëert het startpunt voor het creëren van workflows.

Stap 2: Bepaal wat er moet worden geautomatiseerd

Voordat gebruikers daadwerkelijk een workflow gaan maken, is het belangrijk dat ze precies bepalen wat ze willen dat de workflow doet telkens wanneer deze wordt aangeroepen. Voor sommige mensen kan dit bestaan ​​uit het labelen van iTunes-nummers met een jaartal, genre of artiestnaam. Voor anderen kan het gaan om het naar boven of beneden schalen van foto's, en voor weer anderen kan het gaan om het verzenden van een e-mail, het aanpassen van een systeeminstelling of een andere routinetaak.

Maak om te beginnen een eenvoudige lijst van de gewenste actie en de uiteindelijke resultaten. In dit geval maken we een e-mail met vooraf geselecteerde ontvangers en een vooraf geschreven bericht dat automatisch wordt verzonden wanneer de workflow wordt gestart. Dit is een uitstekende optie voor eigenaren van kleine bedrijven die regelmatig e-mailverzendingen naar klanten sturen om hen te herinneren aan komende deadlines, verschuldigde betalingen of andere informatie. Onze stapsgewijze reeks doelstellingen zou er ongeveer zo uitzien als het volgende voorbeeld:

1. Open Mail.app
2. Maak een e-mail met vooraf geschreven inhoud
3. Voeg verjaardagsspecifieke afbeeldingen toe
4. Stuur de inhoud naar contacten die een verjaardag vieren

Dit lijkt misschien nogal geavanceerd, maar dankzij de vooraf geselecteerde acties van Automator is het eigenlijk buitengewoon eenvoudig om automatisch te helpen zakelijke contacten vieren hun verjaardag met een groet van het bedrijf dat een e-mailsjabloon gebruikt en een speciale Promotie. Met de doelen die aan het begin worden genoemd, is het creëren van zo'n routine een fluitje van een cent.

Stap 3: Begin met het stuk voor stuk monteren van de routine

Blader met behulp van de zijbalk van Automator door de bibliotheek met vooraf bepaalde acties door de optie "Mail" te selecteren (kies eerst de optie Workflow).

Dit onthult een lijst met beschikbare automatiseringsprocedures die al zijn gedefinieerd door Apple of andere softwareontwikkelaars voor gebruik met Automator. Degenen die een ander e-mailprogramma hebben geïnstalleerd, zoals Entourage of Outlook, zullen speciale acties opmerken voor die aanvragers die worden aangegeven door het pictogram van de app. In dit geval houden we ons strikt aan acties die werken met Mail.app. Om die reden moeten alle geselecteerde acties het Apple-mailpictogram aan de linkerkant van het label bevatten.

De eerste actie die we zullen selecteren, heet "Nieuw e-mailbericht" vanaf OS X 10.8 "Mountain Lion".

Deze optie zal onthullen wat eruitziet als een typisch berichtcompositieformulier. Gebruikers zullen de typische velden opmerken die worden gebruikt om een ​​bericht te adresseren, evenals onderwerp- en hoofdtekstvelden.

Aangezien dit bericht wordt verzonden naar contacten die een verjaardag vieren, op de dag van hun verjaardag, de actie is afhankelijk van het feit dat de verjaardag van elk contact is gedefinieerd in Contacts.app (Adres Boek). Als dit het geval is geweest, voegt u elk contact met een gedefinieerde verjaardag toe aan het veld "BCC" van de e-mail. Dit zorgt ervoor dat berichten die naar meerdere contacten worden verzonden, de privacy van het e-mailadres van elk contact niet opofferen. Het zorgt er ook voor dat de verjaardagse-mail alleen naar de geselecteerde contacten wordt verzonden, wat geweldig kan zijn voor het segmenteren van zakelijke en persoonlijke contacten als dat nodig is.

Met de contacten vermeld in het veld "BCC", ga je gang en schrijf je een e-mailonderwerp in het juiste veld. Laat het gebied "Bericht" leeg, omdat dit in een latere stap van het proces wordt geregeld. Selecteer de account van waaruit het bericht moet worden verzonden, zorg ervoor dat zakelijke e-mail wordt verzonden vanaf een zakelijke e-mailaccount, enzovoort.

De routine kan nu in nieuwe richtingen worden uitgebreid, inclusief de toevoeging van verjaardagsgroeten en een specifieke bijlage. Klik in de zijbalk op "Verjaardagswensen verzenden" en sleep deze naar het werkgebied. Hiermee wordt een nieuw vak toegevoegd met verjaardagsspecifieke afbeeldingen en een gebied om een ​​bericht te schrijven. Selecteer een specifieke afbeelding of vraag een willekeurige afbeelding aan voor elke ontvanger en schrijf vervolgens een verjaardagsgroet in het weergegeven vak. Zorg ervoor dat de e-mail een speciale promotiecode of korting bevat om de gelegenheid te vieren.

Stap 4 (Optioneel): Neem acties op het scherm op voor meer geavanceerde automatisering

Scherpzinnige waarnemers van de Automator-interface zullen een grote knop "Opnemen" in de werkbalk van de toepassing opmerken. Dit is in wezen een applicatie voor schermopname die een beetje dieper onder de motorkap graaft. Wanneer het wordt gestart, zal het kijken wat de gebruiker doet en het op exacte wijze repliceren als een Automator-workflow. Dit is een geweldige optie als, in dit voorbeeld, de verjaardagssjabloon van Apple het gewoon niet sneed. Wat als de gebruiker een eigen afbeelding wilde toevoegen, met thema's voor bedrijfsbranding en een wat meer marketinggericht ontwerp?

Dat kan eenvoudig worden gedaan door op record te drukken en vervolgens Mail te starten. Terwijl de opname aan de gang is, zouden gebruikers een nieuw bericht opstellen, de inhoud met een verjaardagsthema maken, verjaardagsafbeeldingen bijvoegen en vervolgens de opname stoppen. Het verjaardagsbericht zou dienovereenkomstig worden aangepast, geproduceerd net zoals de schermopname die werd bijgehouden terwijl de gebruiker zijn aangepaste e-mail maakte.

Dit werkt ook heel goed voor het opnemen van zaken als applicatiefilters, het formaat van afbeeldingen, PDF-filtering, en een hele reeks andere taken die gemakkelijker kunnen worden uitgevoerd dan gedicteerd met slepen en neerzetten elementen.

Stap 5: Het document opslaan en indien nodig uitvoeren

De workflow die zojuist is gemaakt, kan over het algemeen in een van de twee vormen worden opgeslagen. Als gebruikers ervoor kiezen om het gewoon als een workflow op te slaan, moeten ze dubbelklikken op het pictogram, de workflow openen en elke keer dat ze de acties willen uitvoeren op de knop "Uitvoeren" drukken. In dit geval worden die stappen elke keer uitgevoerd als iemand jarig is.

Een andere optie is om het op te slaan als een applicatie, waarbij de knop "Uitvoeren" volledig uit de vergelijking wordt verwijderd. Als gebruikers ervoor kiezen om de workflow als een app op te slaan, worden alle acties onmiddellijk en zonder verdere invoer uitgevoerd door te dubbelklikken op het pictogram en die applicatie te openen.

In het geval van zoiets als een verjaardags-e-mail of een filtertaak, is het misschien een geweldige idee om de workflow op te slaan als een toepassing en deze vervolgens toe te voegen als opstartitem binnen System Voorkeuren. Hierdoor zou de applicatie elke keer dat de computer opstart, worden uitgevoerd, automatisch controleren op de voorwaarden die in de workflow zijn gespecificeerd en indien nodig de gevraagde acties uitvoeren. Met het document opgeslagen als een workflow of een applicatie, zijn gebruikers vrij om ofwel een andere geautomatiseerde taak te creëren of gewoon te genieten van de vruchten van hun werk. Het kan niet eenvoudiger zijn om Mac OS X een groot aantal taken op de achtergrond te laten uitvoeren, allemaal met minimale invoer van de gebruiker en vaak zonder enige aanvullende actie.

Tot slot, hier is hoe u eenvoudig geautomatiseerde verjaardagsgroeten kunt maken:

1. Stel uw adresboek in. Open eenvoudig Adresboek en ga naar Voorkeuren en klik op Sjabloon > Veld toevoegen en selecteer Verjaardag.

Of je kunt ook een verjaardag toevoegen aan een specifiek contact. Start eenvoudig Adresboek en ga naar een contact waaraan u een verjaardag wilt toevoegen. Klik op het menu Kaart en kies Verjaardag bij de optie Veld toevoegen.

2. Open Automator, selecteer Toepassing en klik op Kiezen.

3. Klik op Contacten en zoek mensen met verjaardagen

4. Klik nu op E-mail en stuur verjaardagswensen. Merk op dat twee acties in de workflow (zie hieronder) aan elkaar zijn gekoppeld.

5. Sla de workflow op door Bestand > Opslaan… te kiezen.

6. Om deze workflow te gebruiken, klikt u eenvoudig op het pictogram "verjaardag" (dat u zojuist hebt opgeslagen). Automator vindt de mensen met verjaardagen en laat je een groet sturen.

Verwant:

Mac-probleemoplossing en hulp

Mac OS X is een buitenbeentje geworden

Mac OS X: dicteren werkt niet; hoe te repareren