Koronaviruspandemien har ført til nye utfordringer, spesielt når det gjelder å jobbe hjemmefra. Det kan være spesielt vanskelig når du har et team som prøver å jobbe med et prosjekt sammen. Virtuelt samarbeid har blitt den nye normalen i det moderne arbeidsmiljøet ettersom team forsøker å jobbe fra flere steder eller til og med kontinenter.
Google Docs er et praktfullt samarbeidsverktøy som er fleksibelt for teamarbeid og lett tilgjengelig, selv fra smarttelefoner. Men med denne fleksibiliteten er det fortsatt behov for e-postintegrasjon. E-post har blitt et kjerneverktøy for kommunikasjon i virksomheten. Flere e-poster blir kastet, og noen er bedre å bli arkivert. Mens du arbeider med bekreftende verktøy, kan det hende at noen endringer må gjøres eller ses av andre teammedlemmer. Denne funksjonen kan være nyttig for å spore møteinvitasjoner, e-postplaner og mye mer.
Integrering av e-post i Google Dokumenter
Google har noen funksjoner som hjelper deg med å slå sammen Google Dokumenter og e-poster. For det første alternativet, følg trinnene nedenfor.
Aktiver dokumentoppretting
Logg på Gmail og klikk på det tannhjulformede ikonet øverst til høyre. Etter dette klikker du på innstillinger. Klikk på Labs-fanen nær øverst i midten og rull sakte nedover. Klikk Aktiver neste for å opprette et dokument. Etter dette lagrer du endringene som er gjort. Så neste gang du vil lagre e-posten din i Google docs, klikker du bare på mer-knappen. Denne knappen er øverst i midten av meldingslesepanelet. Klikk deretter på Opprett et dokument. En fane åpnes, og derfra er det veldig enkelt å redigere eller lagre. Du kan til og med eksportere til pdf eller andre filformater.
Google Doc-vedlegg
Det andre alternativet du har er å klikke på Fil-fanen i Google-dokumentet, bla ned og du vil få alternativet "E-post som vedlegg". Når du velger dette alternativet, vil en e-post-popup vises som vist i diagrammet nedenfor. Her har du muligheten til å legge til e-postadressen til medlemmet du vil sende dokumentet til, også har du privilegiet å legge inn en melding i brødteksten før du deler dokumentet. Denne integrasjonen har blitt tilrettelagt av Google. Gmail-kontoen som brukes for å få tilgang til Google-dokumentene, brukes til å sende ut e-posten.
Man kan også integrere og konvertere Google-dokumenter til e-poster ved å legge til en Google chrome-utvidelse fra Chrome-nettbutikken, og deretter velge utvidelsen. Etter å ha lastet ned Google-utvidelsen, legg den til. Du vil da se en knapp som sier "Åpne i Gmail." Når du klikker på denne knappen, vil du få en popup som sier "Vi konverterer Google-dokument i e-posten." Etter dette vil du få en bekreftelse på at Google-dokumentet ditt er sendt som en Gmail- eller Google-app e-post.
Chrome-utvidelse
Man kan også integrere e-poster med Google docs ved å legge til en chrome-utvidelse for å redigere e-post i Google docs, du kan få chrome-utvidelsen. Denne utvidelsen tilbyr luksusen av å redigere e-poster i Google docs. Når du har lastet ned utvidelsen, klikk på legg til utvidelse.
Når du åpner e-posten, sjekk og klikk på "Rediger i Google Dokumenter"-ikonet i Google-applikasjonens e-post eller Gmail. Du kan få et varsel som ber deg autorisere tilgang til Google Drive. Velg alternativet legg til Google Drive-konto. Dette vil være avgjørende når du vil lagre e-poster i Google-stasjonen din etter å ha redigert e-postene i Google docs. Denne funksjonen er nyttig, spesielt når du jobber med et prosjekt med et stort team.
Nyt en enklere, bekreftende arbeidsflyt
Dette er blant de få måtene å integrere Google-dokumenter og e-poster på. Du kan glede deg over tilleggsfunksjonene og optimalisere produktiviteten ved å jobbe sømløst og samarbeide online med andre prosjektteam.