W tym prostym przewodniku wyjaśniamy, jak łatwo utworzyć plik PDF do pracy lub po prostu do udostępniania ważnych dokumentów.
Portable Document Format, powszechnie znany jako PDF, to format pliku używany głównie do prezentacji dokumentów, zwłaszcza gdy trzeba zapisać plik, którego osoba trzecia nie może zmodyfikować i który wygląda spójnie niezależnie od miejsca oglądasz to. Typowe dokumenty, takie jak te używane w programie Microsoft Word, będą różnie renderowane na różnych urządzeniach i mogą nie być obsługiwane wszędzie, ale pliki PDF działają i wyglądają prawie wszędzie tak samo, firma Adobe po raz pierwszy stworzyła plik PDF w 1993 r. i obecnie jest to otwarty standard utrzymywany przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO). Zasadniczo jest obsługiwany przez prawie każdy system operacyjny, umożliwiając tworzenie i otwieranie plików PDF na większości komputerów PC, komputery Mac, smartfonów i tabletów.
Ale dlaczego warto używać plików PDF? Zaleca się używanie formatu PDF w przypadku życiorysów, dokumentów prawnych, biuletynów, plików przeznaczonych do czytania i drukowania oraz plików przeznaczonych do profesjonalnego druku. Pliki PDF wyglądają tak samo na większości komputerów. Ponieważ plik PDF jest oparty na języku PostScript, plik jest spakowany w pełny opis o stałym układzie płaski dokument, w tym tekst, czcionki, grafikę wektorową, obrazy rastrowe i inne potrzebne informacje wystawiany. Mają także mniejszy rozmiar i są zgodne z formatem branżowym. Ponadto pliki PDF są stosunkowo bezpieczniejsze, ponieważ nie można ich modyfikować i można je szyfrować za pomocą hasła lub podpisu cyfrowego.
Jak zrobić plik PDF od zera
Tworzenie pliku PDF jest dość proste, ponieważ większość oprogramowania i aplikacji oferuje wbudowaną funkcję eksportowania pliku bezpośrednio do formatu PDF. Na przykład, jeśli masz dokument w programie Microsoft Word, oto, co musisz zrobić.
- Udaj się do Plik w lewym górnym rogu i wybierz Zapisz jako.
- Powinno to otworzyć nowe okno, w którym możesz zapisać dokument na swoim komputerze.
- Tuż pod Nazwa pliku opcja, powinna być taka możliwość Zapisz jako typ.
- Kliknij menu rozwijane i powinieneś zobaczyć opcję zapisania pliku w formacie PDF.
- Wybierz opcję i naciśnij Ratować.
Jeśli używasz starszej wersji pakietu Microsoft Office, konieczne może być pobranie małej wtyczki, którą można pobrać z witryny Tutaj.
Podobnie możesz to zrobić w przypadku wszystkich aplikacji Microsoft Office (Excel, Powerpoint itp.), aplikacji Google Workspace (Dokumenty, Arkusze itp.) oraz różnorodne oprogramowanie i aplikacje biurowe, takie jak Office 365, WPS Office, LibreOffice i OpenOffice. Oczywiście dokładne kroki mogą się nieznacznie różnić w zależności od używanej aplikacji, ale zawsze powinny być dość podobne.
Alternatywnie wiele platform i aplikacji umożliwia także tworzenie plików PDF za pomocą funkcji drukowania. Jeśli spróbujesz wydrukować dokument, stronę internetową lub obraz w nowoczesnych wersjach systemu Windows, możesz skorzystać z opcji Microsoft Print to PDF, aby zapisać go w formacie PDF. Umożliwia to nawet zapisywanie takich rzeczy, jak notatniki OneNote, w formacie PDF.
Smartfony również mogą to zrobić, choć może to zależeć od konkretnego modelu.
Jeśli chcesz utworzyć plik PDF, który będzie można edytować i udostępnić komuś formularz do wypełnienia, zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat jak sprawić, by plik PDF był możliwy do wypełnienia.
Utwórz plik PDF z dokumentu fizycznego
Pliki PDF rozwiązują również problem udostępniania fizycznej dokumentacji w formacie cyfrowym. Za pomocą aparatu w smartfonie lub tablecie możesz zeskanować dokument i zapisać go w pliku PDF. Aplikacje takie jak Skanowanie Adobe, Microsoft Office, Genialny skan, I Skaner dokumentów to jedne z najlepszych aplikacji, jakie możesz wypróbować na swoim urządzeniu mobilnym, aby skanować, zapisywać i udostępniać pliki PDF. Możesz nawet zeskanować wiele dokumentów i zapisać je jako pojedynczy plik PDF.
W rzeczywistości taka aplikacja może nawet w pewnym sensie zastąpić tradycyjny skaner. Smartfony mają obecnie bardzo dobre aparaty, więc możesz skanować niektóre dokumenty w ten sposób, zamiast podłączać do komputera nieporęczny skaner laptop. Te aplikacje mogą również konwertować istniejący dokument lub obraz do formatu PDF.
Innym prostym sposobem szybkiego utworzenia pliku PDF jest skorzystanie z jednej z wielu usług online, które umożliwiają przesyłanie plików, konwertowanie i pobieranie bezpośrednio do systemu. Niektóre z niezawodnych usług online, za pomocą których można przekonwertować określony plik na format PDF, obejmują Cegła suszona na słońcu, Małypdf, iLovePDF, i wiele więcej. Narzędzia te często pozwalają także łączyć pliki PDF w jeden lub dzielić pojedynczy plik na wiele.
Jest jednak kilka rzeczy, o których należy pamiętać. Usługi te mogą, ale nie muszą, zapisywać Twoje pliki na swoich serwerach. Dlatego zalecamy korzystanie z tej metody tylko wtedy, gdy nie masz do czynienia z wrażliwymi lub poufnymi informacjami. Niektóre z tych internetowych witryn do konwersji plików PDF oferują również ograniczone wsparcie, jeśli chodzi o rozmiar pliku, strony i moc nawet dodać znak wodny do przekonwertowanego pliku, co oznacza, że być może będziesz musiał zapłacić trochę pieniędzy w zależności od pliku, nad którym chcesz pracować z.
I to są podstawy tworzenia pliku PDF na podstawie istniejącego dokumentu. Oczywiście Adobe chce, abyś to zrobił, korzystając z oprogramowania Acrobat, ale te opcje są w większości bezpłatne, więc mogą być nieco wygodniejsze dla większości ludzi.