Jak archiwizować i tworzyć kopie zapasowe wiadomości e-mail na komputerze Mac?

Nikt nie lubi zaśmieconej skrzynki odbiorczej. Ale nie ma potrzeby trzymania starych e-maili w skrzynce odbiorczej tylko dlatego, że boisz się je usunąć. Aplikacja Mail na Macu — podobnie jak większość popularnych programów pocztowych — umożliwia archiwizowanie wiadomości e-mail, aby ukryć je w skrzynce odbiorczej bez utraty ich na zawsze.

Jeśli Twoja skrzynka odbiorcza wymaga wiosennego porządkowania i martwisz się o usunięcie czegoś ważnego, poniżej dowiesz się, jak zarchiwizować swoje e-maile. Pokażemy Ci również, jak lokalnie tworzyć kopie zapasowe wiadomości e-mail, dzięki czemu nie stracisz ich, nawet jeśli usuniesz swoje konto e-mail.

Związane z:

• Poczta nie działa w macOS Catalina, jak naprawić
• Aplikacja pocztowa zawsze pobierana na komputerze Mac? Jak naprawić
• Gdzie są przechowywane zarchiwizowane wiadomości w Mail na macOS?
• 21 porad i wskazówek Apple Mail, których możesz nie znać na iOS i macOS

Co oznacza archiwizacja w aplikacji pocztowej?

Wszyscy wiemy, co się dzieje, gdy usuniesz wiadomość e-mail: ta wiadomość jest przenoszona do folderu kosza, a chwilę później znika na zawsze.

W przeciwieństwie do tego, gdy archiwizujesz wiadomość e-mail na komputerze Mac, jest ona przenoszona do osobnego folderu, ale nigdy nie jest usuwana. Możesz wyświetlić wszystkie zarchiwizowane wiadomości e-mail w dowolnym momencie, przeglądając folder archiwum. Pozostają w tym folderze, dopóki ich nie usuniesz.

Jeszcze wygodniej, możesz szukaj wiadomości w aplikacji Mail i automatycznie przeszukuje zarchiwizowane wiadomości e-mail oraz skrzynkę odbiorczą.

Pomyśl o archiwizacji wiadomości e-mail jak o przechowywaniu jej w szafce na dokumenty. Już nigdy nie musisz na nią patrzeć, ale wiesz, że masz ją, jeśli jej potrzebujesz.

Dobrym pomysłem jest archiwizowanie faktur, potwierdzeń rezerwacji, e-maili do obsługi klienta i wszelkich innych oficjalnych dokumentów, do których możesz potrzebować ponownie w przyszłości.

Jak archiwizować wiadomości e-mail w aplikacji Mail

Archiwizowanie wiadomości e-mail w aplikacji Mail macOS jest łatwe. Po prostu wybierz wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej i kliknij Archiwum nad podglądem wiadomości, wygląda jak schowek.

Jeśli Twój Mac ma pasek Touch Bar nad klawiaturą, możesz także stuknąć w Archiwum ikona, która pojawia się na pasku Touch Bar po wybraniu wiadomości e-mail.

Możesz też kliknąć wiadomość e-mail z wciśniętym klawiszem Control i wybrać Archiwum z menu podręcznego.

Możesz także wybrać adres e-mail i przejść do Wiadomość > Archiwum z paska menu.

Lub, dla zaawansowanych użytkowników, wybierz e-mail i naciśnij Ctrl + Cmd + A aby natychmiast je zarchiwizować.

Domyślnie archiwizuj wiadomości

Jeśli chcesz przesuwać palcem po wiadomościach, aby je zarchiwizować, musisz ustawić to jako domyślną akcję odrzucania wiadomości e-mail. Aby to zrobić, uruchom Poczta aplikację i przejdź do Poczta > Preferencje z paska menu. Przejdź do Przeglądanie tab, a następnie ustaw Przenieś odrzucone wiadomości linia do Archiwum.

Teraz możesz przesuwać dwoma palcami w lewo po e-mailach, aby szybko je zarchiwizować.

Ustawienie Archiwizuj jako domyślną akcję oznacza również, że możesz archiwizować wiadomości e-mail bezpośrednio z powiadomienia na komputerze Mac. Aby to zrobić, kliknij Opcje > Archiwum gdy w prawym górnym rogu pojawi się alert poczty.

Jeśli nie widzisz tej opcji, przejdź do Preferencje systemowe > Powiadomienia i upewnij się, że Alerty są włączone dla Poczta.

Jak znaleźć zarchiwizowane wiadomości e-mail w aplikacji Mail?

Główną zaletą archiwizowania wiadomości e-mail zamiast ich usuwania jest to, że można je łatwo znaleźć, jeśli kiedykolwiek będziesz ich potrzebować w przyszłości. Istnieje kilka sposobów, aby znajdź zarchiwizowane wiadomości e-mail na komputerze Mac jeśli ich potrzebujesz.

Gdy archiwizujesz wiadomość e-mail w systemie macOS, aplikacja Mail tworzy na Twoim koncie e-mail folder Zarchiwizowane. Każdy inny e-mail, który zdecydujesz się zarchiwizować z tego konta, również trafia do tego folderu.

Mail tworzy osobne foldery Archiwum dla każdego konta e-mail. Ale możesz także wyświetlić wszystkie zarchiwizowane wiadomości e-mail z każdego konta w tym samym czasie w folderze Wszystkie archiwum.

Najszybszym sposobem na znalezienie zarchiwizowanej wiadomości e-mail jest wyszukanie jej za pomocą szkło powiększające w prawym górnym rogu aplikacji Mail.

Lista wyników pokazuje, gdzie znajduje się każdy e-mail i zawiera e-maile z folderów archiwum, jeśli którykolwiek z nich pasuje do wyszukiwanych haseł.

Możesz też dodać foldery Archiwum do paska bocznego i przewijać je ręcznie, aby znaleźć wiadomość e-mail.

Jeśli nie widzisz folderu Archiwum na pasku bocznym, kliknij Dodać przycisk obok Ulubione. Następnie wybierz dodanie Wszystkie archiwum z listy skrzynek w rozwijanym menu i kliknij ok.

Teraz kliknij Wszystkie archiwum na pasku bocznym, aby wyświetlić wszystkie zarchiwizowane e-maile.

Jeśli w ogóle nie widzisz paska bocznego, naciśnij Shift + Cmd + M ujawnić to.

Jak wykonać kopię zapasową wiadomości e-mail na komputerze Mac?

Gdy używasz programu Mail do archiwizowania wiadomości e-mail na komputerze Mac, te wiadomości są nadal zapisywane na serwerach Twojego dostawcy poczty e-mail. Oznacza to, że utracisz wszystkie zarchiwizowane wiadomości e-mail, jeśli usuniesz konto e-mail lub zapomnisz hasła.

Oczywiście nie zdarza się to zbyt często. Ale jeśli chcesz mieć pewność, że nigdy nie stracisz zarchiwizowanych wiadomości e-mail, powinieneś również utworzyć ich lokalną kopię zapasową.

Można to łatwo zrobić, eksportując skrzynkę pocztową archiwum z aplikacji Poczta.

Aby to zrobić, otwórz Poczta i z wciśniętym klawiszem Control kliknij Archiwum lub Wszystkie archiwum skrzynkę pocztową na pasku bocznym, a następnie wybierz Eksportuj skrzynkę pocztową.

Wybierz miejsce docelowe, w którym chcesz zapisać wyeksportowane archiwalne wiadomości e-mail. W zależności od liczby zarchiwizowanych wiadomości e-mail przez lata — i liczby dużych załączników — wyeksportowana skrzynka pocztowa może zająć dużo miejsca na komputerze Mac.

Wyeksportowanie skrzynki pocztowej w ten sposób nie powoduje usunięcia żadnych wiadomości z konta e-mail, a jedynie tworzy lokalną kopię tych wiadomości na komputerze Mac.

Powinieneś regularnie eksportować swoją skrzynkę pocztową, aby mieć aktualną kopię zapasową zarchiwizowanych wiadomości e-mail.

Dowiedz się jeszcze więcej wskazówek dotyczących korzystania z poczty na komputerze Mac

Archiwizowanie wiadomości e-mail na komputerze Mac to świetny sposób na uporządkowanie skrzynki odbiorczej programu Mail bez utraty dostępu do ważnych wiadomości. Ale archiwizowanie wiadomości e-mail to tylko jeden sposób na ulepszenie korzystania z programu Mail na komputerze Mac.

Sprawdź naszą listę Porady i wskazówki dotyczące poczty aby dowiedzieć się więcej przydatnych rzeczy, takich jak dostosowywanie paska narzędzi, zmniejszanie liczby otrzymywanych powiadomień lub wprowadzanie inteligentnych reguł, aby uporządkować skrzynkę pocztową.