As notas de reunião colaborativas agora estão sendo lançadas para os clientes do Teams e eles fazem exatamente o que dizem na lata.
A comunicação e a colaboração online são uma área de foco principal para ambientes de trabalho híbridos, e é importante que softwares como o Microsoft Teams acompanhem essa demanda. Microsoft atualiza regularmente o Teams com novos recursos e melhorias para continuar atraindo novos usuários. Agora, adicionou uma funcionalidade muito útil ao Teams na forma de anotações de reuniões colaborativas.
Os usuários do Microsoft Teams Public Preview agora são aproveitados notas colaborativas em reuniões. Eles fazem exatamente o que dizem na lata, no sentido de permitir que você compartilhe e colabore sobre anotações de reuniões em um local unificado, em vez de fazer anotações no bate-papo ou em um local separado aplicativo. O objetivo é tornar os procedimentos da reunião mais eficientes e convenientes para todos.
Por meio de anotações colaborativas, os usuários podem trabalhar juntos para fazer anotações, criar agendas e gerar itens de ação. Além disso, todas as tarefas atribuídas usando notas colaborativas serão sincronizadas automaticamente com o aplicativo Tarefas no Teams, To Do e Planner para melhor rastreamento de itens de ação. Além disso, os componentes do Microsoft Loop no Teams também podem ser utilizados para permitir que os usuários colaborem em uma mensagem de bate-papo. Isso permite que eles mantenham todos atualizados, pois as notas serão sincronizadas em todos os dispositivos.
Para usar notas de reunião colaborativas, agende uma reunião no Teams e adicione uma agenda recorrente para todas as reuniões clicando no botão Adicione uma agenda que todos possam editar opção localizada na parte inferior do formulário. Depois de ingressar em uma reunião do Teams, clique no botão Notas botão na barra de ferramentas na parte superior para acessar as notas colaborativas em um painel separado. Você pode revisar ou criar uma agenda neste painel, além de fazer anotações e rastrear tarefas. Conforme mencionado anteriormente, se uma tarefa for atribuída a você, ela será sincronizada automaticamente com o aplicativo Tarefa no Teams, Planner e To Do, e você também receberá um e-mail sobre a atribuição. As anotações também podem ser sincronizadas diretamente com o OneNote, enquanto o Loop permite visualizá-las a qualquer momento, diretamente no Teams.
Como esse recurso está atualmente em visualização pública, é compreensível que haja alguns problemas conhecidos. Isso inclui usuários externos e convidados que não conseguem acessar as anotações da reunião e mensagens de erro se você participar de uma reunião com mais de 100 participantes ou se for um participante de 300 reuniões que incluem tarefas. Além disso, se você quiser marcar alguém com anotações abertas no Microsoft 365, primeiro precisará conceder acesso a essa pessoa por meio do Compartilhar e notificar diálogo.
Da mesma forma, existem várias limitações também. As notas de reunião não são suportadas em chamadas 1:1, reuniões de canal e na opção "Reunir-se agora". Além disso, as anotações da reunião não funcionam no aplicativo móvel atualmente, essa implementação está sendo planejada para agosto de 2023. Por fim, a Microsoft observou que "se o proprietário da reunião estiver usando uma caixa de correio armazenada em um servidor Exchange local, as notas colaborativas não poderão ser adicionadas à reunião no momento do agendamento. Para adicionar notas colaborativas, o proprietário da reunião precisará primeiro enviar o convite da reunião e depois adicionar notas colaborativas."
Em termos de disponibilidade, as notas de reunião só podem ser usadas por clientes do Teams Public Preview usando Windows, macOS ou a versão web do Teams. Caso você não veja uma opção para anotações de reunião, isso é o que os administradores de TI e os usuários finais precisam fazer para habilitar as anotações de reunião:
- Se o Siga a visualização do Office Se a opção estiver selecionada, ela habilitará automaticamente os recursos do Teams Public Preview para qualquer usuário inscrito no Office Current Channel (Preview). Não há mais ações exigidas pelo usuário final.
- Se o Habilitado opção for selecionada, o usuário final também deve aceite a pré-visualização pública do Teams no aplicativo do Teams para obter acesso aos recursos do Teams Public Preview.
- Se o Forçado Se a opção estiver selecionada, ela habilitará automaticamente o Teams Public Preview para o usuário final. Não há mais ações exigidas pelo usuário final.
Claro, dado que as notas da reunião estão atualmente apenas em visualização pública, certifique-se de dar feedback à Microsoft diretamente através do Ajuda > Dar feedback botão no aplicativo Teams.