Como usar o automatizador para realizar tarefas regulares sem intervenção

Embora praticamente todo mundo conheça os aplicativos básicos fáceis de usar do Mac OS X, muitas pessoas desconhecem um de seus maiores ativos: o Automator. O aplicativo foi apresentado pela Apple em 2005 como parte de seu sistema operacional Mac OS X 10.4 “Tiger”, projetado para trazer uma interface de apontar e clicar para automatizar tarefas de rotina. Quer se trate de organizar arquivos, colocar fotos em certos álbuns, fazer login em certas áreas do funcionamento sistema, ou algo totalmente diferente, os vários painéis e controles dentro do Automator podem fazer isso em apenas alguns segundos.

Para aqueles que são novos no Mac OS X ou simplesmente novos no funcionamento do Automator, isso pode ser feito seguindo alguns passos simples. Essas etapas produzirão o que é conhecido no Mac OS X como um “fluxo de trabalho”, capaz de executar o mesmo trabalho de forma idêntica todas as vezes.

Etapa 1: abrir o aplicativo Automator e começar

Para começar a criar uma nova rotina do Automator, abra o aplicativo Automator navegando até ele na pasta "Aplicativos" do Finder ou realizando uma pesquisa Spotlight para o aplicativo.

Assim que o Automator é aberto, ele apresenta uma caixa de diálogo que permite aos usuários escolher o tipo de documento que estão tentando criar.

Nesse caso, os usuários precisarão selecionar a opção “fluxo de trabalho”. Isso criará um script simples que executa uma tarefa de rotina. Outras opções, como criar um aplicativo ou até mesmo um serviço Mac OS X, podem ser executadas com o Automator, mas serão abordadas em um tutorial diferente.

Selecionar a opção de criar um fluxo de trabalho eliminará a caixa de diálogo e revelará o que é essencialmente uma tela em branco cheia de ações e procedimentos disponíveis. Isso cria o ponto de partida para a criação do fluxo de trabalho.

Etapa 2: determinar o que precisa ser automatizado

Antes de começar a criação real de um fluxo de trabalho, é importante que os usuários determinem exatamente o que desejam que o fluxo de trabalho faça sempre que for invocado. Para algumas pessoas, isso pode consistir em rotular as músicas do iTunes com um ano, gênero ou nome do artista. Para outros, pode envolver aumentar ou diminuir as fotos e, para outros, pode envolver o envio de um e-mail, o ajuste de uma configuração do sistema ou alguma outra tarefa de rotina.

Para começar, faça uma lista simples da ação desejada e seus resultados finais. Nesse caso, criaremos um e-mail com destinatários pré-selecionados e uma mensagem pré-escrita que será enviada automaticamente quando o fluxo de trabalho for iniciado. Esta é uma excelente opção para proprietários de pequenas empresas que enviam regularmente envios de e-mail aos clientes para avisá-los de próximos prazos, pagamentos devidos ou outras informações. Nossa série de objetivos passo a passo seria semelhante ao seguinte exemplo:

1. Abra Mail.app
2. Crie um e-mail com conteúdo pré-escrito
3. Anexe imagens específicas de aniversários
4. Envie o conteúdo para contatos que estão comemorando um aniversário

Isso pode parecer bastante avançado, mas, graças às ações pré-selecionadas do Automator, é extremamente fácil ajudar automaticamente os contatos de negócios comemoram seu aniversário com uma saudação da empresa que usa um modelo de e-mail e inclui uma mensagem especial promoção. Com os objetivos listados no início, criar essa rotina será uma brisa.

Etapa 3: comece a montar a rotina peça por peça

Usando a barra lateral do Automator, navegue na biblioteca de ações pré-determinadas selecionando a opção “Mail” (primeiro escolha a opção Workflow).

Isso revelará uma lista de procedimentos de automação disponíveis já definidos pela Apple ou outros desenvolvedores de software para uso com o Automator. Aqueles que instalaram outro programa de e-mail, como Entourage ou Outlook, notarão ações especiais para os candidatos indicados pelo ícone do aplicativo. Nesse caso, vamos nos ater estritamente às ações que funcionam com Mail.app. Por esse motivo, todas as ações selecionadas devem apresentar o ícone do Apple Mail logo à esquerda da etiqueta.

A primeira ação que selecionaremos é rotulada como "Nova mensagem de correio" no OS X 10.8 "Mountain Lion".

Esta opção irá revelar o que parece ser um formulário típico de composição de mensagem. Os usuários notarão os campos típicos usados ​​para endereçar uma mensagem, bem como os campos de assunto e corpo.

Uma vez que esta mensagem será enviada aos contatos que comemoram um aniversário, no dia do seu aniversário, a ação depende do fato de que o aniversário de cada contato foi definido em Contacts.app (Endereço Livro). Se tiver sido, adicione cada contato com uma data de nascimento definida no campo “BCC” do e-mail. Isso garantirá que as mensagens enviadas para vários contatos não sacrificarão a privacidade do endereço de e-mail de cada contato. Também garante que o e-mail de aniversário seja enviado apenas para os contatos selecionados, o que pode ser ótimo para segmentar contatos comerciais e pessoais, conforme necessário.

Com os contatos listados no campo “BCC”, vá em frente e escreva o assunto do email no campo apropriado. Deixe a área “Mensagem” em branco, pois isso será resolvido em uma etapa posterior do processo. Selecione a conta da qual a mensagem deve ser enviada, garantindo que o correio comercial seja enviado de uma conta de e-mail comercial e assim por diante.

A rotina agora pode ser estendida em novas direções, incluindo a adição de saudações de aniversário e um anexo específico. Na barra lateral, clique em “Enviar saudações de aniversário” e arraste-o para a área de trabalho. Isso adicionará uma nova caixa com imagens específicas de aniversários e uma área para escrever uma mensagem. Selecione uma imagem específica ou solicite uma imagem aleatória para cada destinatário e, a seguir, escreva uma saudação de aniversário na caixa apresentada. Certifique-se de que o e-mail contém um código promocional especial ou desconto para comemorar a ocasião.

Etapa 4 (opcional): registrar ações na tela para uma automação mais avançada

Observadores astutos da interface do Automator notarão um grande botão "Gravar" na barra de ferramentas do aplicativo. Este é essencialmente um aplicativo de gravação de tela que vai um pouco mais fundo nos bastidores. Quando iniciado, ele observará o que o usuário faz e o replicará de maneira exata como um fluxo de trabalho do Automator. Esta é uma ótima opção se, neste exemplo, o modelo de aniversário fornecido pela Apple simplesmente não o servir. E se o usuário quisesse anexar uma imagem própria, com temas de marca da empresa e um design um pouco mais centrado no marketing?

Isso pode ser feito facilmente pressionando gravar e, em seguida, iniciar o Mail. Enquanto a gravação está em andamento, os usuários redigem uma nova mensagem, criam seu conteúdo com o tema de aniversários, anexam imagens de aniversários e, em seguida, param a gravação. A mensagem de aniversário seria ajustada de acordo, produzida exatamente como a gravação da tela rastreada enquanto o usuário fazia seu e-mail personalizado.

Isso também funciona muito bem para gravar coisas como filtros de aplicativos, redimensionamento de imagens, filtragem de PDF, e uma série de outras tarefas que podem ser realizadas mais facilmente do que ditadas usando arrastar e soltar elementos

Etapa 5: Salvar o documento e executá-lo quando necessário

O fluxo de trabalho recém-criado geralmente pode ser salvo em um de dois formulários. Se os usuários optarem por salvá-lo simplesmente como um fluxo de trabalho, eles precisarão clicar duas vezes em seu ícone, abrir o fluxo de trabalho e pressionar o botão “Executar” toda vez que desejarem realizar suas ações. Nesse caso, essas etapas serão realizadas sempre que for aniversário de alguém.

Outra opção é salvá-lo como um aplicativo, eliminando totalmente o botão “Executar” da equação. Se os usuários optarem por salvar o fluxo de trabalho como um aplicativo, clicar duas vezes em seu ícone e abrir o aplicativo executará todas as ações imediatamente e sem entrada adicional.

No caso de algo como um e-mail de aniversário ou uma tarefa de filtragem, pode ser uma ótima ideia de salvar o fluxo de trabalho como um aplicativo e, em seguida, adicioná-lo como um item de inicialização dentro do Sistema Preferências. Isso executaria o aplicativo sempre que o computador fosse inicializado, verificando automaticamente as condições especificadas no fluxo de trabalho e realizando as ações solicitadas, se necessário. Com o documento salvo como um fluxo de trabalho ou um aplicativo, os usuários são livres para criar outra tarefa automatizada ou simplesmente aproveitar os frutos de seu trabalho. Não poderia ser mais fácil fazer o Mac OS X executar um grande número de tarefas em segundo plano, todas com uma entrada mínima do usuário e, muitas vezes, sem qualquer ação adicional necessária.

Em conclusão, aqui está como você pode criar facilmente saudações de aniversário automatizadas:

1. Configure sua Agenda. Simplesmente abra o Catálogo de Endereços e vá para Preferências e clique em Modelo> Adicionar Campo e selecione Aniversário.

Ou você também pode adicionar um aniversário a um contato específico. Simplesmente, inicie a Agenda e vá até um contato ao qual deseja adicionar um aniversário. Clique no menu Cartão e escolha Aniversário na opção Adicionar campo.

2. Abra o Automator, selecione Aplicativo e clique em Escolher.

3. Clique em Contatos e encontre pessoas com aniversários

4. Agora clique em Mail e envie saudações de aniversário. Observe que duas ações no fluxo de trabalho (veja abaixo) estão vinculadas.

5. Salve o fluxo de trabalho escolhendo Arquivo> Salvar….

6. Agora, para usar este fluxo de trabalho, basta clicar no ícone “aniversário” (que você acabou de salvar). O Automator encontrará as pessoas com aniversários e permitirá que você envie uma saudação.

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