Como arquivar e fazer backup de e-mails em seu Mac

Ninguém gosta de uma caixa de entrada desordenada. Mas não há necessidade de manter e-mails antigos em sua caixa de entrada só porque você tem medo de excluí-los. O aplicativo Mail em seu Mac, como os aplicativos de e-mail mais populares, permite arquivar e-mails para ocultá-los de sua caixa de entrada sem perdê-los para sempre.

Se sua caixa de entrada precisa de uma limpeza geral e você está preocupado em excluir algo importante, descubra como arquivar seus e-mails abaixo. Também mostraremos como fazer backup de e-mails localmente, para que você não os perca mesmo se excluir sua conta de e-mail.

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O que significa arquivamento no aplicativo Mail?

Todos nós sabemos o que acontece quando você apaga um e-mail: a mensagem é movida para a pasta de lixo antes de desaparecer para sempre, pouco tempo depois.

Por outro lado, quando você arquiva um e-mail no Mac, ele é movido para uma pasta separada, mas nunca é excluído. Você pode visualizar todos os seus e-mails arquivados a qualquer momento navegando na pasta de arquivamento. Eles permanecem nessa pasta até que você opte por excluí-los.

Ainda mais convenientemente, você pode procurar mensagens no aplicativo Mail e pesquisa automaticamente seus e-mails arquivados, bem como sua caixa de entrada.

Pense em arquivar um e-mail como armazená-lo em um arquivo. Você nunca precisa olhar para ele novamente, mas você sabe que tem, se precisar.

É uma boa ideia arquivar faturas, confirmações de reserva, e-mails de suporte ao cliente e quaisquer outros documentos oficiais que você possa precisar consultar novamente no futuro.

Como arquivar e-mails no aplicativo Mail

Arquivar e-mails no aplicativo macOS Mail é fácil. Basta selecionar um e-mail em sua caixa de entrada e clicar no Arquivo ícone acima da visualização da mensagem, parece uma caixa de armazenamento.

Se o seu Mac tiver uma Touch Bar acima do teclado, você também pode tocar no Arquivo ícone que aparece na barra de toque quando você seleciona um e-mail.

Como alternativa, mantenha o controle pressionado em um e-mail e selecione Arquivo no menu pop-up.

Você também pode selecionar um e-mail e ir para Mensagem> Arquivo na barra de menu.

Ou, para os usuários avançados, selecione um e-mail e pressione Ctrl + Cmd + A para arquivá-lo instantaneamente.

Arquivar mensagens por padrão

Se você deseja deslizar pelas mensagens para arquivá-las, você precisa definir isso como a ação padrão para descartar e-mails. Para fazer isso, inicie o Correspondência aplicativo e vá para Mail> Preferências na barra de menu. Vou ao Vendo guia e, em seguida, defina o Mover mensagens descartadas linha para Arquivo.

Agora você pode deslizar para a esquerda com dois dedos nos e-mails para arquivá-los rapidamente.

Definir Arquivar como ação padrão também significa que você pode arquivar e-mails diretamente de uma notificação em seu Mac. Para fazer isso, clique em Opções> Arquivo quando um alerta de e-mail aparece no canto superior direito.

Se você não vir essa opção, vá para Preferências do sistema> Notificações e certifique-se Alertas estão ligados para Correspondência.

Como encontrar e-mails arquivados no aplicativo Mail

O principal benefício de arquivar e-mails, em vez de excluí-los, é que eles são fáceis de encontrar, se você precisar deles no futuro. Existem várias maneiras de encontre e-mails arquivados em seu Mac se você precisar deles.

Quando você arquiva um e-mail no macOS, o aplicativo Mail cria uma pasta Arquivada em sua conta de e-mail. Todos os outros e-mails que você escolher arquivar dessa conta também vão para essa pasta.

O Mail cria pastas de arquivo separadas para cada uma de suas contas de e-mail. Mas você também pode ver todos os seus e-mails arquivados de todas as contas ao mesmo tempo na pasta Todos os arquivos.

A maneira mais rápida de encontrar um e-mail arquivado é pesquisá-lo usando o lupa ícone no canto superior direito do aplicativo Mail.

A lista de resultados mostra onde cada e-mail está localizado e inclui e-mails de suas pastas Arquivo se algum deles corresponder aos termos de pesquisa.

Como alternativa, você pode adicionar as pastas Arquivo à barra lateral e percorrê-las manualmente para encontrar um e-mail.

Se você não conseguir ver uma pasta Arquivo na barra lateral, clique no Adicionar botão próximo a Favoritos. Em seguida, escolha adicionar Todos os arquivos na lista de caixas de correio no menu suspenso e clique em OK.

Agora clique Todos os arquivos na barra lateral para ver todos os seus e-mails arquivados.

Se você não conseguir ver a barra lateral, pressione Shift + Cmd + M para revelá-lo.

Como fazer backup de seus e-mails em um Mac

Quando você usa o Mail para arquivar e-mails no seu Mac, esses e-mails ainda são salvos nos servidores do seu provedor de e-mail. Isso significa que você perderá todos os seus e-mails arquivados se excluir sua conta de e-mail ou esquecer sua senha.

Claro, isso não acontece com muita frequência. Mas se quiser ter certeza de nunca perder seus e-mails arquivados, você também deve criar um backup local deles.

Isso é fácil de fazer exportando a caixa de correio Archive do aplicativo Mail.

Para fazer isso, abra Correspondência e clique com o botão direito do mouse no Arquivo ou Todos os arquivos caixa de correio na barra lateral e, em seguida, escolha Exportar caixa de correio.

Escolha um destino para salvar seus e-mails de arquivo exportados. Dependendo de quantos e-mails você arquivou ao longo dos anos - e quantos anexos grandes existem - sua caixa de correio exportada pode ocupar muito espaço em seu Mac.

Exportar uma caixa de correio desta forma não exclui nenhuma mensagem de sua conta de e-mail, apenas cria uma cópia local desses e-mails em seu Mac.

Você deve exportar sua caixa de correio regularmente para manter um backup atualizado de seus e-mails arquivados.

Aprenda ainda mais dicas para usar o Mail em um Mac

Arquivar e-mails em seu Mac é uma ótima maneira de organizar sua caixa de entrada do Mail sem perder o acesso a mensagens importantes. Mas arquivar e-mails é apenas uma maneira de melhorar a maneira como você usa o Mail no Mac.

Confira nossa lista de Dicas e truques de e-mail para aprender coisas mais úteis, como personalizar a barra de ferramentas, reduzir o número de notificações que você recebe ou introduzir regras inteligentes para fazer sua caixa de correio se organizar.